城市建設檔案管理現狀與規范化措施

文/福建省邵武市城市建設檔案館 葉惠

在我國當前社會經濟發展進程中，隨著城市化進程的不斷加快，城建檔案已經成為城市發展和變遷的證據，對未來城市建設有著參考作用。要求管理部門加強對城建檔案管理工作的重視，從實際管理工作出發，提升檔案在收集歸納、存儲、利用方面的標準化、規范化水平，發揮信息技術與大數據技術的優勢，提高城建檔案管理效率。

一、城市建設檔案包含的內容

根據《城市建設檔案管理規定》的內容，城市建設檔案是指在城市規劃、城市建設以及城市管理活動中形成的對國家與社會具有保存價值的文件材料。城建檔案來源廣、種類多，且有持續性和發展性的特點，現代化城市建設檔案管理工作中，城建檔案已成為記錄城市發展歷程的專用檔案，人們應迎合時代發展潮流，充分利用信息技術和大數據技術規范管理檔案，使檔案發揮出更大價值。城建檔案主要包含城市規劃、城市建設管理、城市勘測、市政工程、交通運輸、公共設施、工業建筑、民用建筑、環境保護、人防工程、名勝古跡園林綠化以及地下管線布設等方面內容。

二、加強對城市建設檔案規范化管理的必要性

探究城建檔案規范化管理的必要性，主要體現為以下幾點：1.城建檔案規范化管理有利于個人和企業查詢相關信息。檔案是一種服務窗口，其價值主要體現在為個人和企業提供資源。城建檔案規范化管理能夠對這些歷史資料分類管理，使其保存完好，在檔案借閱過程中根據一定的標準執行檔案借閱流程，以便個人和企業查找資料。2.有利于提高城建檔案管理水平。無論是哪個行業，規范化管理都能夠保證工作順利進行，在提高工作效率的同時提升工作水平。由于城建檔案類別較多，加強對城建檔案的規范化管理是城市發展進程的重要工作內容，對提升檔案管理水平意義重大。3.有利于為城市發展建設提供信息參考依據。城市建設檔案是一個城市發展的見證，從側面可以反映出這個城市的歷史風貌，展現發展脈絡。所以保證檔案內容的完善和準確至關重要，在城市長遠規劃中應以城建檔案作為參考依據，在檔案信息中提取并歸納一些有用的資源，供管理者和決策者進行參考和分析。4.有利于保證城建檔案的可靠性。無論是借閱檔案還是查詢檔案，檔案在使用的過程中有可能出現折舊或磨損，有的紙質檔案年代久遠，檔案在借閱的同時也會出現消耗。因此，有必要加強對城建檔案的規范化管理，通過規范流程保護資料，嚴禁密級檔案信息內容泄密，保證檔案的安全性。

三、城市建設檔案管理現狀分析

（一）檔案管理任務重，人員安排不足。城市建設檔案內容繁雜，涉及面廣，檔案管理任務重，但從事城建檔案管理的人員較少。工程項目從施工到竣工的全過程需要城建檔案管理部門參與其中，但城市建設工程的工期不長，所需檔案數量大且種類雜，參與單位比較多，檔案管理信息化水平不足，不同人員的檔案管理能力差異明顯，導致工程項目驗收遲緩，費時費力。各方人員沒有正確意識到城建檔案管理工作的重要性，只重視城市建設的進度，忽視檔案管理工作，導致檔案資料體系建設受到阻礙。

（二）城市建設檔案管理的信息化程度不足。很多城市重視發展建設，卻忽視了城建檔案的信息化建設，在硬件方面投入較少。信息化背景下的城建檔案管理要求信息資源實時共享和信息高速傳遞，但目前檔案管理缺乏相應的硬件配套設施，部分地區依然是依靠人力收集檔案。此外，檔案管理者缺乏全面的專業知識積累，自身素質不足，無法達到城建檔案的規范化管理工作需求。由于城市管理者缺乏對城建檔案管理工作的認識，對該項工作沒有展開系統化管理，導致檔案管理時無法對城市建設中產生的問題及時處理。

（三）相關法律法規不夠完善。與城建檔案管理有關的法律法規不夠完善。隨著社會的發展和進步，近年來，我國城市建設的步伐逐漸加快，城市建設規模也在擴大，這就導致城市建設產生的信息資源在短期時間內增加，城建檔案管理工作量和工作難度也在加大。現存的城建檔案管理法律法規已無法滿足需求，法律法規建設不完善，管理人員在工作中缺乏參考依據，使檔案無法達到規范化管理程度。

四、城市建設檔案管理的規范化措施

（一）規范檔案資源收集與處理。首先，實現城建檔案收集的規范化。明確資源收集對象和結構層次，科學制定工作目標，按照一定階段去達成目標。根據城建檔案的分類情況，對缺少的內容及時補充。分析檔案分布情況，保證檔案收集的完整性。其次，采取多樣化城建檔案收集方法。依靠信息化平臺展開檔案收集工作，重視特種載體的城建檔案資源的分類，提高管理效率，為今后檔案資源的使用提供保障。再次，實現城建檔案處理的規范化。對城建檔案內容科學分類，保證檔案數量和質量，對檔案收集和處理流程加以規范，采用多種方法提升檔案管理效率。加大城建檔案管理的監督力度，采用平推檢查和互檢相結合的方法，提升城建檔案監督和交流效果。加強對檔案管理人員的個人素質和工作能力培養，提升其道德修養，讓檔案管理人員深刻意識到這項工作的重要性，創建新的服務形式，增加城建檔案查詢方式，在今后的工作中為社會大眾提供優質化服務。最后，將檔案資源進行統一管理與備份。大數據時代，將海量數據統一進行收集和存儲，這些數據可以在云端儲存管理。當前國內已經對大數據產業園展開規模化建設，產業園為數據處理提供了幫助，人們對數據的安全保障尤為在意，通過數據備份可以防止檔案丟失。將檔案備份與計算機信息技術相結合，加強對大數據產業園的開發，在產業園內建立數據備份中心，并實現備份中心的全國聯網，全方位保障數據安全。

（二）注重城建檔案管理工作的信息化建設。大數據時代背景下，城建檔案管理思路已經發生了變化。傳統的城建檔案管理主要由精準化小數據構成，為了提高數據的多樣性，保證數據完整，檔案管理人員必須對現有的工作方式做出改變。從思路轉變出發，正確認識城建檔案數據的核心價值，即提高數據資源的利用效率，深入發掘數據潛在價值，發揮檔案數據庫的真實作用。為了實現城建檔案管理工作的信息化建設，可以按照以下幾點進行改進：1.加強對檔案數據庫的開發。由于大數據技術涉及多方面，城建檔案管理應引入大數據技術，相關管理部門應加強合作，與技術研發單位協同展開數據庫的開發，共同建立數據分析和資源開發工具。對現有的城建檔案資料展開分析，整合有利用價值的資源，做好檔案分類管理工作，落實城建檔案數據庫研發成果，及時向公眾公開發布數據庫的使用規范，為各城市的城建檔案規范化管理工作和檔案數據庫的高效利用提供便利條件。2.完善資源建設，創建信息平臺。推進城建檔案數字化建設，將紙質檔案轉化為數字檔案，創建城建檔案管理系統，讓紙質檔案以數字化的形式存儲在系統中，對城市建設中重大項目檔案進行專項驗收，保證該項目檔案及時收集歸檔和規范整理。重視對城建檔案資源的開發利用，明確檔案內容的價值不僅存在于歷史記錄中，這些珍貴的資源也會為城市未來發展提供數據參考，也能為人民群眾提供信息服務。所以，檔案管理部門應重視對檔案資源的利用，樹立服務意識，向大眾開展優質化檔案服務，在提升城市建設檔案開發水平的同時，深入挖掘出更多有價值和意義的資源信息。3.逐步增加城建檔案的硬件投入，加快軟件與系統開發步伐。結合信息化時代的發展需求，應用最先進的設施完善檔案管理平臺，縮小檔案整理周期，保證城建檔案管理的及時性。加快軟件開發速度，對縱向城建檔案和橫向城建檔案進行分類管理，滿足一定區域內城建檔案管理的信息化，兼顧大范圍區域內信息化的過渡。

（三）完善制度建設，制定流程規范。從制度方面入手，通過制定科學的流程規范，實現對城建檔案的規范化管理。對此，以下建議可供參考：1.加大對城建檔案管理的宣傳力度。呼吁各部門和人民群眾意識到城建檔案的重要性，為社會營造良好的檔案資源管理環境，也讓管理人員明確這項工作的嚴肅性。組織檔案管理人員學習《中華人民共和國檔案法》《城市建設檔案管理規定》等法律條例，將檔案規范化管理工作作為年度重點工作任務，定期進行檢查，做好工作整改。2.建立更加科學的城建檔案管理制度體系。隨著時代的發展與變化，有必要創建新的城建檔案管理模式，而相配套的城建檔案管理制度也會不斷變化，要求工作人員定期更新制度內容，做好補充工作。根據本單位當前城建檔案管理現狀，強化制度管理體系建設，推動城建檔案管理工作邁向規范化的道路。3.從細節入手，嚴格執行流程規范。尋找當前城建檔案管理工作中可能存在的漏洞，對每一項管理步驟都提出規范化要求，明確標注城市建設檔案的正確歸檔時間、移交時間、保管期限以及業務類別等信息，對城建檔案立卷和保存情況展開規范化管理，按照城建檔案管理制度開展各項工作。

五、結語

總而言之，隨著社會經濟的快速發展和城市建設步伐的加快，城建檔案數量大幅度增加，我們要了解影響城建檔案規范化管理的原因，積極面對問題，強化思想上的認識，以樂觀向上的工作態度正視困難，從而完善城建檔案管理工作，為城建發展提供優質化服務。本文通過探討檔案資源收集與處理、城建檔案管理工作的信息化建設、完善制度建設和制定流程規范等希望使當前存在的一些問題能得到解決。