談中小企業內部控制制度
——以Z公司為例

龔昌洪

（重慶正成鑫實業有限公司，重慶 401320）

一、企業內部控制的重要性

中小企業有著自身的經濟規模和經營特點，企業內部控制的重要性主要體現在：完善的內部控制機制能夠實現企業所擁有資源的優化配置提高資源使用效率，有助于提升企業內部管理水平和風險防范能力，促進企業進入大市場，參與市場競爭，通過各項控制措施可以將各崗位工作職責做到更明確及預期經營目標更加清晰，從而使得經營活動有序進行，運營效率得到提升，利用內部控制和風險管理的技術方法，將內部控制與風險管理做到整合與統一，及時發現內部管理過程的風險并進行預警提示，對風險的目標進行設定、識別、分析和應對，使低風險帶來的經濟損失的概率得到有效降低。

通過內部控制可以在保證全面性的基礎上，對重要業務事項和高風險領域進行關注，利用更嚴格的措施，利用制衡性和適應性原則，在考慮成本效益的情況下，對經濟業務活動的審批、執行、監督進行有效控制。

二、公司內控缺陷案例回顧

Z公司是2020年1月成立的加工生產電線銅絲的企業，由于產品的特殊性，對數量（交貨稱重）和價格（網絡行業行情價）都是按照特殊的計量方式進行，成立的宗旨是做西南地區最大在電線銅絲生產企業，今年以來，很多電線行業的上游企業經營受影響，有綜合實力的銅絲生產企業很少，達到供貨條件的更少。

公司內控缺陷案例具體經過是：同時交貨同一規格的產品（只是重量不一樣）到兩家不同的客戶，其中一家A客戶在用完產品時，發現產品包裝用的標簽同送貨單核對后有差異，故電話公司銷售總經理要求我公司按送貨單補足產品差量，理由是送貨單據同標簽上記錄的數量差異距大，在收貨時公司人員沒有過磅稱重，簽收人缺乏專業知識，而公司在同一批送貨中，另外一家B客戶的也按單據簽收，但是B客戶的標簽卻在A客戶的包裝上出現了，且送貨單的數量大于標簽數量。而銷售總經理在維護客戶的利益的情況下，同意補足差量，對送貨員和公司發貨人員進行處罰。而在此事件中，經公司銷售、生產、財務各主要部門仔細分析，明確公司內部控制的重要性，以及公司目前內部控制存在的主要問題，并對重要的，主要的提出改進建議，對該公司整個內控流程相關的業務層面的事項進行完善，有更加完善的內控機制才能更好地提升企業形象，增強企業產品、服務實力。

三、通過該事件分析企業目前內部控制存在的問題

（一）銷售業務控制下客戶信用調查不到位

客戶管理不到位，未防范信用風險，比如案例中的A客戶在會議上沒有找到相關的信用調查依據，出沒有以往的交易情況記錄。銷售過程可能存在欺詐舞弊行為，比如送貨人員可能的客戶及銷售人員三方建立同盟，否認事實；對銷售政策和策略制定不當，比如在該事件發生后，公司銷售部門沒有找到類似的相關文件政策來劃分責任和處理該事件，可能導致企業經濟利益受損。

（二）企業合同業務各環節的服務和跟蹤缺乏管理

合同管理存在重大風險，未訂立或未經授權訂立合同，合同主體資格未達要求，比如在該事件中針對A客戶的合同中A客戶并未指定收貨人；對合同履行或監控不當，合同糾紛處理不當，案例中出現A客戶的投訴和索賠應按程序調查清楚后做出決定，銷售總經理在接到投訴立即做出賠償欠妥，都可能讓企業形象和經濟利益受損。

（三）公司內部信息系統管理不到位

信息系統缺乏和規劃不合理，信息系統的建立，運行傳遞的維護控制不到位，該案例中每一件產品都有一個編號，該編號對應相應的客戶，B客戶的產品標識出現在A客戶那里，說明公司庫房有對該產品信息傳遞失誤的風險。

四、完善相關內部控制的建議

（一）完善客戶信用調查

企業應當利用市場調查，確定信用方式的方法要合理，公司的信用管理具體需要依抿：信用信息的獲取、評估信用信息有分析評估、各種授信和各種債權保障、相關債權得以實現四個環節組成，信用信息獲取是企業信用管理活動的基礎是有效的信用信息， 必須給予高度重視，公司可以利用的信息來源有；已有往來客戶之間的交易記錄、同行業內部信息的共享、相關公共資源的查詢信息、專業機構如征信查詢機構等四種， 公司信用管理部門應按照這四種信息的特點和公司自身的情況進行綜合利用。企業必須建立客戶信用檔案，建立嚴格的信用保證制度并執行。

利用客戶之間的往來信息：可以從自己的下游客戶處進行縱向調查需要發展的新客戶的情況，如同類產品的報價，同行的評價，市場產品分銷商和客戶的評價，同行業內部信息的交換：企業可以通過同行業橫向進行了解，如同行對該客戶的評價，款項的付款情況及對業務過程的綜合評價。

利用公共資源的查詢信息：企業可以通過政府官網如在工商信息網上查看企業工商注冊情況，了解公司股東情況、資產情況、人員情況，通進稅務網站查詢公司的信用級別以及稅收情況，有無欠稅等稅務信息。通過勞動和社保信息上的查看有無拖欠工資和社保情況。

專業機構查詢：如征信查詢機構，銀行結算機構，對企業進行相關信用調查。在現實中可能有些信息無法獲取，銷售部門在建立客戶檔案時力求盡善盡美。關注重要客戶資信變動情況，對于老客戶和新開發的客戶應當建立有效的信用保證制度并嚴格執行，這樣為下一步簽訂購銷合同準備談判信息基礎。

（二）對合同管理各環節的服務與跟蹤要嚴格做到位

銷售合同的合同內容如果存在重大疏漏，企業合法權益可能會受到侵害。公司應當組織相關專業人員如法律，技術，財務方面有經驗的人員參與合同的擬定，在自愿公平原則下明確雙方的權利義務和違約責任，必須有完整的條款和內容、必須有準確的表述文字、必須有完善的手續，以免出現重大漏洞，應當仔細分析研究，有必要應對合同條款提出修改意見。

對合同風險防范及內部控制的機制企業應提前建立，如合同建立標準通用版本的應用，企業在合同簽訂前做好資信調查及評審的專題會議，對合同執行的前和執行中的風險預判與對應措施的執行。重大合同應進行組織人員會簽，合同在執行前，對合同內容相關部門必須熟悉，對合同執行的分析與預判需要加強，找出執行過程中的關鍵點與薄弱點，加強合同執行的監控與交貨質量的監管。

公司合同跟蹤和履行部門須有合同管理臺賬，各項計劃有優化完善方案，對合同進度進行跟蹤，對合同要求的相的要求的各項工作進行有效監控，對過程中出現的所有不符合合同要求的偏差進行整改。如在合同上規定驗收收貨人，如果收貨人與合同中不一樣，應及時得到對方授權。

合同對有技術資料及技術要求的管理。對于合同中對方未按合同或協議約定向企業提供產品技術資料及技術配合的，有提供技術資料及技術配合的要求時，在下生產訂單時需要得到對方確認，明確對方在企業生產要求的時間內提供與合同說明的技術資料。這是利用訂單生產保證交貨質量的最重要信息因素。

交貨、須遵循合同約定。有應按合同雙方協商處理數量、質量問題。企業在收貨方反饋的產品質量問題信息時，應有企業相關處理的規定，并將處理意見在有效時限內及時回復對方。

應收款項的催收符合法律規定。對于相關票，保證金，財務結算方式，應收賬款的核對等應按財務管理要求寫進合同里面，要求對合同的變更、解除及轉讓進行風險評估。當合同因其他原因需要變更，轉讓和解除的，公司需組織相關部門人員按合同簽訂流程重新進行評估，辦理相關書面手續。企業如果因銷售合同履行不符要求出現合同糾紛，對重大合同需要進行事行調查跟蹤，并制定新的防范手冊，對未來進行合同風險把控。

企業通過對合同糾紛個案進行分析，－追溯合同風險防范和內控管理過程中的薄弱環節產生的原因，問題研究的共性分析，提出整的合理依據和建議，合同管理的漏洞得到有效堵塞。

企業在合同中應盡量做到以上情況的內容，提升企業合同管理水平與抗風險能力。

（三）對企業內外各部門的信息傳遞要加強

信息的傳遞應及時性、準確。首先銷售內勤需通過書面形式或者網絡傳遞工具向車間、庫房、運輸傳遞當日生產計劃和送貨計劃，庫房應查庫存情況，是否滿足當日送貨要求，并根據包裝情況分配產品到客戶送貨單上，運輸部門根據送貨量和送貨線路及客戶要貨時間要求安排人員和車輛送貨。期間各環節（車間入庫－庫房出庫－運輸－交貨）人員認真履行工作職責對貨物的交接必須做到單據，實物相核對，避免形式上的簽收。

對包裝用的工具在回收后應安排專人對其進行清理，并對生產各環節進行相互監督，避免各環節在包裝工具上出現信息傳遞的重復性，出現無用或過期。

對庫存余額信息進行實時申報和查詢，否則可能出現貨物短缺現象，對公司聲譽帶來很大的負面影響，在很大程度上使企業的經營效益下降，還有可能讓產品錯過出售的良好時機，失去客戶信任。

重視科學的信息管理工具，重視對存貨的管理，有效的存貨管理制度，通過制度的規范提高企業的資產管理水平，通過制度的約束保證有關人員在進行存貨信息管理工作時能夠嚴格按照規定具體實施，杜絕濫用職權現象。通過崗位責任分離制度，能夠確各項信息工作具有準確性，提升管理的效率。

五、結束語

企業應該建立嚴格的信用制度及客戶信用評價記錄，制定合理的合同簽訂評審程序，提升企業合同管理水平與抗風險能力。制定有效合理的信息傳遞管理手冊，提高企業信息管理層次，促進企業實現長期可持續發展的目標，并在此基礎上，完善企業人力資源管理，組織系統管理，企業文化系統的建設，規范自身內控制度，以自我檢查，以行業領頭為標桿，完善企業完善內控制度，實現可持續發展。