大數(shù)據(jù)背景下車輛檔案管理的新思考

文/大同市公安局交通警察支隊 郭偉劍

一、違章類的車輛電子檔案

車輛違章是對于駕駛員考核的重要標(biāo)準(zhǔn)之一。交警部門對駕駛員的考核可以通過車輛及駕駛員的相關(guān)違章情況建立檔案。讓駕駛員對于違章有一定的恐懼和擔(dān)憂，進(jìn)而改善違規(guī)行為，規(guī)范交通秩序。對于違章類型的記錄也需要做出一定的細(xì)分操作。事故的分類為大型、中型、小型。針對違章程度的不同設(shè)立不同目標(biāo)欄，除了違章程度也可以根據(jù)違章內(nèi)容分類。將駕駛員的違章情況詳細(xì)清楚記錄在案，對駕駛員進(jìn)行一定敦促。通過制度和管理規(guī)范駕駛員的行為，能避免大型交通事故，提高交通運(yùn)行的安全性。記錄違章類檔案還需要注意將違章詳情、違章發(fā)生的日期地點、原因和處理結(jié)果予以說明。在搜索和整理檔案時，能夠?qū)τ谒緳C(jī)的違章記錄和業(yè)績考核一目了然。車輛管理的責(zé)任要落實到具體的管理人員身上。這些相關(guān)人員要履行好自己的職責(zé)，將統(tǒng)計的數(shù)據(jù)整合分析，適時整理成為報告形式公開。同時要明確駕駛員具體的違章情況，對駕駛員的駕駛能力和水平實施相關(guān)的獎懲制度。激勵后進(jìn)鼓勵先進(jìn)。通過大數(shù)據(jù)的分析得到駕駛員在一定時間維度內(nèi)的違章情況，了解駕駛員的心理狀況。給員工關(guān)懷，改善其工作狀態(tài)和工作態(tài)度。要注意對于違章類的檔案記錄主要目的不在于懲罰和批評違規(guī)駕駛，而是對駕駛員實施一定的鞭策。提高駕駛水平和工作能力，最終保障駕駛的安全性，也可減少車輛的維修成本。

近年來，車輛的檔案管理水平有了很大的提升，但是依然存在不少缺陷。應(yīng)該加強(qiáng)管理，嚴(yán)格規(guī)范信息收集整理的工作流程，嚴(yán)肅處理查封各種形式的非法留存、非法檔案管理等行為，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范和透明。

二、車管所管理車輛電子檔案

主要偏重于車管所為中心的車輛文件類檔案管理。主要內(nèi)容是車輛的綜合性能檢測、技術(shù)等級評價內(nèi)容、車輛變更記錄、車輛安全管理規(guī)章制度、車輛安全管理檢查工作，車輛安全生產(chǎn)教育宣傳、上下級文件等。

建立文件的主要目的是對車輛的運(yùn)行和管理工作起到一定的指導(dǎo)作用。車管所能夠在政策之下對現(xiàn)行車輛的管理進(jìn)行一定的傾斜和管理能力的提升。同時，這些文件可以用作研究，用大數(shù)據(jù)建立相關(guān)的文件檔案有利于形成相關(guān)的知識數(shù)據(jù)庫。通過Excel的篩選功能，查找關(guān)鍵詞能夠迅速調(diào)出文件。查找文件的便捷性是運(yùn)用大數(shù)據(jù)管理車輛文件類電子檔案的關(guān)鍵目的。相比較于以往的文件儲存管理方式，在這種模式之下對于管理數(shù)據(jù)有著更大的效率。不用再逐個文件翻找，而是在電腦中錄入關(guān)鍵詞便可得到相關(guān)信息，提升了管理效率。

在提升管理水平的同時，車管所的車輛檔案管理最重要的目的在于開發(fā)和利用檔案信息資源，創(chuàng)新檔案的管理模式。最終要服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。對運(yùn)營車輛進(jìn)行檔案管理是推動交通管理行業(yè)現(xiàn)代化的必經(jīng)之路。利用Excel表格建立數(shù)據(jù)庫，建立公正公開的檔案管理平臺，通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案管理人員在網(wǎng)絡(luò)上積極收集信息組織數(shù)據(jù)，上下級網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)互聯(lián)互通，增強(qiáng)上下級部門管理的工作效率。除了便利管理人員管理和上下級聯(lián)通之外，駕駛員也可以登陸網(wǎng)站查詢與自己相關(guān)的檔案。對駕駛行為有一定了解，尤其是自己的違章行為進(jìn)行改正。

目前車管所管理中，明顯存在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)不完善、信息收集不完整的現(xiàn)象。應(yīng)該向著檔案信息數(shù)字化、車輛檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、車輛檔案信息管理法制化的方向推動檔案管理發(fā)展。在各個部門的相互配合之下，實現(xiàn)檔案管理的優(yōu)化，展示大數(shù)據(jù)覆蓋面廣、效率高、內(nèi)容豐富的特點。

公開的網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺在文件的管理上可以面向公眾開放。廣大駕駛員可以在平臺上學(xué)習(xí)到相關(guān)的駕駛政策和駕駛知識。提高駕駛水平，提高駕駛的安全性和穩(wěn)定性。

三、使用類的車輛電子檔案

對于車輛的檔案管理，需要借助一定的軟件才能完成數(shù)據(jù)內(nèi)容的分析，提高工作效率。一般而言，簡易的可借助Excel表格工具，復(fù)雜的要借助專門的軟件進(jìn)行分析。

車輛的使用功能是車輛對人們最重要的功能意義。針對一定范圍內(nèi)車輛的使用情況建立檔案有利于規(guī)范車輛的使用。提高車輛的使用效率和使用安全性。現(xiàn)在各單位對于車輛使用的管理方式主要以人工記錄為主。通過記錄簿將車輛的使用情況記錄在冊。建立時間軸，在時間軸的基礎(chǔ)上記錄每天出車的情況。對于特殊情況加以備注和附錄說明，但是這樣的檔案使用效率低，難以對具體的使用時間點和使用情況進(jìn)行快速的查詢。也難以整合數(shù)據(jù)，將車輛的使用頻率，月均差、出車時間計算出來，對車輛使用管理和考核效率低下。

如果利用大數(shù)據(jù)，將手寫記錄改為利用Excel表格整合數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計，及時錄入各種數(shù)據(jù)，如車輛的基本信息、出入時間、加油頻率、投保信息、貸款情況等等。以更長的時間軸為基礎(chǔ)建立數(shù)據(jù)庫，這樣以年、月、日為單位的車輛使用情況都可以清晰記錄，同時也可以運(yùn)用計算機(jī)的功能建立函數(shù)模型，計算相關(guān)均數(shù)，明確掌握駕駛員工作狀態(tài)和駕駛時的工作效率。利用表格收集數(shù)據(jù)，利用計算系統(tǒng)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，一定時間內(nèi)車輛的使用頻率、月均差、出車時間計算速度能夠得到極大的提升。對于車輛使用的管理和考核效率也會得到相應(yīng)的提升。

在對任何數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時，都很難從短時期的數(shù)據(jù)中得到針對某一問題的相關(guān)結(jié)論和說明。當(dāng)以更長的時間跨度如周、月、年為單位進(jìn)行電子數(shù)據(jù)匯總時，能夠?qū)崿F(xiàn)對車輛和駕駛員的直接考核。例如在用油量的數(shù)據(jù)上，日積月累的數(shù)據(jù)能夠?qū)⒏髯缘臅r間路程生成比對表，直觀給出駕駛員業(yè)務(wù)能力的評價結(jié)果，進(jìn)而增加員工的自律性和工作積極性。

同時在使用類檔案中可以通過表格排查時間沖突，安排更合理路線的出車目的地。提高車輛的使用率，優(yōu)化車輛的使用過程。

除此之外，還可以建立人員檔案、駕駛員技術(shù)檔案、行車證、司機(jī)的駕駛特點違章記錄等，都使用Excel表格記錄在案。通過大數(shù)據(jù)能夠得到對駕駛員的評估，也能夠細(xì)化出車過程。對于駕駛員的個人信息掌握合理分配任務(wù)，有利于讓駕駛員受到人文關(guān)懷，提高工作熱情和對單位的歸屬感。

在Excel表格記錄之余，可以建立共享檔案數(shù)據(jù)庫，在系統(tǒng)內(nèi)部形成有效的聯(lián)動作用。形成“車檔合一”的機(jī)制體制。充分發(fā)揮車輛檔案在運(yùn)營期間的作用。在線上檔案庫可以明確各個車輛的使用情況，方便管理，也可以提高調(diào)用效率。

四、健康類的車輛電子檔案

健康類檔案主要指對于車輛定期管理和事故維修的管理。對車輛健康情況的掌握是保證車輛最大化正常運(yùn)行的關(guān)鍵。過去對于車輛的健康管理常常基于保養(yǎng)和維修的發(fā)票憑證，其余皆無書面標(biāo)準(zhǔn)。因此在后期對于車輛健康的管理缺少相關(guān)的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，難以有效查找信息，無論是對于費(fèi)用報銷還是車輛的狀態(tài)掌控，都有很多不方便之處。

在Excel中建立健康檔案，可以掌握汽車的維修信息，也可以實現(xiàn)較長時間內(nèi)的數(shù)據(jù)整合。提高駕駛員使用車輛的安全性，對于車輛運(yùn)行和行駛中有可能出現(xiàn)的安全問題，防患于未然。

這里需要提到的是，對于車輛健康檔案的建立，需要包括車輛的車牌號、送修日期、送修里程、維修地點、維修方信息等數(shù)據(jù)，一一記錄在案。維修出現(xiàn)問題時便于相關(guān)人員對維修企業(yè)追責(zé)。除此之外，對于故障的描述，維修項目的紀(jì)錄，更換的配件名稱數(shù)量以及維修保養(yǎng)金額都需要進(jìn)行詳細(xì)的記錄。將這些數(shù)據(jù)有條不紊地歸納在Excel表格之中，有利于后期的報銷程序，事業(yè)單位的賬目管理。同時在維護(hù)車輛的健康方面有利于直接比對每一臺車輛具體時間內(nèi)的健康問題，為后續(xù)的使用提供更多的便利。哪怕維修出現(xiàn)后續(xù)的問題和故障，也能夠通過記錄在案的維修信息及時翻修或者對維修公司追責(zé)。歸根結(jié)底，是通過大數(shù)據(jù)的檔案對車輛的健康建立了更完善的保障機(jī)制。

采集真實可靠的數(shù)據(jù)，進(jìn)行一車一檔案的使用健康情況管理，有效實現(xiàn)了維修數(shù)據(jù)的聯(lián)結(jié)。除了更直觀掌握車輛的健康情況之外，也能夠?qū)︸{駛員的維修經(jīng)驗進(jìn)行評估分析。了解維修市場價值變化和車輛維修狀況，能避免以維修為由從中貪污牟利的情況出現(xiàn)。

對于車輛的健康情況掌握依然可以通過打造網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)。駕駛者要在每次檢修之后，在平臺上更新車輛的實時健康狀態(tài)，營造良好的車輛檔案管理環(huán)境，提高駕駛者對車輛的管理和養(yǎng)護(hù)，提高自律意識和責(zé)任意識。維持車輛的健康狀態(tài)不僅僅是對駕駛員自身的安全負(fù)責(zé)，同時也是對他人生命安全的一種責(zé)任。因此作為駕駛者，及時查看自己車輛的運(yùn)營狀態(tài)，將狀態(tài)錄入檔案十分重要。與此同時，平臺除了收集信息之外，也可以發(fā)布相關(guān)的安全知識信息，建立有關(guān)知識庫，為駕駛者提供參考。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行管理，提高工作和管理效率，同時增強(qiáng)對駕駛的保障。借助大數(shù)據(jù)建立使用類、健康類、違章類和文件類車輛檔案，同時加以一定創(chuàng)新化的思想，是提升車輛檔案管理水平的重中之重。大數(shù)據(jù)能夠使信息可視化，用信息化技術(shù)管理信息、分析信息，最后得到更科學(xué)的結(jié)論去指導(dǎo)工作的運(yùn)行，才是實現(xiàn)檔案管理可持續(xù)化，以及在管理模式理念創(chuàng)新中與時俱進(jìn)的必經(jīng)之路。