鏈式管理在高職院校會務實訓課程組織與訓練中的運用

文/閻偉

會務工作是秘書工作的重要組成部分。在會務工作的全過程中，秘書的寫作、溝通、執行、組織、策劃、協調、統籌、歸檔等各方面能力都得到了綜合性鍛煉。廣東省外語藝術職業學院文秘專業于2015 年1 月正式組隊承辦省級會議，2016年11 月成立會務服務中心，2017 年3 月正式開設會務實訓課程。5 年來，作為會務實訓課程指導教師，筆者組織學生承辦國家級、省級、市級、校級、院級等各類會議100 余場，服務與會者6000 余人，參與訓練的學生超過800 人。4 名指導老師，帶領40 名會務服務中心團隊成員，組織文秘專業所有學生開展會務工作，從會前策劃、會前訓練、會中執行、會后歸檔報道等會議工作的各個環節開展訓練，既要統籌管理，又要事無巨細。會務無小事、細節見品質，向結果要內容，從效果定標準。我們將企業管理方法之一鏈式管理運用到會務實訓課程的日常管理和訓練中，經過多年的訓練實踐，鏈式管理被反復驗證是一套行之有效的實訓管理模式[1]。

管理就是效益。企業管理的核心是如何協調內部各方面之間的關系，充分調動每個員工參與管理的主動性和積極性，學生團隊、各個工作團隊的管理同樣也是如此。自彼得·杜拉克提出“經濟鏈”和邁克爾·波特提出“價值鏈”以來，諸如“產業鏈”“服務鏈”“需求鏈”“供應鏈”“營銷鏈”“技術鏈”“利潤鏈”等概念如雨后春筍不斷冒出，而“鏈式管理”是人們對管理諸環節之間以及諸環節內部構成要素之間內在關系的不斷深化認識和有效把握的體現。旨在把組織內的所有人通過鏈條的方式互相關聯在一起，在組織內建立彼此關聯、環環相扣的監督機制、考評機制、訓練機制、工作機制等，從而實現人人參與建設、人人參與管理的效果。

鏈式管理在會務實訓課程的管理和實踐中，可以從縱向鏈式、橫向鏈式等方向得以體現。

一、縱向鏈式——組織架構管理

我院文秘專業會務實訓課程的組織架構分為三級，指導教師——會務服務中心——文秘專業學生。會務服務中心相當于是一個管理運營機構，對上負責完成指導教師們布置的任務，對下負責會務服務中心各部門的日常訓練、管理考評、每次真實會議前的會前組隊、會中指導、會后小結和工作考評。會務服務中心內部管理又分成四級，會務服務中心統籌部門——各常規部門部長——各真實會務承辦組組長——普通辦會學生[2]。會務服務中心統籌部接到會議工作項目后首先進行研判，判斷需要多少工作人員、多長的籌備時間、工作人員需要哪些專業要求，確定本次會務工作的組長。然后給各個常規部門下達用人指令，由各個常規部門根據情況抽調組內相關人員進行組隊。組內人員不夠的情況下，面向專業所有學生發出用人需求，完成組隊。該次會務的組長按照會務服務中心負責人的工作要求組織本組學生工作人員開展訓練，并完成會務工作。會務工作結束后，由組長組織本組工作人員開會總結，并對組員和本組工作進行打分，分數提交給活動指導教師進行審核，沒有問題再錄入“會務服務手冊”，在會務實訓課程開展的第三個學期統一由會務服務中心統籌部進行核分，核算出該門課的最終成績。

這樣鏈式管理的好處是：不僅僅把會務實訓課程看做一門課程，而是把日常管理和訓練當做公司一樣來運營，指導教師是總裁，會務服務中心統籌部是人事科、培訓部和辦公室，各個常規部門是各個下屬部門，每次真實會議組長是臨時執行經理，辦會學生是基層工作人員。執行經理管理工作人員；人事科、培訓部、辦公室負責任務發放、人員選拔、日常訓練監督；各個下屬部門自行開展訓練，享有高度自制權；總裁只是給出方向和架構，把握經費進出口，確定總體目標，輸送價值觀、培養使命感。使用鏈式管理方法后，所有會務工作任務就可以進行快速拆分、分級、打包、整合，因此接到會務任務后的組隊時間可以非常迅速，管理起來也井然有序。

二、橫向鏈式——各常規部門的日常訓練

會務服務中心有8 個常規部門，包括設計部、文案部、攝錄部、后勤部、插花部、茶藝部、主持部、禮儀部。設計部負責為每次會議設計海報、背景板、座簽、引導牌、工作證等；文案部負責為每次會議撰寫發言稿、致辭稿、網站新聞、邀請函、通知等文案；攝錄部負責為每次會議制作視頻、動畫、提供錄像、攝像等；后勤部管理倉庫負責為每次會議提供工作所需的所有材料，進行采買和場地布置；插花部為有需要的會議提供桌花和中式插花；茶藝部為有需要的會議提供茶水服務和茶藝表演；主持部為有需要的會議提供主持人；禮儀部為每次會議提供禮儀人員。

以上8 個常規部門每年秋季面向文秘專業新生進行招新，文秘專業要求每一位同學都需要進入其中一個部門。每個部門每周對部內成員進行常規訓練，每個部門每學期需要有2 次面向文秘專業全體同學開展的延伸訓練。每學期開學初期，會務服務中心統籌部培訓板塊負責人需要整理出各個常規部門的本學期對內對外訓練計劃，連同指導教師每學期4 次的理論訓練一起編排成訓練進度表，發放給同學們，以便同學們選擇性參加。

這8 個常規訓練部門由于技術要求的不同，訓練內容也都不相同，都是圍繞本部門的工作內容進行重點集中的訓練，訓練方式不做統一要求，只對訓練結果有要求，即訓練出來的人員需要滿足會議工作的要求。每次會議開展前，由各訓練部門部長根據組員訓練情況和時間情況進行選人，如果組員日常訓練不到位，就不能滿足工作要求，不能被選進辦會小組。學生在3 個學期內完不成3 次真實會務工作，就不能順利結課。因此，會務實訓課程的管理其實就是成果導向、任務驅動。會務需要什么，我們就訓練什么內容，會務需要呈現什么效果，我們就訓練到什么程度。

三、單個項目的鏈式管理——“十字鏈條”管理

在每一次真實會務工作中，我們用的是“十字鏈條”的管理模式，即縱橫交叉式管理。每次真實會務也會根據實際需要拆分為文案組、設計組、后勤組、禮儀組、攝錄組等，由本次會務工作的大組長負責統籌。橫向鏈條管理，就是各個執行小組組內的自我管理，比如禮儀組需要為大會提供禮儀，需要撰寫禮儀工作方案、制定人員安排表、繪制工作點位圖、開展模擬訓練、選擇工作服裝、提前走位等。各組自行在會前根據本組工作內容開展訓練，時間自行把控，只對效果提出要求。

縱向鏈條管理即會務項目工作組由大組長——各模塊小組長——各模塊組員構成。大組長向指導老師負責，各模塊小組長向大組長負責。以制作邀請函為例，文案組組員需要制作好3 個備選方案，然后首先需要由文案組組長把關，進行文字校對、版式選擇、審美配色等檢查；組長把關后交給大組長進行二審，大組長有權利在3 個備選方案中否定1 個，限期整改；整改后在規定集中審核的日子，統一把所有需要指導教師審核的內容交給老師審核。通常會前會有三次審核，以保證會議工作的效果和時間推進得有條不紊。

“十字鏈條”管理充分給予了各訓練小組自制權，因為小組工作內容不同，訓練要求也不同，在方法上不能做統一要求，我們只用最終的會務呈現效果來進行該組工作的工作效果考評。同時，“十字鏈條”管理還保證了各級負責人有效行使自身權利和義務，保證工作的高效開展。

四、考評機制的鏈條化管理

文秘專業會務實訓相關成績的考評主要分成兩類，一類是普通同學會務實訓課程成績的考評，另一類是會務服務中心工作人員的考評。無論哪種考評，均使用了鏈條化管理，保證考評機制的合理性、公平性和高效性。

會務實訓課程成績要求每一位同學在3 個學期內都需要參加至少3 次真實會務工作，完成非組內常規的4 次培訓項目。每一次各常規部門組織的對外延伸性培訓結束后，都由會務服務中心統籌部工作人員為參加培訓的同學在“會務實訓手冊”上蓋章確認。普通同學每次真實會務工作結束后，由該會務工作組組長組織同學們開會進行總結，根據會務現場實際情況，考評各個工作小組的工作效果，綜合各方面情況評定每個工作人員的分數。評定后的分數交由該會務工作的指導教師進行審核修訂，然后由組長錄入到每個同學的“會務服務手冊”該次會務項目的打分表中。會務實訓課程在第三個學期結束前，由會務服務中心統籌部組織工作人員對需要結課的年級全體學生進行課程分數的核算，計算出該學生在三個學期的所有會務成績的平均分，檢查參訓情況，錄入成績表，交給指導老師審核無誤后錄入成績系統。

會務服務中心的考評則是在每年新一屆換屆選舉后就要公布考評辦法，在第二年換屆前，由統籌部組織會務服務中心指導教師和中心全體工作人員根據考評辦法進行考評，制作獎狀，根據實際工作情況修訂考評辦法，完成換屆和頒獎。在每一位工作人員開展工作之初，就要對標考評辦法開展工作計劃，不斷修正，不斷完善。指導教師和工作人員也會根據每一位工作人員的實際工作效果、工作強度、難度和次數進行綜合評定。

管理不打人情牌，管理的最終目的還是要效益。學生辦會的過程中肯定存在各種瑕疵，但也正是一次次反復摔打，讓學生們在實操中得到提升。在會務實訓課程中，我們不僅要教給學生們會務執行的標準，還要傳授給學生高效管理的方法，讓學生們把高度自制、團隊協作、高效有序、層級負責當作日常工作的習慣。培養會務能力也是培養秘書綜合素養，鏈式管理非常有效地呈現了行政級別，讓每一個層級的工作人員都有自己的擔當，不再等靠要，而是人人出成果、人人出效果，向結果要內容，從效果定標準。