提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

文/淄博市第五人民醫(yī)院 張晴

隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位最大的變化就是檔案數(shù)量的驟增。檔案是傳達信息的重要媒介，在單位組織結構中具有十分重要的影響。從當前發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位的檔案管理工作成為衡量事業(yè)單位工作效率和實際運轉效果的重要指標，尤其是對于部分具有高系統(tǒng)性和綜合性的事業(yè)單位而言，檔案管理的信息化建設工作不僅要保存具有珍貴價值的檔案資料，也成為記錄工作過程的重要內(nèi)容。為此，事業(yè)單位在實際發(fā)展中要重視檔案管理工作的信息化建設，切實提升事業(yè)單位的檔案管理能力和管理水平，從而實現(xiàn)事業(yè)單位的未來可持續(xù)發(fā)展。

一、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意義

（一）實現(xiàn)信息化檢索。在當前信息化發(fā)展的大背景下，能否結合信息技術手段快速尋找有價值的信息內(nèi)容已經(jīng)成為制約事業(yè)單位發(fā)展的主要因素。在信息化時代，提升信息檢索的能力，不僅能夠有效提升事業(yè)單位的實際工作能力和工作效果，還能從根本上提升事業(yè)單位的檔案管理質量。從傳統(tǒng)形式來看，檔案管理工作中的數(shù)據(jù)信息檢索過程存在一定的效率問題，因此結合現(xiàn)代信息化的管理方式能夠最大化提升檔案檢索的效率和工作能力。從整體性的角度分析來看，信息化檔案管理更多的是在數(shù)字化管理的模式下，結合電力設備和媒體來開展數(shù)據(jù)檢索基本工作，方便工作人員結合自身需求查找相應的數(shù)據(jù)信息。另外，可以快速查找出全部符合條件的信息，依靠現(xiàn)代計算機系統(tǒng)，計算數(shù)據(jù)信息的檢索速度，能以最快的速度為使用者提供相關數(shù)據(jù)信息，從而提高數(shù)據(jù)的使用效率。

（二）優(yōu)化檔案存儲環(huán)境。就我國當前事業(yè)單位的檔案管理工作來說，檔案管理的主要對象仍然是紙質資料檔案，在資料存儲過程和實際檔案管理工作中仍然存在一定的難度。但隨著時代的逐漸發(fā)展，信息化建設理念的出現(xiàn)對事業(yè)單位的改革和創(chuàng)新提出了更高的要求，電子檔案信息的錄入能夠有效節(jié)省工作人員的工作時間，減少工作量，最大化提升工作能力和工作效率。信息化檔案資料的管理模式改善了傳統(tǒng)工作中對紙質資料的依賴性，減少了外界環(huán)境因素對紙質材料的現(xiàn)實影響，擴展了存儲的空間，節(jié)省了紙質資料的存儲成本。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）缺乏專業(yè)的管理人才。專業(yè)化人才是提升檔案管理能力，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設的關鍵。只有工作人員都具備了專業(yè)知識儲備和專業(yè)技能，才能切實提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設程度，提升整體的工作效率與工作水平。但是從當前事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀分析來看，信息化人才整體處于匱乏狀態(tài)。究其主要原因，有如下幾點：首先，事業(yè)單位自身的人才招聘過程受到限制，在現(xiàn)有編制名額與內(nèi)部人員的基礎上，難以增加事業(yè)編制，無法培養(yǎng)各類信息化建設人才；其次，當前大部分事業(yè)單位以紙質檔案管理工作為主，檔案管理人員的信息化能力和整體水平偏低，雖然事業(yè)單位自身能夠相應提出改革和創(chuàng)新的觀點，但是工作人員的能力不高，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

（二）檔案管理信息化硬件設施不足。硬件設施主要是指信息化建設過程中，事業(yè)單位實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理工作的硬件保障。主要包括數(shù)據(jù)化的各項設備儀器，這是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設與發(fā)展的標準。但是從當前事業(yè)單位實際建設狀況來看，單位內(nèi)部的資金匱乏，難以保障充足的資金直接應用于檔案管理硬件設施及建設方面，導致自身的信息化檔案管理設備采購資金不足，現(xiàn)有的設備儀器難以滿足現(xiàn)代化管理的具體要求。

三、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略

（一）提升事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)技能。專業(yè)技術人員是開展檔案管理信息化的重要因素，只有不斷提升專業(yè)人員的綜合素質水平，加強專業(yè)技能的體現(xiàn)，才能真正推動我國事業(yè)單位檔案管理信息化建設與發(fā)展。首先，針對紙質檔案存儲和習慣而言，事業(yè)單位要加大培訓力度，提升工作人員的現(xiàn)有認知，幫助工作人員掌握基礎的信息化操作技能，從而全面提升工作人員的信息技術水平；其次，事業(yè)單位要提升招聘門檻，制定更加嚴格的招聘要求，積極吸納外界先進技術性人才對檔案管理工作進行創(chuàng)新，提升事業(yè)單位內(nèi)部的人力資源潛力，加強人才儲備，從而有效適應未來激烈的市場競爭和發(fā)展模式；最后，要重視對事業(yè)單位檔案管理人員的綜合技術考核，改善工作人員在專業(yè)知識和工作技巧方面存在的缺陷，結合實際工作狀況給予針對性評價。在事業(yè)單位內(nèi)部形成更加完善的獎懲制度，全面激發(fā)工作人員的工作熱情和工作積極性，從宏觀角度加強檔案管理的信息化建設水平。

（二）建立完善的事業(yè)單位檔案管理信息化標準。從當前發(fā)展形勢來看，事業(yè)單位的檔案管理工作仍然處于初級建設階段，領導能對檔案管理的相關工作予以足夠的重視，但是實際改革效果不明顯，仍然存在各種實質性的問題。為了有效改善當前這種工作現(xiàn)狀，事業(yè)單位的檔案管理工作需要從信息化建設的角度實現(xiàn)創(chuàng)新，推行統(tǒng)一的工作標準，建設規(guī)范化的制度與體系。從現(xiàn)有事業(yè)單位的發(fā)展形勢來看，地方政府和有關部門應當建設更加完善的檔案管理制度，推行統(tǒng)一的標準，以此來實現(xiàn)信息化建設對事業(yè)單位的實質性影響。就事業(yè)單位的檔案管理錄入方式、文字標識和格式等進行具體規(guī)定，從而為事業(yè)單位的高效性信息檢索做好充分的準備。對檔案管理工作的信息化建設而言，要結合計算機硬件和軟件兩方面的開發(fā)，規(guī)范電子文檔的數(shù)據(jù)信息，為檔案資料的數(shù)據(jù)信息庫備份做好規(guī)范，因此來實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的統(tǒng)一化管理，逐步實現(xiàn)檔案資料的電子信息共享，綜合性提升檔案管理的信息化能力和水平。

（三）樹立積極向前的思想工作觀念。在新形勢下，事業(yè)單位的檔案管理工作除了要做好技術方面的創(chuàng)新外，還要對工作人員的意識進行培養(yǎng)。增強相關領導和工作人員的檔案管理意識，不僅能有效推動事業(yè)單位的發(fā)展與進步，還能切實保障檔案管理信息化建設工作的效率，推動信息檔案電子化的發(fā)展進程。通過這種方式促進傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理手段發(fā)生巨大的改變，提升管理工作效果，在信息檢索和檔案資料的查詢中也提供了一定的便捷性。針對人員思想工作觀念的培養(yǎng)而言，事業(yè)單位的各級領導要注重自身言行，結合檔案管理相關的制度和標準，不得隨意翻看檔案資料，也不能任意調(diào)用各類檔案信息，有效保障信息安全。

（四）重視信息化安全管理。在信息化發(fā)展背景下，信息資源更加方便存儲，讀取過程更加便捷。但正是這種信息資源的優(yōu)勢，在實際工作中檔案管理本身會面臨一定的安全隱患，一旦事業(yè)單位遭受嚴重的網(wǎng)絡攻擊，就會出現(xiàn)檔案信息資料的丟失，給事業(yè)單位的實際運轉帶來巨大的危害。為了避免此類現(xiàn)象的發(fā)生，事業(yè)單位要重視檔案信息化建設階段的安全性，提升工作人員的安全意識，重點開展網(wǎng)絡環(huán)境的優(yōu)化，對檔案數(shù)字資源予以保護。首先，基于網(wǎng)絡自身存在的開放性特點，檔案信息資源面臨著巨大的丟失和盜取危機，事業(yè)單位的檔案資料本身就屬于機密性較高的文件，在檔案管理系統(tǒng)建設階段需要做好工作人員的身份識別，結合不同員工的身份來開放特定的系統(tǒng)權限。通過權限的設定與加密設置等安全措施的應用，有效保障檔案資料的實際存儲和使用安全，切實提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的安全性和穩(wěn)定性；其次，事業(yè)單位內(nèi)部要實現(xiàn)計算機控制系統(tǒng)的建設，加強網(wǎng)絡安全管理，對檔案的內(nèi)容予以嚴格把控，定期開展計算機病毒的查殺，及時消除潛在的安全隱患。再次，事業(yè)單位還要定期進行殺毒軟件的更新，及時更新病毒庫，從不同方面做好預防措施。結合國家檔案管理信息化建設的相關標準，加強硬件設施建設，防止檔案出現(xiàn)毀損的情況，提升檔案管理的可靠性和安全性。

四、結語

綜上所述，在信息技術飛速發(fā)展的今天，事業(yè)單位檔案管理迫切需要改革和創(chuàng)新。加強事業(yè)單位檔案管理的信息化建設已經(jīng)成為主流發(fā)展趨勢，是事業(yè)單位實現(xiàn)轉型的重要工作內(nèi)容。從現(xiàn)實角度看，事業(yè)單位要對檔案管理的信息化建設工作予以高度的重視，立足于長期建設和宏觀角度實現(xiàn)檔案管理，切實提升管理人員的工作能力和專業(yè)水平，以此來實現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。