淺析“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理

陳宇娟

摘 要：21世紀是網絡信息化快速發展的時代。醫院的綜合檔案向網絡化管理的發展是不可阻擋的趨勢。實踐表明，通過實施醫院檔案的網絡化管理，醫院的效率和存儲管理的質量得到了極大的提高，同時檔案的信息化管理也得到相應的促進、發展。在實施網絡信息化的管理過程中，便捷的網絡信息有利于醫院中各類文獻等檔案的提取利用，但同時也存在一些不可避免的管理問題。因此，在“互聯網+”的醫院文書檔案的管理時，有必要揚長避短，充分利用網絡管理的優勢，為醫院的建設發展和管理提供可靠的保證。

關鍵詞：互聯網+;醫院;綜合檔案;管理思考

醫院綜合檔案是醫院臨床各科室、行政后勤各部門在平常工作中收集整理、歸類留檔的體現本系統歷史變遷、人事任免、動態信息、醫院文化等各類信息。隨著醫療行業的發展，醫院的綜合檔案信息利用價值逐步擴大。由于文獻種類繁多，檔案資料復雜，因此很有必要對醫院綜合檔案進行全方位的網絡信息化管理。

一、信息化時代下醫院綜合檔案管理的優勢

1.方便的文件檢索

醫院檔案的網絡管理是通過數據庫和計算機技術，對醫院中的各種類型的檔案、文本、病歷等進行整合和處理，并建立資源共享的綜合搜索平臺。醫院工作人員在需要信息資源時，就可以通過計算機瀏覽并搜索查看文件的位置。目前文件管理已進入網絡時代，它不僅僅限于手動收集和組織數據，它是將所有文件信息錄入電子系統。這不僅為全體醫務人員提供了便利，而且使檔案管理和搜索更加方便，極大地促進了醫院檔案的充分利用和醫院建設發展。

2.多樣的檔案收集

數據資料的收集是整個檔案管理的開端，直接影響檔案文獻管理的質量。隨著科學技術的進步，電子信息在各個行業中也得到了廣泛認可與使用。與紙質文件相比，電子文件具有更多鮮明的特征。現代網絡信息技術的應用使得檔案保存形式由過去傳統的文字、圖片的紙質載體形式向文字、音頻、影像等多媒體電子檔案形式的轉換，電子文件的數據收集是實時運行，在傳輸和使用過程中形成了一種新方法。另一方面，在收集信息時，電子信息技術的使用不僅節省了大量時間，提高了工作效率，還能使文件收集的內容更深、范圍更廣。

3.多元化的檔案服務

各類檔案是醫院收集信息的重要來源，在醫院的發展中起著非常重要的作用。通過“互聯網+”來實現檔案管理是社會發展的必然趨勢，因為傳統的檔案信息服務方法已不再適應時代的進步，而隨著檔案搜索變得更加方便與快捷，內容的收集變得更加的豐富，檔案服務的方法也越來越多元化。而在滿足醫院內信息共享的需求的同時通過利用現代信息技術對醫院綜合檔案進行分析和挖掘，通過檔案的“互聯網+”管理，擴大了信息共享的范圍，并增加了檔案服務的多種方法。在檔案利用的環節過程中提出利用服務鏈的概念，圍繞利用的各個環節給予系統規范的梳理，在關鍵點為查閱檔案的各部門提供多元化的服務幫助，實現查檔從垂直到綜合利用的進一步發展，是新時代檔案管理的重點。

4.多元化的檔案載體

在檔案管理方面，通過互聯網技術的應用以實現檔案管理的形式多樣化。隨著現代化技術的進步和辦公自動化的廣泛應用，檔案不再局限于單個文本，而是以各種圖片形式、聲音或文本等格式顯示。在檔案利用時充分運用這些載體，可以豐富檔案利用者的使用途徑，并且可以更清楚地顯示信息內容，實現快速檢索。檔案管理的多樣化在促進檔案內容的高效、充分利用的同時也促進了檔案管理的進一步發展。

二、檔案網絡化管理面臨的挑戰

1.基本設施不完整

實現醫院綜合檔案館網絡管理的關鍵是具有一套完整的高級軟件和硬件管理設備。這是存檔網絡管理的基礎，并且是重要的一步。但是，由于醫院中的文件管理任務沒有得到廣泛的重視與應用，許多醫院文件管理系統無法適應時代的發展，特別是文件管理系統設備和軟件的開發并不完善。工作的效率正在影響檔案管理的發展。隨著文件數量激增和文件信息需要率的提高，以前版本的文件管理系統無法適應當前情況的發展，無法全面總結醫院中的所有重要信息。因此，對于醫院綜合檔案的網絡管理，首先需要進行基礎設備的更換和軟件系統的升級。只有這樣，才能保證綜合檔案管理的迅速發展。

2.部門管理人員水平有限

隨著科學技術的進步和檔案數量的明顯增加，管理人員不僅充當檔案管理員，而且還成為管理檔案信息的信息收集者、資源共享者和信息流通的提供者。文件管理人員必須具有足夠的業務水平和專業知識。如今，許多醫院檔案員工知識單一且單薄，并且目前無法適應各種檔案管理的任務。另一方面，大多數文件管理人員不能熟練操作使用計算機，并且不能準確地操作文件管理系統，這是發展網絡文件管理的主要障礙。所以，醫院需要提高文件管理員專業的計算機知識技能和業務技能以及綜合素養。

3.文件管理范圍欠系統化

隨著經濟水平的提高和醫學水平的飛速發展，人們對自己的健康體檢意識不斷增高，在健康管理范圍下，醫院體檢部門必須創建更多的健康信息文件資料與檔案。但在納入醫院檔案管理的基本收發文件和財務文件以及其他文件在內，文件檔案收集管理范圍仍不夠規范，因為一些職能科室工作人員無檔案管理專業知識，無法做到規范系統地收集歸檔這些文件，無法保證歸檔文件材料的必要性、完整性。可能造成過多信息文件資料被盲目歸檔、部分重要的文件數據又發生丟失等現象。因此，必須明確界定文件收集歸檔管理的范圍，規范各部門的職責，切實做好檔案的收集、整理、審核與移交工作，執行文件管理任務。

4.電子文件的安全性不穩定

電子文件是當前應用最廣泛的文件管理方法。其優點是方便、快捷，節省大量時間并提高效率。缺點是電子文件的安全性低。另一方面，由于電子文件本身就是通過互聯網技術形成的，因此穩定性低，并且文件的內容容易改變。同時，電子文檔在利用者的利用環節中，若不規范將可能出現不可控的風險。此外，隨著網絡技術的發展，比如黑客和病毒之類的網絡問題也正在發生。由于電子文件存儲在計算機上，并且容易受到黑客和病毒的侵害，如果文件中的數據被盜用或者無法恢復，就會嚴重影響檔案的后續利用，在醫院建設發展方面也將受到影響。因此，很有必要加強醫院電子檔案的安全性。

三、對“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理的思考

1.改善基礎設施

為了實現醫院的綜合檔案網絡管理，有必要首先完善基礎設備。由于硬件設備是網絡開發的重要的基礎和組成部分，因此硬件設施必須響應網絡發展的速度。在選擇基本設施時，醫院需要考慮網絡發展狀況和醫院本身的實際狀況，同時還要保障部門檔案人員的條件。通過有效地結合這三者，就能為檔案存儲管理事業打下堅實的基礎。

2.建立高素質高水平員工隊伍

在管理網絡檔案的過程中，硬件設備必不可少，同樣檔案管理者的業務水平也是一個重要因素。要加大力度促進檔案管理人員往高素質專業化的方向發展。高素質，首先要求政治素質高;專業化，要求檔案管理人員要有檔案專業素養以及檔案專業能力、專業作風、專業精神等。作為信息化時代下醫院的綜合檔案管理員，不僅要求具有出色的檔案業務水平，而且還需要專業的醫學知識和檔案管理知識。此外，還必須掌握計算機的基本操作，并根據時代趨勢去學習如何使用它。

3.明確文件管理的系統性

醫院全面的檔案管理需要一個完整而有序的管理系統。這是順利進行檔案管理的重要因素。如何建立適合醫院發展的系統，這是當前的管理人員應該考慮的。每個部門必須根據各自部門的職責來收集相應的文件數據，這使文件管理人員可以更方便地組織和匯總數據。醫院可以將文件管理分為幾類，對各種文件類型和級別進行分組，并使用計算機技術，來創建醫院綜合文件的列表并設置整個文件系統。若出現產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦的科室部門負責收集、移交，相關部門協助提供材料。全面的文件管理要求實時收集數據庫并將最新的文件數據存儲在數據庫中，以避免丟失重要文檔。

4.增強電子文件的安全性

電子文件為醫院的醫療工作提供了便利，但并不能忽略它們的缺點。電子文件的安全性與醫院文件的機密性直接有關。惡意泄漏機密文件可能會導致無法挽回的后果。因此，醫院需要更加注意電子文件的安全性。首先，必須嚴格驗證文件系統。第二，規范利用的審批制度，尤其要加強利用環節過程中的信息監管。第三，需要保持更新和升級計算機系統，以形成針對黑客和病毒攻擊的自動恢復系統。第四，至少雙套制備份需要永久保存、長期保存的文件，以防止文件數據丟失。

四、結語

隨著科學技術的不斷發展，電子信息化時代的來臨，作為醫院管理的重要組成部分，綜合文檔管理在新時期的發展中，全面適應電子信息化是必然的要求。因此，為了找到在電子時代中生存的正確方法，有必要確切地了解網絡管理的重要性和問題的解決辦法。只有根據“互聯網+”網絡管理的先進性和實用性，建立適合醫院發展的網絡管理方法，才能促進醫療行業的發展，加速醫療建設的腳步。

參考文獻

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