高職院校人事檔案管理面臨的問題和策略研究

【摘要】受職業教育改革的影響，近年來國內高職院校為強化教職員工隊伍建設，都在人事管理方面投入了大量的精力，而人事檔案管理作為高職院校開展人事管理活動的重要基礎，也隨之得到了很多的重視，但從整體上來看，由于很多高職院校在人事檔案管理方面缺乏深入了解與實踐經驗，因此實際工作中仍然會出現不少的問題。為此，本文對當前高職院校人事檔案管理所面臨的主要問題進行了總結分析，同時針對實際問題提出了一些較為可行的應對策略，希望能夠為高職院校人事工作與教職工隊伍建設起到一定幫助。

【關鍵詞】人事檔案管理 高職院校 信息化

引言：人事檔案管理作為人事工作的組成部分淇不僅是高職院校充分發揮人力資源作用的前提保障，同時也是高職院校開展人力資源管理工作的重要依據，無論是對教職員工的聘用與崗位安排，還是職稱評定、干部提拔任用，都需要以相關人事檔案為基礎，一旦人事檔案管理出現了問題，那么高職院校的教職員工隊伍也可能會出現工作積極性不足、高職稱人才流失等情況。由此可見，當前高職院校人事檔案管理問題已經造成了較為嚴重的影響，而對于人事檔案管理問題應對策略的研究，則是十分必要且具有現實意義的。

一、當前高職院校人事檔案管理面臨的問題

（一）檔案管理意識薄弱

職業教育改革背景下的高職院校通常都會將工作重心放在教學水平提升以及人才培養上，人事檔案管理工作雖然在高職院校教職工隊伍建設及人才培養方面發揮著較為重要的作用，但由于人事檔案管理方面的投入并不能夠在教學方面迅速得到回報，因此很多高職院校領導管理人員對這項工作都并不重視，也不遠投人太多的資金與人力、物力，而在缺乏基礎支持的情況下，高職院校人事檔案管理的工作質量自然也就會大大下降。另外，領導管理人員的不重視也直接影響了其他崗位工作人員的工作態度，例如檔案管理人員會認為人事檔案管理無關緊要，只要完成簡單的檔案資料收集、歸檔與保管即可，工作中隨意性較強，工作積極性也比較差，而其他部門工作人員則會認為人事檔案管理與自己毫無關系，并不愿意配合檔案管理人員工作，這同樣會給人事檔案管理帶來很多的麻煩。

（二）人員素質參差不齊

近幾年高職院校雖然在人才引進方面做出了很大的努力，也引進了不少的專業教師人才，但對于人事檔案管理人才的引進卻非常之少，即便設置了專門的人事檔案管理部門及崗位，人事檔案管理人員的專業素質仍然是比較低的，有些高職院校甚至會安排其他崗位工作人員兼職人事檔案管理崗位，這不僅直接影響到了人事檔案管理隊伍的整體工作素養，同時也會對高職院校其他崗位的人才引進造成極大的阻礙。例如有些高職院校在積極引入專業教師人才后，教師隊伍規模迅速壯大，針對教職員工的認識檔案管理工作也變得更加繁重，如果檔案管理人員未經過專業培訓、業務能力不足，那么人事檔案資料的真實性、完整性就必然會受到影響，而依據人事檔案資料展開的人事管理活動自然也可能會出現問題。

（三）管理手段過于落后

在信息技術飛速發展得勁今天，檔案管理信息化早已成為了檔案管理工作的重要發展趨勢，而很多企業單位也都積極開展了針對檔案管理的信息化建設，但在高職院校，由于人事檔案管理工作本身并不受重視，因此大多數學校的人事檔案管理仍然只能以紙質檔案的手工操作管理為主。例如在需要對教職工干部進行人事信息篩選時，有些學校的人事檔案室雖然配備了一定的現代化辦公設備，但由于辦公軟件功能比較單一，只能完成目錄生成、打印等操作，因此人事信息的篩選仍然需要由人事部門根據統計報表等檔案資料來進行人工統計，不僅浪費了大量的人力，同時也導致了工作效率的嚴重低下。

（四）檔案資料大量失真

檔案信息的真實性是檔案管理工作最為重要的工作要求之一，然而在工作制度不夠完善、工作要求難以落實的情況下，有些高職院校的人事檔案管理實際上是并不能夠滿足這一要求的。例如在關系教職工晉升、轉干、調離等人事活動的檔案資料中，由于人事活動直接關系到教職工個人利益，而人事檔案的監管審核又并不嚴格，因此經常會出現故意填寫不真實信息或是事前涂改個人檔案信息的情況，有些人甚至會為了“晚退休”而將參加工作時間修改為真實時間的十余年之后。這極大地影響了人事檔案資料的原始性、唯一性與真實性，而一旦人事檔案資料失真，那么高職院校的人事管理也會隨之出現工作安排不合理、職稱評選不公正等問題。

二、高職院校人事檔案管理問題的有效應對策略

（一）強化檔案管理意識

針對當前高職院校對人事檔案管理普遍缺乏重視的情況，高職院校首先要做的以領導層為主體，對人事檔案管理工作的績效性與價值性展開重新認識，明確人事檔案管理對學校人才引進、人力資源管理及乃至教學工作的重要意義，并在日常工作中向人事檔案管理部門提供應有的支持，使人事檔案管理工作的開展能夠具備良好基礎條件。與此同時，由于檔案管理人員、教職員工對于人事檔案管理工作同樣存在著認識上的誤區，因此高職院校同樣需要由人事檔案管理部門主動展開基層宣傳工作，從思想上引導檔案管理人員及其他教職員工提高對人事檔案管理的重視，主動承擔起自身在人事檔案管理方面的責任，檔案管理人員應樹立認真、負責的工作態度，嚴格按照規定完成人事檔案管理工作，其他教職員工也要積極配合人事檔案管理部門工作，使高職院校人事檔案管理能夠更好的持續開展下去。

（二）重視人力資源管理

對于高職院校來說，新時期高素質教師人才的引進雖然能夠推動學校教學水平的快速提升，但對于人事檔案管理等其他專業性較強的工作來說，專業人才也同樣是十分重要的。因此，未來高職院校必須要轉變人力資源管理的工作策略與觀念，在高度重視優秀教師人才引進的同時，也要充分結合新時期學校人事檔案管理的實際工作要求，將人事檔案管理人員的專業素質要求確定下來，并據此展開人事檔案管理崗位的職工審核，逐步淘汰專業素養、業務能力不足的職工，并通過提高工作待遇、優化工作環境等手段，吸引掌握現代化檔案管理技術、檔案管理專業知識與技能的優秀人才，從而為人事檔案管理工作的優化提供更好的人力支持。另外，鑒于人事檔案管理本身的特殊性，高職院校還需在評估檔案管理人員專業素養的同時，對其職業道德素養、政治素養、服務意識作出嚴格要求，并鼓勵其利用業余時間進行自主學習或參加專業培訓活動，使檔案管理人員的多方面素養能夠在工作中實現全面提升，從而實現對人事檔案管理工作質量的優化。

（三）加快檔案信息化建設

隨著高職院校教職工隊伍建設的持續推進，未來其對于人事檔案管理工作的要求必然會越來越高，因此為滿足人事管理要求，高職院校還需順應檔案管理的信息化發展趨勢，以實際工作需要為基礎大力展開基礎設施建設，為人事檔案管理部門配備電腦、打印機、檔案管理軟件等軟硬件設施，以幫助其提高工作效率、降低工作難度，并減少檔案管理人員的工作量，使其能夠從重復性、機械性的工作中解放出來，將更多的工作時間與精力投入到工作創新研究、工作質量提升等方面。另外，由于紙質文件很容易出現丟失、損壞等問題，因此高職院校同樣重視現有紙質人事檔案的電子化工作，將紙質文件轉化為電子文件，同時建立專門的人事檔案管理數據庫，將人事檔案資料存儲到數據庫中，制成電子卡片式的檔案文件，這樣在需要對教職工人事信息進行查詢、匯總、篩選時，只需通過登錄數據庫管理平臺，即可高校完成一系列的應用操作，在大大提高工作效率的同時，工作質量也能夠得到充分保證。

（四）完善檔案管理制度體系

為保證人事檔案信息的唯一性、真實性、完整性，高職院校還需以現有檔案管理制度為基礎，對檔案收集、歸檔等各項工作的相關制度展開全面完善，將健全的人事檔案管理制度體系建立起來，從而使人事檔案管理工作能夠規范、有序的進行下去。例如針對提交人事檔案資料內容不實的問題，就可以建立移交責任追究制度，由各部門配合人事檔案管理人員對上交的檔案資料進行內容核實，一旦發現信息不準確、內容不完整、資料不符合歸檔要求的情況，應立即追究移交人員的責任，如在檔案資料歸檔后發現檔案信息不實問題，則要對歸檔審核人員與移交人員分別進行責任追究。

結束語：總而言之，在專業人才競爭愈發激烈的今天，高職院校在人事檔案管理方面一直都存在著的不足，如專業人才缺失、檔案信息失真等問題，都可能會對學校專業人才引進造成很大的負面影響，而要想做好人事檔案管理工作，自然也同樣需要從這些問題入手，采取針對性的工作創新策略。

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作者簡介：張艷梅，（1981.12），女，漢族，河北文安人，本科，就職于廊坊衛生職業學院，從事人事檔案管理工作。