退伍軍人檔案管理工作存在的問題及改進建議

文/洮南市退役軍人服務管理中心 程鷹

軍人是維護百姓利益、保衛國家安全的核心力量，退伍軍人的安置和安撫工作是社會穩定的根本前提，也是我國國防建設的重要內容。就目前整體情況來看，我國退伍軍人的安撫工作開展比較科學有序，很多退伍軍人獲得了應有的補助以及支持。而檔案管理工作是開展退伍軍人管理以及補助工作的根本前提。

一、退伍軍人檔案管理工作的重要意義

退伍軍人檔案是軍人在部隊中所有表現的綜合記錄，其涉及的內容眾多，包括軍人的履歷、獎懲、身份、升職以及任免等，因此退伍軍人的檔案能夠為退休年齡裁定、職位招聘以及工資等級提供重要的依據。目前我國實行的是義務兵服役制度，軍人在退休以后能夠享受到應有的福利，這些福利的享受則需要具備能夠證明自己身份的檔案。因此，為了保障軍人退伍后正常工作以及生活，相關部門要對軍人的檔案工作給予高度重視。檔案是社會組織、機構以及個人從事相關的經濟、軍事、文化、教育等活動過程中形成的一種具有價值的影像以及文字資料，能夠真實反映個人的生活經歷以及工作經歷，其價值不可估量。而對于退伍軍人檔案來說，不僅可以保障軍人退伍后的正常生活與工作，還能為和諧社會的構建提供保證，因此退伍軍人的檔案管理工作有著十分重要的意義。

二、退伍軍人檔案管理工作的基本原則

（一）集中統一管理原則。檔案管理部門要明確退伍軍人檔案管理工作的根本目標以及關鍵點，要清楚自己的職責范圍以及工作的相關內容，在對退伍軍人檔案進行管理時，要做到統一管理、集中管理，并保持有序性，在規范管理的同時，相關單位以及部門要根據檔案管理部門的要求如實把退伍軍人的檔案整合成文件資料，上交給檔案管理部門，這樣才能促進檔案管理人員更加方便、快捷地對資料進行整合以及歸檔。

（二）可靠、真實、完整性原則。退伍軍人檔案的完整性、真實性與檔案保存、使用價值有著直接關系，退伍軍人檔案管理工作有效開展的基本前提就是要遵循真實、可靠的原則，要將真實性和可靠性貫穿于整個檔案管理過程中，相關人員要根據有關規定對退伍軍人的資料進行整合分類，切勿把虛假信息與真實信息混淆，以免破壞了檔案的參考價值以及檔案質量。此外，退伍軍人檔案的完整性與檔案資料的齊全有著直接關系，因此檔案管理人員在實際開展工作時不能出現遺漏或是殘缺現象，要盡可能保證檔案的實際原貌，不能因人為原因而導致文件割裂。在開展工作時，還要保持文檔的保密性，制定安全維護制度的同時，還要做好檔案的防火防盜工作。

（三）以人為本原則。退伍軍人的檔案管理一定要遵循以人為本的基本原則，在此基礎上做好檔案管理與利用工作，這樣才能為退伍軍人提供人性化且高效的檔案服務。當然，管理人員還要根據上級的方針以及政策，耐心根據實際規定和要求，為檔案利用者提供查詢以及借出等服務，并做好詳細的記錄。

三、退伍軍人檔案管理工作存在的問題

（一）退伍軍人檔案管理的管理主體不明確。目前，我國關于退伍軍人檔案管理的管理主體不夠明確，很多部門都可以存放退伍軍人的檔案，例如民政部門、組織部門、鄉鎮機關單位等都有權對退伍軍人的檔案進行保管，導致很多退伍軍人在辦理相關手續時出現無從查起的情況，需要奔波于多個部門進行檔案辦理以及查詢，有的時候部分退伍軍人甚至無法查詢自己的檔案，這些情況都給退伍軍人帶來極大的麻煩。

（二）檔案管理部門對退伍復員軍人的資料保管不善。對于大部分農村退伍軍人來說，他們更加傾向于退伍后回鄉務農，加上長期不與檔案部門聯系，或者部分人員已經有新聯系方式，導致不能及時對自身信息進行更新，這些原因都導致檔案管理部門無法聯系上退伍軍人，導致退伍軍人的檔案交接不詳細、保管不善甚至是原始資料丟失或者發生損壞的情況，退伍軍人需要提取檔案時面臨著許多檔案業務辦理的麻煩。

（三）社會部門對退伍軍人檔案管理宣傳力度不夠。近年來，我國有關退伍軍人的安置政策以及檔案管理工作宣傳不夠到位，使得很多退伍軍人對相關安置政策不夠了解，不知道自己的檔案應該歸屬于哪個部門，導致其獲取信息的渠道變得越來越狹窄。正是由于上述原因，為了有效改善退伍軍人的檔案管理體系，保障退伍軍人的合法利益，我國相關部門要對退伍軍人的檔案管理工作進行改進。

四、退伍軍人檔案管理工作改進建議

（一）明確退伍軍人檔案管理工作的管理主體，明確保管地點。退伍軍人檔案管理工作需要建立一體化的工作流程，這樣才能有效避免雷同與重復的工作程序，當然也應在開展實際工作時，使用超前控制的方式，提升檔案管理的質量。首先，為了有效解決分離管理的弊端，要對檔案信息源頭進行統一管理以及全周期管理，通過檔案一體化的管理軟件提升管理的連續性。在對檔案資料進行管理以及整理時，如果發現材料缺失，要及時通知本人前往檔案管理部門進行補全，工作人員在查看與整理以后要做好對應的歸檔處理工作，盡可能保障退伍軍人檔案的完整性。此外，檔案管理部門要定期總結軍人檔案管理工作中存在的不足以及對應的解決措施，通過分類管理的模式，對軍人的籍貫、姓名等統一分類并進行對應的編號，這樣更能方便日后的檔案查找和提取。最后，在檔案處理時，要盡量實現電子檔案與紙質檔案等不同形式檔案的一體化讀取與存儲，利用雙軌制模式保障退伍軍人信息的安全性以及有效性。為了促進檔案管理的信息化建設，檔案管理部門還要重視專業人才的相關培訓與隊伍建設，為提升檔案管理的安全服務提供更加可靠的保障。

（二）退伍軍人檔案管理人員要加強學習，對檔案進行科學管理。退伍軍人的檔案管理工作屬于人事檔案管理范圍，因此我國相關部門可以用人事檔案管理的方法對退伍軍人檔案進行管理，有關檔案管理人員要對退伍軍人的檔案管理知識進行不斷學習，要能清楚意識到退伍軍人檔案與其他人事檔案材料的不同之處。例如，退伍軍人的檔案記錄的是其在部隊生活的種種以及參加過的社會活動的資料，其中主要包括晉升報告、獎勵材料、鑒定材料以及社會活動材料等，因此相關檔案人員要積極學習與檔案管理有關的知識，用充足的責任心與工作熱情做好退伍軍人的檔案管理工作。此外，由于退伍軍人的檔案資料涉及一些國家機密，因此必須由專業人員進行保管并負責，要把檔案保密性放在檔案管理工作的第一位，并在此基礎上嚴格根據規章制度開展工作，避免不相關的人員接觸到檔案資料。在開展檔案管理工作時，可以開發一些檢索工具，方便日后的查詢以及翻閱，這樣能夠促進檔案管理工作的現代化與制度化。檔案管理部門可以建立退伍軍人檔案有關的閱覽室以及儲藏室，讓退伍軍人能夠更加方便、快捷地獲取自己所需要的服務，能更好地開展傷殘鑒定、調整補助以及招聘信息的提供等一系列服務，進一步方便軍人的退伍安撫工作。

（三）加強分類并統一管理，做好宣傳工作。在對退伍軍人資料進行整理時，一定要秉持認真負責的態度對資料的齊全性進行檢查，一旦發現資料缺失，要立即通知本人或移交單位進行補全。對軍人檔案管理工作來說，一定要實現分類統一管理模式，每一位軍人在部隊的時間不一樣，有的是兩三年，有的長達七八年，一般檔案接收管理部門是根據退伍的時間來進行檔案接收的。因此，我們可以創新檔案管理的模式，采用退伍年限為基礎進行分類，根據籍貫或姓名進行統一劃分，這樣可以在查找退伍軍人檔案時，更加清楚地了解退伍軍人的退伍時間、名字、入伍時間等。但是由于退伍軍人戶籍與檔案中的戶籍地可能存在差異，因此檔案管理人員在整理檔案時，要對退伍軍人的入伍、退伍登記表進行查閱整理，并把涉及的變化內容清楚標注在檔案封面上。最后，檔案管理部門要在全社會宣傳檔案管理的重要性，營造良好的檔案管理氛圍，讓每一個人都盡可能地了解退伍軍人的安撫政策，促進退伍軍人安置工作更加方便、快捷、高效。

（四）提升信息化基礎設施建設，保障檔案安全性。時代在不斷發展，信息化成為當下主流的發展趨勢，因此，要想做到退伍人員檔案管理工作的有效性，就需要開展信息化檔案管理資源建設，各級部門都要重視檔案信息化的基礎建設，在能力范圍之內擴寬接收范圍，做好退伍軍人檔案管理工作以及基礎設施建設工作。首先，要加大對機房的管理力度，做好相關的環境評估以及檢測工作，提升軟硬件的配置。其次，要根據退伍軍人檔案管理工作的實際情況對系統功能進行不斷優化，把精細化的電子文件處理機制與檔案的接收、管理以及存儲互相融合，從而打造智能化、數字化的退伍軍人檔案管理模式。

五、結語

綜上所述，退伍軍人的檔案管理工作與退伍軍人的利益直接相關，安置與安撫退伍軍人工作最重要的內容之一就是科學管理其檔案。我國相關部門要擔起責任、提升認知、有效配合，共同做好退伍軍人的檔案管理工作，這是維護我國社會穩定、保證國家長治久安的根本前提。