論國有企業(yè)檔案管理信息化建設

文/陜西延長石油機械裝備制造有限公司 甄永芳

當前階段，國有企業(yè)開始了全面轉(zhuǎn)型與升級工作。國企的檔案管理信息化建設成為整個企業(yè)工作的核心任務和主要內(nèi)容。眾所周知，國企在日常的業(yè)務往來與各項工作中必然會產(chǎn)生諸多重要的電子文件以及各種資料，倘若這些重要文件和資料無法獲得系統(tǒng)化的管理和保存，那么便無法發(fā)揮應有作用。鑒于此，創(chuàng)建科學化的國企檔案信息化管理系統(tǒng)已經(jīng)成為國企檔案管理工作的當務之急，也成為擺在國企管理層面前煩冗的工作“重難點”。

一、當前階段國企檔案管理信息化建設的意義

在信息化時代全面到來之際，檔案管理工作已經(jīng)成為整個國企經(jīng)營與運轉(zhuǎn)過程中重要的組成部分，并且起到了重要作用。檔案管理工作能夠為國企的目標與方向提供各種詳細的數(shù)據(jù)資料支持與幫助，還能夠?qū)笕粘＿\營工作進行科學化的指導與借鑒。因此，這項工作在當前必須要全面展開信息化建設，發(fā)揮出應有的高效作用。信息化檔案管理對于國企具有極為重要的發(fā)展意義，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：1.在當前市場經(jīng)濟日益開放化且競爭日趨白熱化的背景之下，想要充分發(fā)揮出“領頭羊”的作用，國企就應當不斷開拓、不斷創(chuàng)新與不斷嘗試，通過企業(yè)發(fā)展渠道的拓寬與延展，向著更高目標邁進。信息化檔案管理完全能夠為國企的前進指明方向，打下扎實的根基。2.國企想要全面快速健康地發(fā)展，離不開各項先進信息技術的支持和推動。現(xiàn)階段國有企業(yè)檔案全面展開信息化建設，在某種程度上能夠?qū)⒆钚碌臄?shù)據(jù)以及參考資料提供給國企，對國企改革和創(chuàng)新起到重要的輔助作用。3.國企全面實施檔案信息化管理制度，能夠有效推動和促進國企文化的各項建設工作。鑒于國企的檔案既對企業(yè)發(fā)展以及運營過程進行了詳細化的記載，同時也針對企業(yè)文化和企業(yè)特色進行較為明確的標注。全面做好國企檔案信息化建設工作，必然能夠有效提升國有企業(yè)的文化質(zhì)量和文化氛圍。

二、當前階段國企檔案管理信息化建設的優(yōu)勢

現(xiàn)階段，一旦國企檔案管理逐步完成各項信息化建設后，整個檔案管理工作必然會“舊貌換新顏”，迎來一個全新格局。其作用以及優(yōu)勢主要體現(xiàn)于以下四大方面：

（一）全面實現(xiàn)信息資源的共享與交流，使整體工作效率得到飛速提高。依靠網(wǎng)絡以及計算機等先進技術，國企在檔案信息的管理方面能夠更加快速，數(shù)據(jù)匯總更加便捷，各種資料以及資源能夠有條不紊地分配、存儲以及再度利用，使整個檔案工作的效率和質(zhì)量取得質(zhì)的飛躍。

（二）通過信息化檔案管理模式，國企的檔案查詢工作必將更加快速、高效，檔案的有效利用率會更高。回顧較為落伍且傳統(tǒng)化的紙質(zhì)檔案時代，檔案管理工作不但浪費時間，還極度耗費人力、物力。并且整個管理工作由于太過復雜而導致準確率較低、紕漏不斷。而在國企檔案信息化建設不斷完善之后，通過先進的搜索平臺以及查詢系統(tǒng)，想要迅速尋找到各類信息可謂輕而易舉，這種既靈活又快捷的檔案查詢模式和方法無疑提升了國企檔案的利用價值。

（三）針對備份與管理技術方面的升級。在檔案管理過去的“紙質(zhì)時代”，許多檔案因管理不慎或者因為人為因素造成的損壞和缺失現(xiàn)象極為普遍。在國企檔案信息化建設取得巨大成效之后，信息化檔案管理過程中將不會再出現(xiàn)上述現(xiàn)象。超快速的備份與復制工作能夠在極短的時間內(nèi)完成，所需的電子設備存儲體積大小僅僅在于“方寸之間”。這種先進的存儲管理模式無疑讓整個國企檔案管理工作質(zhì)量與效率大大提升。

（四）先進的信息化檔案管理能為國企的重要決策給予客觀的參考和正確的指導，能夠有效提升整個企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。某種程度上來講，國企的檔案管理部門堪稱是企業(yè)信息資源極為重要的數(shù)據(jù)庫，能夠提供給整個企業(yè)諸多極具價值的信息數(shù)據(jù)，信息化檔案管理工作能夠?qū)λ匈Y源進行快速整合，并且讓信息獲得成本降至最低。

三、當前國企檔案管理信息化建設面臨的問題

（一）國企管理者缺乏重視。平心而論，當前階段國企檔案管理信息化建設雖然取得一定成效，但還是面臨諸多問題以及不足，亟待解決。相當一部分國企管理者缺乏對檔案信息化建設工作的重視和關注。管理者們往往覺得檔案信息對于國企而言并沒有實質(zhì)性的作用，并不需要作為國企一項重要的日常管理工作而落實，在這項工作開展過程中，沒有提供相應的資金支持，同時也缺乏信息化檔案專業(yè)人才的引進與培訓，國企檔案信息化建設可謂舉步維艱。

（二）國企網(wǎng)絡系統(tǒng)缺乏完善性。毫無疑問，國企檔案管理信息化建設想要有序進行，離不開科學的、完善的網(wǎng)絡系統(tǒng)支持。但實事求是地講，現(xiàn)階段國企檔案信息化管理沒有形成一個固定化、統(tǒng)一化的標準，結果致使整個網(wǎng)絡系統(tǒng)缺乏一定的完善性，對國企檔案管理信息化建設各項工作開展形成各種制約。

（三）信息化檔案管理人才匱乏。國企檔案信息化管理建設各項工作離不開優(yōu)秀專業(yè)人才的努力。但當前階段，國企檔案管理人員的綜合素質(zhì)以及專業(yè)水平普遍較低，無法滿足這項工作對人才的高標準以及嚴要求。畢竟傳統(tǒng)意義上國企檔案管理工作簡單易懂，管理人員無須掌握各種復雜的信息技術。當信息化檔案管理建設工作全面展開時，這些老員工便覺得束手無策，缺乏先進的技能與知識進行各項實踐操作。人才匱乏，使現(xiàn)階段國企檔案信息化建設工作遭遇巨大“瓶頸”。

（四）國企檔案信息缺乏安全性。眾所周知，凡是檔案，都會具備一定的特殊性以及保密性。國企檔案的重要意義和特殊性不言而喻，所以在國企檔案管理信息化建設每一個環(huán)節(jié)中，檔案的相應保密工作必須要高度重視。但是，鑒于現(xiàn)有保護機制以及防御措施的落后，國企檔案信息經(jīng)常被黑客入侵或者被各類病毒破壞、感染。這種情況無疑讓檔案信息失去應有的安全性和保密性，面臨著較大的泄密風險。

四、有效加強國企檔案信息化建設的策略

（一）管理人員必須要加強檔案管理的信息化理念。結合上文分析不難看出，國企檔案信息化建設過程中所面臨的問題與考驗比比皆是。想要有效解決這些問題與弊端，全面提升國企檔案信息化建設的各項工作效率與質(zhì)量。應當加強所有管理人員對這項工作重要性的認識。讓所有人形成一種共識，那就是這項工作是未來國企檔案工作的主要方向和必經(jīng)之路。只有加強檔案管理信息化理念，從整個管理層到具體的管理人員才能夠集中精力，激發(fā)工作的主動性和積極性，全身心投入檔案信息化建設的日常工作之中。

（二）全面創(chuàng)建完善的檔案信息化管理系統(tǒng)。當前大中型國有企業(yè)全面創(chuàng)建符合企業(yè)內(nèi)部健康、穩(wěn)步發(fā)展的檔案信息化管理系統(tǒng)是當務之急。否則，在激烈的市場競爭大環(huán)境下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)守舊的檔案系統(tǒng)必然會遭到競爭者的殘酷淘汰。具體來講，所謂的完善化、科學化的檔案信息管理系統(tǒng)，應當能夠支持各類主流化的辦公軟件，并且還應當擁有多種文件儲存格式。最重要的一點是，所采用的紙質(zhì)文件資料一定要和電子版文檔進行自然銜接和交換，完美實現(xiàn)雙重存檔，這種模式能夠提升文件資料的安全系數(shù)。此外，這一完善的檔案信息化管理系統(tǒng)還能夠讓企業(yè)每一個部門人員進行相關資料的查閱、搜索以及整理工作，不但快捷方便，而且效率高。

（三）積極培養(yǎng)和引進優(yōu)秀檔案信息化管理人才。國企檔案信息化建設整個流程中，信息管理人員的操作以及實踐工作自始至終都將是不可或缺的重要環(huán)節(jié)。鑒于此，國企在日常人才培養(yǎng)以及人才招募過程中，必須要加強培訓質(zhì)量以及加大資金投入力度。比如說在人才培養(yǎng)方面的各項專業(yè)培訓以及指導環(huán)節(jié)中，國企管理層應當精挑細選出能力出眾且有責任心的優(yōu)秀管理人才以及專業(yè)技術人員，定期、定點進行系統(tǒng)化培訓和檢查。讓所有國企檔案信息化管理工作人員能夠樹立明確的工作目標和發(fā)展方向，充分發(fā)揮出應有的技能水平和工作能力。此外，在先進人才的招聘以及引入環(huán)節(jié)，國企人力資源部門應當采取高薪競聘、廣納良才的選拔原則，為應聘者提供一個公平、公正的競爭舞臺，讓優(yōu)秀的檔案信息化管理人才有機會大展拳腳，將自己的知識水平和專業(yè)技術全面展現(xiàn)出來，為國企檔案信息化建設工作添磚加瓦。

五、結語

綜上所述，當前階段，國企檔案管理信息化建設任重而道遠。國企相關部門的管理層必須給予高度重視和支持。結合本企業(yè)的具體情況，制定出一套行之有效的建設方案和推動策略。相關管理人員以及技術人員也應當在日常工作中不斷探索、不斷創(chuàng)新，力爭尋找到更為科學化、合理化的檔案管理信息化理念和方法，全面提升國企檔案管理信息化建設的質(zhì)量與效率，力爭讓國企檔案管理工作的整體水平邁上新的臺階。