關于縣域重點項目檔案管理重點難點的思考

文/山西省文水縣重點項目服務中心 郝麗琴

隨著經濟的發展，縣域內各種重點項目雨后春筍般立項，由此形成了數量巨大的項目檔案。如何做好這些檔案管理工作，并將之有效應用到項目日后使用與維護之中，是檔案管理工作的重要方向。在此導向下，能夠有效改變傳統檔案管理模式，讓檔案管理從理論走向實踐，強化檔案管理的應用。尤其是在信息化建設背景下，重點項目的檔案管理工作更需要與時俱進，為縣域經濟發展與項目建設提供更多的參考。

一、縣域重點項目檔案管理的價值與意義

縣域重點建設項目檔案是項目立項、設計、施工建設以及竣工驗收的真實記錄，由于重點建設項目施工周期長、投資規模大，因此在建設過程中往往會產生數量巨大、種類很多的檔案內容。在日常工作中做好這些檔案管理，具有多方面的價值與意義。

首先，對于建設項目而言的價值，縣域重點項目建設中產生的檔案資料，是具有保存價值的歷史記錄，尤其是對于建設項目未來監督、管理與維護改造具有重要價值。在日常使用中可以有效避免國有資產流失，維護國家與建設單位的權益。另外重點建設項目大多附加值較高，這些檔案內容對工程質量能夠起到指導、保證作用，促進重點項目質量的提升。

其次，對于整個縣域未來發展而言，重點建設項目檔案管理同樣具有重要價值。面對經濟的發展和城市化進程的推進，縣域重點建設項目往往也需要隨之進行維護、擴建，這些檔案為后續工作提供有效憑證。例如隨著縣域人口的增加，許多縣市都需要對城市功能區域、結構等進行調整與優化，進而改善城市功能。在規劃與設計中需要以重點工程項目檔案為依據。因此從這個角度看，重點建設項目檔案管理是城市發展規劃科學、有效進行的重要內容，對于縣域經濟管理也具有重要價值。

二、縣域重點項目檔案管理重點與難點

縣域經濟發展與重點項目的推進離不開檔案管理，這些檔案即是項目建設過程的真實記錄；也是縣域經濟發展的重要依據。但是實際工作中如何發揮檔案管理作用，將之切實應用到項目建設管理與經濟發展之中，是擺在檔案管理工作者面前的重要課題。在日常工作中可以發現，重點項目檔案管理還存在以下未能有效解決的重點與難點問題。

（一）縣域重點項目檔案管理特點。重點項目是縣域經濟發展的重要支撐，也是推動城市化進程的重要動力。因此在重點項目建設中其檔案內容不僅數量多，而且還呈現出以下特點：一是成套性。重點建設項目施工周期長，每一次的檔案都真實記錄項目建設過程，包括施工的每個環節，環環相扣，進而構成整個建設項目的檔案，因此整體性與連續性是重點項目檔案的特點。二是專業技術性。是對項目建設技術活動的真實記錄，每一份檔案都符合相關技術規范要求。三是動態性。由于重點建設項目施工周期長而建設檔案都產生于建設過程當中，因此檔案一直處于變化之中，尤其是面對建設項目進行優化、調整時也需要對檔案進行調整。所以動態性是重點項目建設檔案管理的另外一個特點。

（二）縣域重點項目檔案管理難點。首先，在重點項目建設中由于原始文件材料的材質、質量等問題影響檔案管理工作的有效開展。例如在重點項目日常指導與檔案驗收過程中，許多環節的第一手檔案資料大多存在隨意涂改、內容填寫不全等現象；又如許多形成于建設過程中的檔案，建設人員對項目施工進行調整后，文件資料更新，導致檔案資料與項目實際不符。因此重點項目建設資料與文件對檔案質量起到深遠的影響。其次，由于重點建設項目檔案具有專業技術性的特點，在檔案歸集與管理中由于缺少項目專業人才，對檔案管理產生影響。例如在縣域重點建設項目檔案管理中，許多工作人員都是由建設單位人員兼任，很多人未參與過檔案管理工作，專業性較差。另外則是在參與檔案管理中，受到其他工作的影響，導致施工過程中形成的文件資料不能及時收集歸檔，在重點項目即將竣工時，進行突擊補充整理，時間倉促且資料難以全面收集。加之項目收尾階段，許多施工人員已經撤離，而留下的人員不僅專業技術欠缺而且檔案業務也不熟練，嚴重影響檔案管理工作的進行，對重點項目檔案整體的真實性、完整性和準確性產生消極影響。

（三）重點項目電子信息檔案管理不足。隨著信息技術的發展，重點項目建設過程中大多采用計算機輔助設計與管理，由此產生許多電子文件，這些電子檔案管理也是檔案工作中需要面臨的問題。例如在重點建設項目設計與建設中，經常會借助IBM軟件對過程進行管理，保障建設質量。但是許多縣域檔案館并沒有這些專業性較強的軟件，對于軟件使用過程中所形成的電子信息檔案管理不足，影響檔案的全面性。

三、縣域重點項目檔案管理工作優化措施

在前文論述中主要結合實際情況，對縣域重點建設項目檔案管理的價值以及項目檔案管理特點、不足進行深入的分析。可見受項目檔案特點的影響，傳統檔案管理流程與模式難以滿足重點項目檔案管理需要，本節主要針對這些問題提出針對性的優化策略，促進檔案管理工作成效的提升，具體可以從以下幾個方面進行：

（一）做好重點項目資料歸集，提升檔案全面性。做好縣域重點項目檔案管理工作的前提，是做好各種資料歸集。作為重點項目管理的重點，在檔案管理中要做好資料歸集工作，具體而言，可以分為三步進行：一是在項目建設立項之初，檔案管理工作即可以提前介入，進而讓檔案管理覆蓋項目建設的每個環節。二是在建設過程中要嚴格按照工程技術標準等對項目資料進行收集，讓檔案資料能夠真實反映施工、竣工的全過程。三是檔案管理要貫穿整個項目過程，真正做到布置施工任務與布置竣工文件編制、工程施工進展與竣工文件形成積累、工程驗收與竣工文件驗收同步進行，提升檔案的全面性。在重點項目資料歸集中要加強與項目施工企業的聯系，確保檔案資料的完整。例如縣域許多重點項目從立項到建設周期很長，幾乎都是跨年施工，如果資料整理與施工進度不一致就會嚴重影響到檔案管理。因此在實際管理中，需要提前與建設部門進行聯系，由建設部門及時提供項目審批清單，確保檔案管理與工程建設處于同一進度，保障資料完整。

（二）重點項目檔案進行集中管理、專人負責。在對重點項目檔案進行收集后，也需要安排專人負責整理，全面進入檔案管理與應用環節。首先，在檔案收集與整理過程中，需要安排專人與設計、施工單位進行對接，尤其是針對技術性的內容要進行深入的溝通交流，切實保障技術性檔案的專業化歸類。例如在整理中可以按照檔案資料的歸屬部門，由檔案館人員與建設方、設計單位、施工單位、監理單位等進行面對面交流、進行檔案技術交底，確保各類資料符合檔案管理要求。在這個過程中，既要加強對施工單位的技術交流，也需要通過培訓提升檔案館與施工人員的檔案能力與意識，達到優化重點項目檔案管理質量的目的。其次，在檔案歸集后，也需要對所收集、整理的檔案進行專人負責，將重點項目的檔案管理落實到責任人肩上。尤其是針對重點項目檔案過多的問題，需要在檔案館統一領導下實施分工協作，多方配合，將檔案管理工作列入領導責任范圍，實行集中管理，專人負責，這不僅有利于檔案的完整，更能夠確保重點項目檔案的準確性與系統性。

（三）推進重點項目檔案信息化，提升利用效率。針對重點項目信息化技術使用中，檔案管理機制尚未全面進行信息化改造的問題，在檔案管理中要嚴格按照“存量數字化、增量電子化”的原則積極對檔案資料進行信息化處理。這不僅是提升檔案管理質量、提高利用率的最佳途徑，也是未來檔案管理工作的最終發展方向與必經之路。第一，在建設項目立項后與各參建單位簽訂合同、協議時，要把“紙質與電子檔案必須同時移交”寫入協議之中，為加快檔案信息化建設打下基礎，同時能極大減少檔案資料整理的工作強度。縣域重點建設項目檔案內容多、來源廣、數量大、存量大、利用頻繁，加快數字信息化建設，可以提高工作效率，提升服務質量，提高檔案利用率，并能有效保護檔案原件，延長其使用壽命與利用價值。第二，積極探索重點工程建設項目檔案的信息化管理模式，明確規定所有的檔案資料要制作成與紙質文件相同的電子版檔案文件，同時其他檔案資料也要進行數字化掃描，在計算機中進行電子化管理，或者以光盤的形式進行儲存，為檔案信息化建設奠定基礎。第三，配備數字化管理設備，應用先進的檔案管理軟件，對重點工程建設項目檔案進行信息化管理，維護檔案信息的有效性和實時性。

四、結語

縣域重點項目檔案管理不僅僅是項目施工質量與未來使用的重要保障，也是縣域城市經濟發展的重要依據。面對重點項目管理中的不足與問題，必須進一步優化重點項目檔案管理制度；提升檔案管理的信息化建設步伐；采用提前介入、全程監控等具體措施對重點項目檔案進行重點管理；強化重點項目檔案應用，徹底改變傳統檔案管理中“重項目管理，輕檔案管理”的工作模式，提升檔案管理工作質量與成效。