淺析如何加強高職院校檔案管理工作

文/陽泉職業技術學院 馮杰

高職院校工作的方方面面都要涉及檔案，檔案管理工作是高職院校工作的重要組成部分。近年來，國家大力發展職業教育，高職院校迎來了高速發展。學院把主要精力都放在招生就業、教育教學、科學研究等工作上，忽視了檔案管理工作，檔案管理水平遠遠落后于自身發展。本文結合陽泉職業技術學院自身現狀和問題，總結出一系列切實可行的高職院校檔案管理建議。

一、高職院校檔案管理的重要性

高職院校辦學過程中產生的學生檔案、教師檔案、教學檔案、學術科研檔案、基建檔案、會計檔案、行政檔案、黨務檔案等都是學院開展各項工作的依據和必要條件，這些檔案的保存對高職院校的辦學具有積極作用。然而，個別高職院校對于檔案管理并不重視，甚至是敷衍了事，管理工作存在嚴重的漏洞，諸多要素嚴重影響著學院檔案工作的實際效率。做好檔案工作，才能使檔案工作更好地為學院工作服務，促進高職院校穩定發展。

二、高職院校檔案管理存在的問題

（一）檔案管理信息化程度較低。高職院校配備了專門的檔案室和計算機等基本辦公設施。但案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機等高端設備大多都沒有配備。檔案工作還是處于傳統的手工錄入階段，無法實現無紙化辦公。傳統紙質檔案不易保存、容易損壞、修改困難、原始信息容易出錯。隨著互聯網的發展，傳統的紙質檔案已經不能適應現代檔案工作的要求，檔案的信息化管理迫在眉睫。然而，大部分高職院校因為無法投入人力物力資源等，導致檔案管理信息化水平很低，無法做到檔案的數字化保存。我院檔案室密集柜正在安裝調試階段，也配備了能夠開展日常工作的計算機和打印機，但是缺乏可以開展信息化工作的高端設備。我院是由兩所中職學校整合重組形成的高職院校，原兩校紙質檔案因年代久遠、搬遷等原因，都出現損壞的情況，亟須將檔案信息化，便于學院檔案的保存和查找。

（二）檔案管理重要性認識不足。高職院校檔案管理工作不屬于學院的核心業務，長期不被重視。當前高職院校中未設置獨立檔案館的占大多數，大部分只將檔案室列在學院辦公室內。檔案室專職檔案工作人員不足，需要由其他工作人員來做兼職檔案管理人員，這樣就會造成無法及時歸檔立卷，使得資料大量積壓而造成丟失，對檔案工作順利開展造成不良影響。以我院為例，我院是由兩所中職學校整合重組形成的高職院校，因為學院校區還在建設中，沒有專門的檔案室，原兩校檔案人員嚴重不足，這些客觀原因使得原兩校檔案在搬遷過程中無法及時整理、無法歸檔存放，以至于無法對原兩校情況進行全面、系統的掌握，對我院的管理工作造成了嚴重影響。

（三）缺乏完善的檔案管理制度。高職院校檔案包括學生檔案、教師檔案、教學檔案、學術科研檔案、基建檔案、會計檔案、行政檔案、黨務檔案等，這些檔案涉及范圍廣，與學院各項管理工作密切相關，這就要求高職院校制定完善的管理制度，保證檔案管理工作能更好地為學院工作服務。一些高職院缺少完善的檔案管理制度，檔案管理工作無法更好地服務學院工作。原來兩所中職學校的檔案管理制度已經無法適應高職院校的檔案管理工作，亟待制定符合高職院校的檔案管理制度。

（四）檔案管理工作人員業務水平較低。高職院校缺少專業出身的檔案管理人員，大部分檔案管理人員是其他專業，有些是兼職從事檔案管理工作，缺乏專業理論知識、缺乏檔案工作時間，這使得檔案管理人員在工作中經常力不從心。我院檔案管理工作人員只有2名，其中1名為兼職人員，只能勉強完成日常檔案管理工作，需要完成上級部門檢查整改工作時，檔案管理工作質量差、專職檔案員匱乏的問題就凸顯出來了。現有的檔案管理人員無法滿足處于高速發展階段的學院的需要。

（五）檔案信息未得到充分利用。高職院校檔案管理思想較為傳統，高職院校檔案只為院內提供服務，沒有將檔案資源服務于社會，這就使得高職院校教學、科研等檔案無法被充分利用。高職院校檔案信息化程度低，年代較久的紙質檔案不易保存，損壞程度高，檔案人工查閱效率低，這些都極大降低了檔案信息的利用率。我院目前沒有專門的查借閱室，這使得我院查借閱檔案非常不方便，影響了我院檔案的利用效率。

三、加強高職院校檔案管理工作的手段

（一）加強基礎設施投入，提高信息化水平。高職院校的資金大多投入到校舍建設、購買教學實驗設備、學院日常運營，像案卷非接觸掃描儀、高速文檔掃描儀、電子裝訂機等智能化的檔案管理設備和檔案信息化系統需要投入大量資金。學院應積極探索政府財政資金支持、引入社會資金等多種模式，加強檔案基礎設施投入，在檔案管理的過程中，需要借助互聯網技術，完善檔案管理的信息化水平，在這種情況下，才能保障檔案管理的嚴謹性。學院在目前設備缺乏的情況下，可以向專業公司購買服務，公司為學院提供檔案信息化采集服務，完成學院紙質檔案的電子化轉化工作，建立學院檔案信息化管理系統。檔案信息化管理離不開信息化管理系統的建立，利用檔案掃描設備將紙質檔案轉化成電子檔案保存到數據庫中，經過檔案信息化管理系統的處理，形成可修改、可數字化查詢的電子檔案。檔案信息化方便了檔案管理人員的查詢和維護，提高了檔案工作的質量和效率。

（二）加強對檔案管理工作的重視程度。檔案管理工作的開展需要學院各方的重視，如果學院領導對檔案管理工作不重視，就會導致檔案管理工作無法順利實施。學院領導要改變觀念，加強對檔案管理工作的重視程度，檔案管理工作才能更好地為教育教學、學生管理等工作服務。學院重視檔案管理工作，學院教職工才能了解檔案工作的重要性，才能更好地配合檔案管理人員做好檔案工作。加強檔案管理人員的配備，學院各處室系部都應該配備檔案管理人員，這樣才能及時對處室系部產生的檔案進行收集、整理和保管，使檔案管理工作有序開展。

（三）建立完善的檔案管理制度。高職院校需要根據相關的法律法規制定適合學院工作的檔案管理制度、檔案整理制度、檔案保管期限、檔案查借閱制度等。高職院校從檔案資料的收集、錄入、歸檔、維護、后期查詢、使用、借閱等環節建立詳細流程，防止檔案管理混亂或職責不清的情況發生，糾正檔案管理中存在的不正確或不規范的方式，有效確定管理責任，進而提高檔案管理效率。

（四）加強隊伍建設。提高檔案管理隊伍素質，配備專業的檔案管理人才。當前，檔案管理工作人員缺乏專職、專業人員，因此，必須針對這一問題采取有效措施。高職院校領導應該為檔案部門配備足夠的專職檔案管理員，各處室系部配備負責本部門的檔案收集、整理工作人員。工作人員要有較高的思想覺悟、較強的專業技能和業務能力，最重要的是熱愛檔案工作，這樣才能從根本上解決檔案人員隊伍缺乏這一問題。同時，還要定期對檔案管理人員進行培訓，和其他高校和各級檔案館聯系組織專題講座，互相交流經驗，在交流學習中提高業務水平。鼓勵檔案管理人員繼續深造，提高檔案管理人員的綜合素質。

（五）充分利用檔案信息資源。檔案工作發展的基礎就是檔案資源的建設，所以，高職院校必須對檔案資源工作加強重視，不僅要收集學院檔案資料，還要廣泛收集社會的豐富資源。不斷擴大檔案資源后，才能為充分利用檔案資源提供保障。學院可積極探索檔案資源社會化服務，加強檔案借閱室、數字化查詢系統等基礎設施建設。檔案部門開辟社會服務窗口，不僅服務全院師生，還可以為所在地區服務。學院可以和所在地區檔案館、展覽館合作，定期舉行檔案展覽活動，展覽學院有特色、有意義的檔案，這樣可以充分發揮檔案的宣傳與教育作用，提高學院在所在地區的影響力。

高職院校的檔案管理工作存在很多問題和不足，需要檔案管理工作者在工作中不斷探索，完善檔案工作，更需要學院領導在工作中的大力支持。在國家政策支持下，在社會深化發展的現實背景下，高職院校具有十分廣闊的發展前景，規模會不斷發展和壯大，只有專業化的檔案管理工作，才能保障檔案實現科學管理和有效利用，進而使高職院校檔案管理工作跟上高職院校的發展，為高職院校發展助力。