淺談企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)

文/陜西延長石油鉆井工程有限公司 楊曉英

由于近些年國家經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，各企事業(yè)單位的檔案數(shù)量和類型劇增，工作形態(tài)也發(fā)生了變化，所以，對于企事業(yè)單位檔案管理工作的監(jiān)督和指導(dǎo)也越來越重要。但是由于個別企事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理工作認(rèn)識不足、工作人員數(shù)量以及專業(yè)素養(yǎng)缺乏，以及工作職能劃分不清楚等原因，導(dǎo)致檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作難以有效深入開展。要想真正發(fā)揮檔案管理工作的價值，就必須對其嚴(yán)加監(jiān)督和專業(yè)指導(dǎo)，這是提升檔案管理工作的關(guān)鍵手段，也是加速社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

一、企事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)問題

雖然近些年相關(guān)政府部門已逐漸意識到企事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，但對檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作仍十分欠缺。首先，在監(jiān)督工作方面，由于檔案管理工作監(jiān)管制度的不完善，導(dǎo)致某些企事業(yè)單位雖然成立了檔案室，卻存在未創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的問題。對于這樣的檔案室，由于沒有達(dá)到向當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門報備的條件，進(jìn)而導(dǎo)致這些檔案室成為了監(jiān)督與指導(dǎo)的“漏網(wǎng)之魚”。同時，正是由于這些檔案室缺乏專業(yè)的指導(dǎo)，一直難以創(chuàng)等達(dá)標(biāo)，進(jìn)而一直在監(jiān)督指導(dǎo)之外，形成“惡性循環(huán)”。而對于已創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室，由于監(jiān)管工作規(guī)范流程和系統(tǒng)的缺乏，導(dǎo)致上級難以對檔案室的資料進(jìn)行有效監(jiān)管和審查，使監(jiān)督工作難以體現(xiàn)其真正的價值，形同虛設(shè)。其次，在指導(dǎo)工作方面，上級并沒有統(tǒng)一組織安排檔案室的工作人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和指導(dǎo)，只是對企事業(yè)放開少量名額，以自愿報名的方式對部分工作人員進(jìn)行培訓(xùn)；或者通過電話溝通或者社交軟件進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)，導(dǎo)致大部分檔案管理工作人員的綜合職業(yè)素養(yǎng)欠缺。

二、檔案管理業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)工作出現(xiàn)問題的原因

（一）從事企事業(yè)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)的工作人員缺乏。以廣西的政府檔案管理工作系統(tǒng)為例，據(jù)筆者通過官方數(shù)據(jù)了解，現(xiàn)階段整個廣西自治區(qū)檔案局的編制僅有82個?？上攵?jǐn)偟矫總€市能有多少個專業(yè)的檔案工作人員，更不要說從事檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的工作人員，更是屈指可數(shù)。再加之隨著社會的進(jìn)步，各種新型檔案隨之衍生出來，檔案的數(shù)量和類型倍增，給本就緊缺的檔案工作人員增加了許多工作量，使工作人員壓力劇增，應(yīng)接不暇，從而增加了檔案管理和指導(dǎo)工作出現(xiàn)問題的幾率，導(dǎo)致檔案管理與指導(dǎo)工作水平低下。

（二）檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作“管轄”界限不明確。我國政府各級檔案部門均設(shè)有檔案政策法規(guī)監(jiān)督部門和業(yè)務(wù)部門，兩個部門均秉承提升檔案室管理工作水平的工作目標(biāo)，通過不同的工作形式分別對檔案室的工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。但是，由于相關(guān)制度要求并不完善，使得檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作有很多“管轄”界限不明確的地方，這就導(dǎo)致有些地方部門由于缺乏專業(yè)的工作素質(zhì)，進(jìn)而將監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作“合二為一”，甚至于二者工作完全脫節(jié)，使得檔案管理業(yè)務(wù)的監(jiān)督工作與管理工作容易變成“形式主義”，工作本身的意義難以得以體現(xiàn)。

（三）從事企事業(yè)檔案管理的工作人員缺乏。許多地區(qū)檔案局系統(tǒng)編制的人員十分緊缺，這不僅導(dǎo)致檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作專業(yè)人員缺乏，同時也使得從事企事業(yè)檔案管理的工作人員非常緊缺。同時，由于國家對于企事業(yè)檔案室成立并沒有明確的要求，再加之各企事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，這就導(dǎo)致許多企事業(yè)檔案室的工作人員數(shù)量和工作素養(yǎng)都未達(dá)到相應(yīng)的要求，進(jìn)而導(dǎo)致檔案室工作的效率和質(zhì)量低下，增加了監(jiān)督和指導(dǎo)工作的難度；甚至于有些企事業(yè)單位沒有成立檔案室，這些企事業(yè)單位檔案監(jiān)督和指導(dǎo)工作完全無法展開。監(jiān)督與指導(dǎo)工作的缺失，可能造成政府部門的檔案資料出現(xiàn)錯誤甚至于缺失的問題，嚴(yán)重影響了社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

三、企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的實施建議

（一）完善企事業(yè)單位檔案室工作的相關(guān)制度。想要使企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與管理工作得以有效深入開展，完善檔案工作相關(guān)制度、明確檔案管理各項工作要求是基礎(chǔ)。國家檔案局須出臺一系列政策，對于企事業(yè)單位成立檔案室的要求進(jìn)行明確規(guī)定：哪些企事業(yè)單位必須成立檔案室；檔案室工作人員的數(shù)量至少有多少，必須達(dá)到何種職業(yè)水平；檔案室的各項工作內(nèi)容和要求分別是什么等等。除此之外，對于企事業(yè)單位成立檔案室的流程也要細(xì)化，規(guī)范檔案室成立的申請報備流程。只有對企事業(yè)單位檔案管理工作做出明確規(guī)范，才能減輕檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的難度。同時，除了完善檔案管理工作的相關(guān)制度，對于檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作也要做明確的要求。比如，對于已經(jīng)創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室工作要定期嚴(yán)格監(jiān)督，保證企事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率；并且針對檔案室工作出現(xiàn)的問題，邀請專家進(jìn)行專業(yè)的工作指導(dǎo)，使檔案管理工作擺脫現(xiàn)有瓶頸，實現(xiàn)工作水平的進(jìn)一步提升。再比如，對于還未創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室或者還未成立檔案室的企事業(yè)單位，應(yīng)當(dāng)定期進(jìn)行檔案管理工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提升領(lǐng)導(dǎo)層對檔案管理工作重要性的意識以及檔案管理工作人員的工作水平，進(jìn)而鼓勵和推進(jìn)各企事業(yè)單位積極成立創(chuàng)等達(dá)標(biāo)的檔案室，全面推進(jìn)各企事業(yè)單位的檔案管理工作水平。

（二）對檔案監(jiān)督工作與指導(dǎo)工作做明確劃分。既然國家檔案局對于各企事業(yè)單位檔案監(jiān)督與管理工作專門成立了檔案政策法規(guī)監(jiān)督部門和業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門，就必須對各部門各自的工作范圍和要求做明確的規(guī)定，杜絕二者工作重疊甚至脫離。對于檔案的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，國家層面應(yīng)制定一套統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，并對兩個部門的工作范圍做明確的劃分，使各部門工作人員在自己崗位上各司其職，保證工作效率和質(zhì)量的最大化。為使檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作水平的進(jìn)一步提升，防止兩個部門工作間出現(xiàn)脫節(jié)，監(jiān)督部門與業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門應(yīng)加強(qiáng)部門間的溝通交流，對雙方部門的工作需求和內(nèi)容做進(jìn)一步的了解，互相促進(jìn)，互相幫助，攜手全面促進(jìn)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的水平。

（三）擴(kuò)充企事業(yè)檔案室相關(guān)工作人員數(shù)量。檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作難以有效推進(jìn)，其中很大一個問題就是企事業(yè)單位檔案管理工作人員以及監(jiān)督和指導(dǎo)工作人員十分緊缺。相關(guān)工作人員緊缺，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案工作人員工作量和工作壓力巨大，工作效率和工作質(zhì)量難以得到保障。所以，為有效提升檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的水平，從國家層面應(yīng)擴(kuò)充對于各企事業(yè)檔案室工作人員的招聘數(shù)量，各市縣增加檔案局系統(tǒng)的編制，提升檔案局系統(tǒng)人員的待遇，鼓勵更多專業(yè)人士加入檔案室工作，進(jìn)而緩解檔案管理工作以及監(jiān)督指導(dǎo)工作的壓力。

（四）提升企事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。檔案監(jiān)督指導(dǎo)是針對各企事業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)的一項工作，所以，想要確保檔案管理監(jiān)督與指導(dǎo)工作高效開展，緩解當(dāng)前監(jiān)督指導(dǎo)工作的壓力，提升企事業(yè)單位檔案管理工作水平十分關(guān)鍵。而在其中，檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理工作的質(zhì)量起著決定性的作用，故各級檔案行政部門須采取一系列的措施對檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升。首先，檔案行政部門每年可以針對所有企事業(yè)單位的檔案室定期組織一些專業(yè)培訓(xùn)，對檔案管理人員尤其是新進(jìn)的工作人員進(jìn)行統(tǒng)一培訓(xùn)；同時，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢，檔案行政部門可以邀請一些專家通過上網(wǎng)課的形式對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，工作人員在辦公室就能學(xué)習(xí)。其次，可以在網(wǎng)絡(luò)上搜集匯總專業(yè)的檔案管理知識和課程上傳到統(tǒng)一的檔案管理學(xué)習(xí)網(wǎng)站，供檔案管理工作人員自主選擇學(xué)習(xí)，再輔以相應(yīng)的學(xué)習(xí)考評制度，比如對每個月的學(xué)習(xí)課時做明確要求，促進(jìn)工作人員學(xué)習(xí)的積極性。最后，基于網(wǎng)絡(luò)平臺的社交性，行政部門可建立微信學(xué)習(xí)群或者QQ學(xué)習(xí)群，還可以邀請相關(guān)專家參與，讓工作人員間以及工作人員與專家間針對檔案管理工作方面的問題進(jìn)行實時溝通交流，及時解決工作上的難題，進(jìn)而促進(jìn)檔案管理的全面進(jìn)步。

（五）加強(qiáng)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的專業(yè)培訓(xùn)。由于社會的進(jìn)步以及國家經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企事業(yè)單位的檔案資料數(shù)量和類型越來越多，檔案管理工作越來越繁瑣。所以，想要對日益復(fù)雜的檔案管理工作進(jìn)行有效的監(jiān)督和指導(dǎo)，檔案行政管理部門必須對監(jiān)督部門以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門的工作人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。首先，在監(jiān)督與指導(dǎo)工作人員的聘用方面要嚴(yán)格要求，保證工作人員至少具有一定的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)專業(yè)知識和經(jīng)驗。其次，在工作人員正式進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)工作之前，檔案行政部門須對其做專業(yè)的培訓(xùn)，讓相應(yīng)的工作人員對于各事業(yè)單位檔案資料類型、工作情況以及自己部門的職能范圍和要求做詳細(xì)的了解，保證檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的有效性。最后，在剛開始正式進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)工作時，檔案行政部門可邀請專家一起指導(dǎo)工作，這樣不僅能使監(jiān)督指導(dǎo)工作得到專業(yè)支持，同時也能讓工作人員及時發(fā)現(xiàn)工作上的不足進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)而使檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作更加符合行業(yè)要求，全面推進(jìn)檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作的深入開展。

四、結(jié)語

總之，隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的檔案管理工作發(fā)揮出越來越重要的作用，而其中的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作顯得相當(dāng)重要。雖然目前企事業(yè)單位的檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作仍存在許多問題，但只要各級檔案行政部門完善相關(guān)制度，對監(jiān)督與指導(dǎo)工作進(jìn)行明確的劃分，對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)的指導(dǎo)，檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作水平就會逐步得到提升。