采購與付款業務的內部控制
——基于ZQ公司的案例分析

胡秀鳳

（丹陽市天怡房屋建設開發有限責任公司，江蘇 鎮江 212300）

一、采購與付款業務的內部控制概述

（一）基本概念

內部控制對制造業企業來說一般是指為了實現經營目標，全員參與、全過程控制的一系列方法與措施的總稱。用以合理保證企業資產安全、會計信息正確、經營活動經濟而高效。

采購與付款是指購買物資（或接受勞務）及支付款項等相關活動。采購與付款工作在制造業企業經營活動中具有舉足輕重的作用，會受到企業內外部因素的影響，給企業帶來一定的風險。因此，企業需要一套完善的采購與付款內部控制制度來避免企業采購與付款業務的風險。

（二）采購與付款內部控制的目標與方式

企業采購與付款內部控制指向的具體目標，首先要保證資金的安全，避免資金管理漏洞；其次要提高運營效率，創造經濟效益，避免采購影響生產流程；最后要充分發揮資金效用，有效管理企業資金，提升資金周轉率。

采購與付款內部控制可以優化采購與付款工作流程、降低采購與付款環節風險。其優勢在于對采購與付款工作流程梳理，以控制表單、授權簽字、不相容崗位相分離等管理方式來規避風險，將采購與付款環節中的風險降至可控范圍內。

（三）內部控制應遵循的原則

1.適應性原則

內部控制的建立應當與企業經營規模、業務范圍、競爭狀態和風險水平等相適應。內部控制與企業的管理模式緊密聯系。企業按照管理模式設立工作崗位，并賦予其責任，權利，規定相應的操作過程和處理流程。

2.成本效益原則

根據企業自身經營的實際情況以及效益情況，權衡實施成本與預期收益，以適當的成本實現有效控制。企業應該追求用最合適的成本達到最經濟的效益，也不是一味地追求減少成本、增加效益。

3.相互制衡性原則

在設置崗位時必面考慮到授權崗位和執行崗位的分離，執行崗位和審核崗位的分離，保管崗位和記賬崗位的分離等，通過不相容職務分離，起到制衡作用，各部門之間相互審查核對，避免一個人管理采購業務的各個環節。

二、ZQ公司采購與付款業務內部控制案例分析

ZQ公司重要的生產業務是汽車零配件制造?？蛻艋径际谴笮推囍鳈C廠，對原材料及產成品的品質要求很高。其采購與付款業務內部控制基本情況：

（一）風險評估方面

1.原材料采購的質量與數量可控

公司的供應商都是由客戶從其供應商名錄中篩選提供的，70%以上的原材料都是由指定供應商供應，能按時保質提供原材料。

2.付款業務按合同規定正常操作

供應商都是大型企業，信譽可靠，公司一直按照合同采購指定供應商的原材料，采購與付款業務一直安全可靠，風險可控。

（二）信息溝通方面

公司管理人員相對集中，內部控制相關的信息能面對面及時收集與口頭傳遞，具有一定的靈活性。

（三）內部環境方面

公司處于成長期，組織機構根據發展需要不斷擴充，不相容的職務基本相分離，權職分配開始逐步形成相制衡的模式。隨著公司不斷地發展，內部控制的不完善給公司的發展帶來了挑戰。公司就曾經發生過一起由熟人推薦供應商，在沒簽合同、沒實地考察也沒有任何管控措施情況下就預付了貨款，結果遭遇詐騙的案例。可見，一個企業如果沒有相適應的內部控制，就會給企業發展帶來風險。

三、ZQ公司采購與付款業務內部控制存在的問題

（一）采購計劃安排不合理

公司上新項目，采購部未及時至研發部了解所需的新物料，也沒有尋找相應的供應商，同時更談不上對新物料供應商進行先期調查。采購部沒有做好批量生產的充分準備，車間生產需要物料時，才臨時尋找供應商。

企業沒有建立完善的采購申請制度，采購制度的落實也缺乏相應的執行監督制度，沒能將職責切實落實到部門或人員。采購員執行采購制度責任心不強，平時采購沒有計劃，造成臨時抱佛腳，出現問題。本例中物料的采購沿用原有采購流程一般不會出現問題，但隨著企業制造力的不斷增強，新物料與新供應商的出現必然導致采購名錄的變化，因而企業應當建立采購名錄及時更新的制度。

（二）供應商選擇不當

公司原本供應商均為固定的且信譽度頗高的大公司，運行慣性導致采購部沒有執行對供應商進行甄別真偽、實地考察供應商的規模與資質、評價供應商產品質量與供貨能力等的業務流程。

企業沒有建立科學的供應商評估和準入制度，采購部沒有嚴格按照供應商管理制度對供應商進行一系列的管控。本例中采購人員沒有對供應商進行價格、品質、交期交量和配合度（服務）等方面來正常考核供應商并進行等級劃分，以及進行合理跟蹤與更新評價，導致供應商選擇不當。

（三）支付方式不合理

選擇新供應商時，在對其信用、供貨能力、產品質量等方面是否達標一無所知的情況下，卻采取了預付款的方式。按照慣例，一般新增供應商的采購往往是采用現付或延付兩種交易，而不應該采取預付方式。

沒有嚴格執行付款制度。采用預付方式進行支付對買方公司而言，一方面買方要負擔商業風險，另一方面也會產生資金周轉風險，更不用說是打款到個人賬戶這種高風險行為。本例中采購部理由一是老客戶的銷售經理推薦的應該可靠。二是公司要貨急，打款給個人利于提前安排。但如果當時財務提出異議，采購員再給客戶的銷售經理電話確認，也能規避風險。

（四）付款審核不嚴

付款審核人員相信“熟人”，同意支付到個人賬號。打款人員發現賬號為個人賬號，輕信采購部的解釋。各環節負責人面對新問題時的風險意識薄弱，防范意識欠缺，面對形式上簽字手續完善的流程未能盡到真正相互制約，使得不嚴格執行打款條例而導致被欺詐案例發生。

企業沒有完善的預付款管理制度，遇到新問題時也沒有執行集體決策制度?，F代企業規章制度的執行力度、各部門協調和諧度會影響著企業抗風險能力的大小。本例中財務人員如果嚴格按照預付款制度堅持把資金匯入公司賬號、如果堅持執行集體決策而不是僅憑領導一句話就將預付賬款打入私人賬號，那么是應該可以避免問題的。

四、ZQ公司采購與付款業務內部控制的完善措施

（一）建立采購申請制度

健全完善的采購制度，可以保障企業生產的正常運行，保證生產效率和生產任務的完成，也能控制企業成本，增加企業生產利潤。建立采購申請制度并建立不相容職務分離的內部控制制度，明確相關部門或人員的職責權限及相應的請購和批程序。規定申請與審批、詢價與確價、合同的訂立與審核、付款申請與審批等權力相分離，明確各自責任，提高員工的責任心，降低人為造成相關問題的風險。同時，采購制度需要針對新物料及新供應商進行完善，且對采購人員市場考查等制度也必須予以補充。

（二）建立供應商評估和準入制度

良好的供應商可以縮短供應周期，提高供應靈活性、降低企業的原材料的庫存量，加速資金流轉、提高原材料的質量、縮短產品開發周期，推動企業整體管理水平的提高。企業對于新的供應商，首先要在工商網的企業信用信息公示系統中查驗企業是否正常經營，企業注冊資本以及經營規模是否符合企業要求；其次要實地考察供應商的規模、實力、信譽、資質等，建立供應商管理信息系統，確認其產品質量是否符合本公司需求，生產能力是否達到本公司需要；最后定期對供應商進行實時管理和綜合評價，建立合理有效的日?？己斯芾砹鞒?，對不良供應商實行淘汰制，對優秀供應商實行獎勵制，以便對供應商進行合理選擇和調整。

（三）加強預付賬款的管理

加強預付賬款管理可以適度控制企業風險，使其達到企業可以承受范圍。涉及大額或長期的預付款項，首先要訂立有效合同，保障付款安全；其次要嚴格執行預付款的審批程序，確定各授權人及審批金額，由經營負責人與財務負責人聯合簽署；然后應當定期進行追蹤核查，發現有疑問的預付款項，應當及時采取相應措施；同時財務人員應確認合同或協議中的賬號與申請書一致，然后選擇合適的付款方式通過銀行轉賬予以支付，在預付款業務中，禁止把資金匯入外單位個人賬號，包括外單位準許以個人名義開立的賬號。

（四）制訂付款審核審批制度

付款審核審批活動有利于保障資金安全，減少企業資金營運風險。付款時應嚴格按照企業付款制度進行操作，首先應嚴格審核款項用途，付款合同、發票、入庫單以及其他資料。其次實行按金額大小分級審批制度，依據企業內部控制機制，按崗位的分工及職責的不同安排審批人員的相應職能。在一定資金范圍內的經營活動支出主要是由負責財務審批的人員行使審批權；比較重大的經濟活動，必須由企業總負責人進行審批；特別重大的經濟活動，應該由集體共同決策。同時應加強危險性因素的管理，特別是詐騙（員工詐騙、供應商或客戶詐騙）的防范。事前要嚴格按照公司的付款審核審批制度進行內部控制，防止詐騙的發生。發生風險后，及時采取報警、追繳等措施降低損失；事后，企業要總結經驗，進一步完善內部控制制度以及強化制度執行，防止類似事件發生。最后，按照經過審核審批流程的無誤的付款申請單進行付款。

總之，建立并完善采購付款內部控制制度，一方面可以通過制度進行管理，避免以人進行管理的弊端；另一方面可以通過目標進行控制，使每個采購業務流程的關鍵點都有相應控制人和控制目標，從而盡可能規避或減少風險。不斷根據實際形成標準化的采購與付款流程，避免擅自調整給采購與付款環節帶來的風險。