新時(shí)期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的研究

文/濟(jì)寧市精神病防治院財(cái)務(wù)部 鐘成

隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，我國很多領(lǐng)域在發(fā)展過程中不斷進(jìn)行改革和創(chuàng)新，以滿足當(dāng)前新時(shí)期背景下對各個(gè)行業(yè)提出的發(fā)展要求。醫(yī)院作為我國各大城市建設(shè)和發(fā)展過程中非常重要的公共基礎(chǔ)設(shè)施之一，不僅能夠?qū)θ藗兊娜粘Ｉ町a(chǎn)生影響，而且還會(huì)影響一個(gè)城市的運(yùn)營和發(fā)展。由此可以看出，醫(yī)院對于整個(gè)城市以及經(jīng)濟(jì)的發(fā)展具有非常重要的作用。同時(shí)，新時(shí)期背景下，人們?nèi)粘Ｉ钯|(zhì)量和水平不斷提升，促使人們對于醫(yī)院提出的要求越來越多樣化，醫(yī)院在發(fā)展過程中，需要正確面對市場競爭環(huán)境。醫(yī)院在運(yùn)營和發(fā)展過程中，由于其本身的特殊性，導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部管理、運(yùn)營以及發(fā)展過程中，涉及的檔案資料、數(shù)據(jù)信息非常多，這些檔案如果無法實(shí)現(xiàn)有效管理，勢必會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的部分工作無法實(shí)現(xiàn)有效推進(jìn)和落實(shí)。同時(shí)，也無法實(shí)現(xiàn)對人員的有效管理，過去在對文書檔案進(jìn)行管理時(shí)，更多的是以紙質(zhì)的方式進(jìn)行管理。這種方式不僅工作量非常大，而且在日常的查詢、搜集以及保存等各個(gè)環(huán)節(jié)都存在很多問題，尤其進(jìn)入新時(shí)期，隨著科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)和應(yīng)用，這種老舊的文書檔案管理方式逐漸被淘汰。醫(yī)院文書檔案管理工作在當(dāng)前新時(shí)期背景下有序開展，不僅能夠提高文書檔案的管理質(zhì)量，而且還能夠?yàn)獒t(yī)院的未來可持續(xù)發(fā)展提供保障。

一、文書檔案對于醫(yī)院日常管理和運(yùn)營的重要性

（一）醫(yī)院內(nèi)部管理工作的考查憑據(jù)。醫(yī)院在日常運(yùn)營和管理工作開展過程中，由于涉及的環(huán)節(jié)比較多，同時(shí)需要控制和管理的數(shù)據(jù)信息資源量非常大。開展醫(yī)院文書檔案管理工作時(shí)，其主要作用是對醫(yī)院內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)對應(yīng)的相關(guān)數(shù)據(jù)、信息、檔案等進(jìn)行有針對性地搜集、整合和利用，其中還涉及各種不同類型的規(guī)章制度等。在與醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作在其中具有非常重要的作用，尤其是各種不同類型行政事務(wù)在處理過程中，需要依靠文書檔案中的相關(guān)內(nèi)容作為最基本的憑據(jù)，保證管理、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等各個(gè)環(huán)節(jié)工作的有序開展。也就是可以將文書檔案作為最基本的依據(jù)，實(shí)現(xiàn)對各種不同類型問題的有效處理，這樣有利于保證醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作順利開展。

（二）領(lǐng)導(dǎo)決策的參考依據(jù)。文書檔案管理一直以來都是醫(yī)院日常運(yùn)營和發(fā)展過程中非常重要的一部分，文書檔案的管理質(zhì)量，將會(huì)直接影響到文書檔案的真實(shí)性和有效性，同時(shí)還會(huì)影響到文書檔案的使用效果。醫(yī)院各個(gè)科室的負(fù)責(zé)人、各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)人員以及管理層，在對各項(xiàng)工作進(jìn)行決策時(shí)，為了保證決策的有效性和科學(xué)性，通常都需要借助文書檔案來實(shí)現(xiàn)。也就是說，文書檔案在實(shí)踐中，可以為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供有效的依據(jù)。由于文書檔案管理過程中，涉及的內(nèi)容非常多，甚至還會(huì)包括一些事件的具體處理過程、結(jié)果以及對應(yīng)的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等。與此同時(shí)，文書檔案中最重要的信息內(nèi)容就是各種醫(yī)療治療方案、各個(gè)科室的管理信息以及相關(guān)制度體系等。這些信息大多數(shù)經(jīng)過實(shí)踐操作之后總結(jié)得出，所以對于領(lǐng)導(dǎo)現(xiàn)階段以及未來的決策，能夠起到良好的輔助幫助。管理層在對各種不同類型的制度以及決策進(jìn)行落實(shí)時(shí)，可以參考相關(guān)文書檔案的內(nèi)容，這樣不僅能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)決策的合理性和科學(xué)性提供保證，而且還能夠?yàn)獒t(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)工作的有序開展打下良好基礎(chǔ)。

（三）宣傳教育的生動(dòng)素材。開展醫(yī)院文書檔案管理工作時(shí)，由于涉及面比較廣，涉及的信息要素比較多，甚至還會(huì)涉及醫(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程。由此可以看出，現(xiàn)有的文書檔案資料不僅具有歷史性的特征，而且還能夠體現(xiàn)出直觀性的特點(diǎn)。這對于現(xiàn)階段以及未來醫(yī)院內(nèi)部的宣傳教育活動(dòng)開展而言，具有實(shí)質(zhì)性意義。通過對醫(yī)院文書檔案科學(xué)合理的應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)各種活動(dòng)的舉辦和實(shí)施，同時(shí)還可以根據(jù)文書檔案中的記載內(nèi)容，對醫(yī)院的歷史有更加深入的了解和認(rèn)識。通過這種方式在其中的合理應(yīng)用，能夠?qū)︶t(yī)院的整個(gè)發(fā)展歷程進(jìn)行詳細(xì)的介紹和分析，而且還能夠促使廣大人民群眾對醫(yī)院的認(rèn)識不斷深入，可以在人們的心目中樹立起良好的形象。

二、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點(diǎn)

（一）規(guī)范性。醫(yī)院文書檔案管理工作在具體開展過程中，必須要體現(xiàn)出規(guī)范性的管理特征。規(guī)范性的管理，其主要是指在日常管理工作開展過程中，必須要嚴(yán)格遵守現(xiàn)有的法律法規(guī)，同時(shí)還要根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)階段的經(jīng)營發(fā)展現(xiàn)狀，制定符合實(shí)際要求的規(guī)范化管理制度。在實(shí)踐中，保證該制度能夠真正有效落到實(shí)處，這樣才能夠?qū)⑨t(yī)院文書檔案管理的合規(guī)性特征充分發(fā)揮出來，對醫(yī)院文書檔案管理工作的有序開展具有非常重要的意義。在與醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，管理過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都必須要嚴(yán)格按照規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的流程來實(shí)施，這樣才能夠?yàn)獒t(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升提供有效保證。在對文書檔案進(jìn)行管理、立卷以及查詢和使用等各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行操作時(shí)，必須要遵循規(guī)范化的基本原則。比如，在對醫(yī)院內(nèi)部的文書資料進(jìn)行鑒定時(shí)，不僅要對現(xiàn)有的文書檔案資源是否具有真實(shí)性進(jìn)行鑒定和分析，而且還需要對這些文書檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒定。根據(jù)最終的鑒定結(jié)果，需要對這些文檔信息進(jìn)行合理的劃分，一般在劃分時(shí)，需要根據(jù)不同年限對其進(jìn)行標(biāo)注，比如永久、30年、10年等期限作為劃分的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外，在對文書檔案進(jìn)行編目時(shí)，必須要根據(jù)現(xiàn)有的規(guī)定和要求，將“件”作為基本的數(shù)量單位，對各種不同類型的文書檔案進(jìn)行標(biāo)引、組織以及目錄編制等。由此可以看出，在實(shí)踐中，必須要保證文書檔案管理工作的規(guī)范化開展，這樣才能夠?yàn)槲臅鴻n案鑒定結(jié)果的真實(shí)性和有效性提供保證。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化。文書檔案管理工作是醫(yī)院日常運(yùn)營和發(fā)展過程中非常重要的一部分，文書檔案的管理效果，將會(huì)直接影響到醫(yī)院內(nèi)部很多工作的開展。所以，醫(yī)院必須要意識到文書檔案管理工作的重要性，同時(shí)還要根據(jù)現(xiàn)狀，從多個(gè)環(huán)節(jié)和角度出發(fā)，為文書檔案管理質(zhì)量的提升提供保證。與此同時(shí)，由于醫(yī)院內(nèi)部涉及的文書檔案內(nèi)容具有一定的特殊性，所以必須要保證文書檔案管理工作在開展過程中的標(biāo)準(zhǔn)化。也就是所有相關(guān)工作的開展和實(shí)施，必須要嚴(yán)格按照文書檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行，這樣做的根本目的是為了保證文書檔案管理水平的有效提升。醫(yī)院本身具有一定的特殊性，所以與其相關(guān)的文書檔案管理工作在開展時(shí)，必須要嚴(yán)格按照規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求進(jìn)行，這樣不僅是對各種不同類型文書檔案資料進(jìn)行搜集和利用，還在查詢和保存等各個(gè)方面，保證文書檔案整體利用率的有效提升。所以，與醫(yī)院文書檔案管理相關(guān)的制度、體系在制定以及完善過程中，必須要保證整個(gè)實(shí)施過程的標(biāo)準(zhǔn)化。比如，“立卷”這一環(huán)節(jié)在具體實(shí)施過程中，必須要按照“機(jī)關(guān)文件資料歸檔的范圍”等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)施。這樣做的根本目的是為了最大限度保證醫(yī)院內(nèi)部文書檔案立卷工作在開展過程中的標(biāo)準(zhǔn)化，同時(shí)還能夠保證醫(yī)院文書檔案管理工作現(xiàn)代化水平的有效提升。除此之外，在整個(gè)文書檔案管理流程方面，也要體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化的特征。也就是醫(yī)院文書檔案管理工作在具體開展過程中，必須要保證文書檔案資料的收集、立卷等各個(gè)過程都具有標(biāo)準(zhǔn)化特征，同時(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作都能夠達(dá)到對應(yīng)環(huán)節(jié)提出的標(biāo)準(zhǔn)化要求。

三、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理存在的問題

（一）醫(yī)院文書檔案管理思想意識薄弱。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷快速發(fā)展，各個(gè)行業(yè)的整體發(fā)展形勢有了明顯的變化，無論是在日常經(jīng)營管理還是在面對市場激烈競爭環(huán)境時(shí)，都需要與當(dāng)前新時(shí)期的發(fā)展要求進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠?qū)崿F(xiàn)新時(shí)期背景下的穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。對于醫(yī)院而言也是如此，雖然醫(yī)院具有一定特殊性、公益性以及公共性，但是醫(yī)院相互之間也存在著一定的競爭。醫(yī)院要想在市場中占據(jù)一定的份額，實(shí)現(xiàn)自身經(jīng)濟(jì)效益的有效增長，就必須要將文書檔案管理工作的作用和價(jià)值充分發(fā)揮出來，這對醫(yī)院的整體發(fā)展具有實(shí)質(zhì)性意義。但是在與醫(yī)院文書檔案管理工作的開展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)文書檔案管理工作的具體實(shí)施情況并不是很理想，同時(shí)很多方面存在問題，導(dǎo)致管理水平一直無法實(shí)現(xiàn)有效提升。與此同時(shí)，文書檔案管理工作對于醫(yī)院的日常運(yùn)營和發(fā)展而言，并不能在其中產(chǎn)生出直接的經(jīng)濟(jì)效益，同時(shí)文書檔案管理工作過于瑣碎，涉及的環(huán)節(jié)和影響因素非常多，所以在短時(shí)間也無法看到可觀的成效。久而久之，醫(yī)院對于文書檔案管理工作的重視程度就會(huì)越來越低，文書檔案管理工作根本無法真正有效落到實(shí)處，醫(yī)院從上到下對文書檔案管理工作的重視程度都不是很高，整體管理意識相對比較淡薄。文書檔案管理工作人員由于受到這種大環(huán)境的影響，自身處于非常邊緣的位置，不僅崗位業(yè)績得不到重視，而且自我學(xué)習(xí)、自我提升意識也相對比較低，所以根本沒有認(rèn)識到醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理工作的重要性。這樣不僅會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理工作很難在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)有序開展，而且對醫(yī)院的整體發(fā)展也會(huì)造成嚴(yán)重的阻礙影響。

（二）缺乏完善的規(guī)章制度。任何一項(xiàng)管理工作在具體開展過程中，要想在實(shí)踐中取得良好的管理效果，必須要保證相關(guān)制度科學(xué)合理地制定和落實(shí)，同時(shí)還要保證在實(shí)踐中對現(xiàn)有制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化，這樣才能夠?qū)⒃撝贫仍趹?yīng)用時(shí)的作用和價(jià)值發(fā)揮出來。但是在與醫(yī)院文書檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合分析時(shí)，發(fā)現(xiàn)相關(guān)管理制度的制定和落實(shí)仍然存在很多問題。首先，現(xiàn)有的制度缺乏科學(xué)性和合理性，導(dǎo)致制度在實(shí)際應(yīng)用過程中的作用和價(jià)值無法真正有效落到實(shí)處。其次，并沒有根據(jù)醫(yī)院的管理和發(fā)展現(xiàn)狀，對文書檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的構(gòu)建，所以整個(gè)管理工作在開展過程中，不能夠明確實(shí)現(xiàn)崗位分工，同時(shí)也沒有實(shí)現(xiàn)與網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的有效結(jié)合，最終導(dǎo)致文書檔案管理工作質(zhì)量和效率無法滿足醫(yī)院在新時(shí)期提出的個(gè)性化要求。

四、新時(shí)期醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升措施

（一）強(qiáng)化醫(yī)院對文書檔案管理的重視程度。新時(shí)期，醫(yī)院文書檔案管理工作在開展時(shí)的整體效果并不是很理想，主要原因是由于醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)對該工作缺乏重視，醫(yī)院內(nèi)部人員對文書檔案管理的意識淡薄，這樣就很難實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作的有序開展。因此，要想在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的提升，就必須要根據(jù)實(shí)際情況，提高醫(yī)院各個(gè)部門、管理層對文書檔案管理工作的重視程度。只有領(lǐng)導(dǎo)重視，才能夠?qū)崿F(xiàn)該工作的有序推進(jìn)，同時(shí)還可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的依據(jù)。與此同時(shí)，要將文書檔案管理工作的帶頭作用真正落到實(shí)處，體現(xiàn)在各個(gè)環(huán)節(jié)中，這樣做的根本目的是為了營造良好的環(huán)境，保證文書檔案管理工作的有序開展。同時(shí)，還能夠在實(shí)踐中，保證人員在參與文書檔案管理工作時(shí)的積極性和主動(dòng)性得到有效提升。除此之外，還要在實(shí)踐中不斷加強(qiáng)對文書檔案管理工作的宣傳力度，這樣不僅能夠讓醫(yī)院內(nèi)部更多的人員對文書檔案管理工作有正確的認(rèn)識和了解，而且還能夠?qū)ζ渌藛T起到良好的激勵(lì)作用。由于醫(yī)院具有一定的特殊性，所以醫(yī)院文書檔案管理人員在工作中，必須要清晰認(rèn)識自己的職能作用，將自己的職責(zé)和義務(wù)真正有效落到實(shí)處。在保證可以實(shí)現(xiàn)文書檔案管理工作廣泛宣傳的基礎(chǔ)上，能夠在實(shí)踐中嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)國家的相關(guān)制度和條例，保證各項(xiàng)政策在實(shí)踐中有效落實(shí)。

（二）完善文書檔案管理制度。要想保證醫(yī)院文書檔案管理工作的有序開展，同時(shí)還要保證文書檔案管理工作的質(zhì)量和水平得到有效提升，必須要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，對符合實(shí)際要求的文書檔案管理制度進(jìn)行科學(xué)合理的構(gòu)建和落實(shí)，同時(shí)還要在實(shí)踐中針對該制度進(jìn)行不斷完善和優(yōu)化。這樣不僅能夠在實(shí)踐中實(shí)現(xiàn)該制度的有效落實(shí)，而且還能夠保證文書檔案管理工作在開展時(shí)具有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的特征。在對該制度進(jìn)行完善和優(yōu)化時(shí)，要將國家的相關(guān)政策和規(guī)章制度作為基礎(chǔ)，同時(shí)還要與醫(yī)院內(nèi)部的運(yùn)營、發(fā)展現(xiàn)狀進(jìn)行結(jié)合，這樣才能夠保證文書檔案管理制度的科學(xué)性和合理性。通過該制度在實(shí)踐中的有效落實(shí)，保證文書檔案管理工作在開展時(shí)，有相關(guān)依據(jù)作為支持。除此之外，還要保證與該制度相配套的考核激勵(lì)制度能夠在實(shí)踐中得到有效的構(gòu)建和落實(shí)。該制度制定和實(shí)施的主要目的就是為了將現(xiàn)有的工作任務(wù)全部進(jìn)行細(xì)致劃分，保證各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)工作任務(wù)能夠落實(shí)到各個(gè)部門以及對應(yīng)的個(gè)人身上。將最終的考核評價(jià)結(jié)果與個(gè)人薪資、福利待遇等進(jìn)行一定的聯(lián)系，這樣不僅能夠?qū)⒓?lì)制度的作用最大化發(fā)揮出來，而且還能夠?qū)崿F(xiàn)對人員良好的約束和管理。

五、結(jié)語

文書檔案管理工作是醫(yī)院日常運(yùn)作和發(fā)展過程中非常重要的一部分，尤其是在新時(shí)期背景下，對醫(yī)院的發(fā)展要求越來越高。醫(yī)院必須要意識到文書檔案管理工作的重要性，對相關(guān)的管理制度進(jìn)行完善和優(yōu)化，同時(shí)還要保證相關(guān)人員綜合素質(zhì)、專業(yè)技能水平的有效提升。這樣不僅能夠保證醫(yī)院內(nèi)部文書檔案管理工作的有序開展，而且還能夠保證文書檔案管理的質(zhì)量，為醫(yī)院的各項(xiàng)決策提供準(zhǔn)確有效的支持，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。