“互聯網+”時代三甲醫院檔案管理方案研究

文/恩施土家族苗族自治州中心醫院 王莎白 曹瑞

醫院部門多，醫療信息繁雜多樣，尤其是醫護實力雄厚的三甲醫院，日常產生的各類文本、資料、信息等數量眾多。通過開展檔案管理，可以將此類信息文件化，從而形成檔案資源?！盎ヂ摼W+”時代，信息的傳遞和處理更加便捷和有效，檔案管理的理念也發生了深刻變革，三甲醫院如何開展科學檔案管理是十分值得研究的問題。

一、恩施某三甲醫院檔案管理現狀

恩施州醫院眾多，但高等級醫院少，本文中的醫院是恩施州及周邊地區第一所集醫療、科研、教學和保健于一體的三甲醫院。該醫院檔案主要分為病例檔案、文書檔案、財務檔案、科研檔案等，其中，病例檔案信息數量最多。目前，醫院病床數超過千張，醫院在崗職工2479人。2019年全年門（急）診病人數達160.39萬人次，住院病人數達10.35萬人次。每天門診患者產生的醫療、人事、財務信息數據較為龐大，必須歸檔管理。

該醫院作為省特級檔案管理單位，設有專業的綜合管理檔案室和病案室。其中綜合管理檔案室負責除病案室以外的所有檔案信息，配置專業檔案管理人員4人。病案室配置專職管理人員16人。另外各職能科室和部門也分別配置兼職或專職檔案管理人員，生成的檔案文件定期報送綜合檔案室和病案室。該醫院注重檔案管理的現代化，很早就推行無紙化辦公，建設有綜合性門戶網站，患者可遠程掛號、咨詢等。綜合檔案室采用科怡專業檔案管理軟件，可將各職能科室檔案分門別類地納入數據庫，統一管理。該管理軟件可實現權限管理、數據共享、數據錄入、檢索、統計、轉移等多類功能。在檔案號編制上，檔案室也為不同門類的檔案進行了科學編號。所有入庫的檔案卷宗均有卷宗號、部門類號、年份日期、保管期限、流水件號和盒號。保證檔案正確歸類、入庫和與電子檔案對應。檔案管理的電子化和科學化，使得醫院數據信息的保存和流轉更加規范和有效，這不僅使得醫院的信息資源財富與日俱增，也通過文件管理規范了醫院各崗位的日常工作。

二、“互聯網+”時代三甲醫院檔案管理思路

醫院檔案資源的電子網絡化使得檔案資源的可利用性提高，關注和利用檔案資源的群體越來越多。但目前全國醫院還未形成統一的檔案管理制度標準，不少醫院出于各種考慮，未能提升檔案管理的水平。不少醫院檔案室和病案室未能統一管理，各職能部門許多應該轉移檔案室的檔案沒有轉移，不應轉移的則錄入。另外，各職能部門的兼職檔案管理人員對檔案的錄入、編號、銷毀等環節的流程不熟悉，也導致檔案混亂、冗余或缺失。

如何科學管理檔案，使得檔案資源既能便利醫院日常工作，又能滿足各類群體需求是當前各三甲醫院檔案工作者關注的重點。檔案管理并非單純的文本與資訊的保護和保存，現代檔案管理既包括文件控制也包括信息資源利用。醫院檔案包括所有重要的文書、病例等，檔案文件的生成和轉移實際上也是各項具體工作和事務完成的憑證和工具。

在互聯網技術背景下，提升醫院檔案管理水平，需要借助計算機軟件系統框架化、系統化和交聯化的優勢，幫助醫院檔案管理形成科學的制度文化，從而促進醫院各項日常工作有效開展。檔案管理流程化可以發揮文件控制效果，在企業質量管理體系中，文件控制是保證產品和服務質量的重要環節，如ISO9001等體系。三甲醫院通過檔案文件控制可以降低醫療工作偏差，優化各項工作制度?；ヂ摼W技術的使用可以進一步提升文件控制的作用，使得事務不終止，記錄不中斷，具體事務和文件記錄相互印證，形成交叉網絡。人、事務、記錄三條線相輔相成，并行不悖。另外，通過計算機軟件強大的檢索、統計等功能，檔案資源的價值可以更有效地加以體現。因此，利用互聯網技術，發揮互聯網技術優勢，有助于解決目前三甲醫院檔案管理中存在的問題。

三、“互聯網+”時代三甲醫院移動化檔案管理方案

（一）移動式檔案管理方案的建立。經辦公自動化革新后，大多數三甲醫院已經實現了檔案電子化、互聯網化。不少醫院的辦公系統采用了B/S架構，即前端為瀏覽器，后端為服務器后臺模式。這一模式下，普通用戶可以通過瀏覽器訪問服務器以辦理預約、咨詢等業務，后臺的管理人員可持續錄入和更新服務信息。B/S架構以及PHP網頁編程，可以部分實現檔案的移動瀏覽和資料錄入，但未真正實現移動式檔案管理。從檔案管理原則來說，實行統一領導、統一機構、統一制度、統一管理有便于工作的開展。因此，全面的網絡技術化才能體現移動式檔案管理方案的優點。首先，應基于B/S架構，建立多功能、多模塊的綜合檔案管理軟件。綜合軟件應將各職能部門檔案管理嵌入模塊中，并設有處理能力強大的后臺服務器、存儲器，便于存儲、交換和處理大量數據。在軟件端設置文件控制程序，指導各職能部門錄入、編號、核查、上傳檔案，包括人事、醫療、科研、黨政、后勤部門等。其次，應建立便于檢索、擁有文字、聲像、圖表以及其他形式的檔案管理能力的SQL數據庫管理系統。只有便于用戶群體使用，才能發揮系統作用。最后，應實現更便利的移動式辦公。當前三甲醫院的移動辦公多限于電腦終端、自助服務終端等，辦公人員可以通過筆記本電腦移動辦公，但手機是現代人接入互聯網的主要設備，應多設計醫院檔案管理APP，采用MVVM+等架構，實現模塊化管理，既可呈現資訊，也可轉移或上傳各類信息，實現手機移動辦公。從技術來講，醫院檔案移動化辦公已沒有障礙，借助專業的計算機軟件設計團隊，三甲醫院可全面落實移動式檔案管理方案。

（二）構建軟硬件基礎。三甲醫院在檔案管理方面有一定的投入標準，如需設立專門的檔案部門，專業的檔案存儲空間，檔案室需配置防高溫高濕設備、防紫外設備、視頻監控等軟硬件設備。這些設備的投入可以保證實現檔案統一管理以及紙質檔案的安全等。三甲醫院還需要投入電腦終端、存儲和交互服務器、攝影和錄音等硬件設備，另外，還需要各類軟件系統，如照片、錄音、錄像檔案處理軟件、綜合檔案管理軟件、手機APP軟件等。通過各類軟硬件建設，有助于檔案管理工作制度化，使檔案的生成、編號、轉移和注銷流程化、有序化，并可實現隨時隨地的檔案管理。檔案資源庫還應方便非辦公群體的使用，讓檔案資源服務更多的群體。當前，患者獲取病例、藥價、醫補、主治醫師等信息仍舊耗時費力，在移動式檔案管理方案下，醫院應更為患者考慮，通過軟硬件建設，讓患者可通過現場查閱、電話查詢、網絡訪問、手機APP終端訪問等多種形式獲取相關信息，以真正提升三甲醫院服務質量。

（三）檔案管理科學化。檔案管理的目的是讓人們更好地利用檔案資源和利用檔案來改善工作流程。檔案管理的科學化是做到統一領導、統一機構、統一制度、統一管理。三甲醫院需要構建檔案管理的領導負責制，由單一負責人分管醫院檔案工作，建立獨立的、功能全面的檔案管理機構，將醫療、科研、衛生行政管理、防疫、教學、藥品管理、生物產品制造以及其它活動中產生的有價值的記錄納入檔案文件中，將病歷檔案和綜合文書等檔案統一管理。檔案管理需要一支專業的隊伍，綜合檔案室以及各職能部門需要同時配備足夠的專兼職檔案人員。在制度建設上，應將有用信息的收集和整理制度化，以患者的相關信息收集為例，應為患者建立健康體檢信息、電子病歷信息、婦保信息、計劃免疫信息以及藥品管理等信息，各類信息間相互關聯，網絡化、鮮活化。醫護人員、工作人員的電子檔案也應同樣立體化、規范化。同時，應依據現實工作流程，優化綜合檔案管理軟件的功能，方便檔案管理人員對各類檔案文件予以有效管理，包括錄入、審核、密級設定、注銷等。計算機技術在協助檔案管理人員更好工作方面有巨大優勢。檔案管理制度本質上是人制定的，但通過將管理制度的邏輯貫徹到檔案管理軟件中，可以對檔案管理人員產生約束，從而避免工作流程出現差錯。計算機技術的更大優勢是數據庫自動管理能力，可以十分方便地對患者信息、醫生信息等進行檢核，提取目標信息，降低工作人員的勞動強度。三甲醫院可根據醫院檔案管理的制度，自主開發檔案管理系統，在各類檔案管理軟件中落實檔案管理制度。有了可靠軟件的幫助，醫護和檔案管理人員可以利用手機、移動筆記本、PAD等工具可以快速為患者制定電子病歷、查找信息、生成檔案文件等，從而提高工作效率。

（四）安全管理。醫院的檔案不僅包括重要的合同文件、人事資料，還包括科研材料、經營規劃等，尤其是病歷檔案，均需要一定期限和一定程度的保密。檔案的透明度劃分，密級的設定需要按照《檔案法》等法律制定來設定，醫院內部也可自行規定，將文件設為“絕密”“機密”“秘密”等級別。不同級別的文件公開的時期和公開的群體對象不同，這樣可以防止醫院或患者的利益受到損害。三甲醫院的綜合檔案館可設置安保措施，防止外部人員非法獲取紙質的檔案資料。電子化時代，來自互聯網的威脅對醫院檔案安全影響最大。首先是網絡的物理安全。全移動式辦公的基礎是流暢的電子網絡，這需要各類網絡設備、電器設備24小時保持正常運轉，醫院可將此類設備交由專業公司負責運營。其次，要避免軟件系統遭遇網絡攻擊。網絡黑客以及病毒始終是潛在威脅，必須為醫院局域網設置防火墻、并在服務器和各終端安裝專業殺毒軟件，對路由器、數據庫加密，防止網絡攻擊。最后，來自系統內部的網絡威脅往往最大，為防止醫院內部人員泄露機密，應為所有的檔案文件設定密級。預設好不同檔案資源管理和服務群體的使用權限，為所有軟件系統設置登錄界面。不同群體需要相應等級的賬號和密碼才能獲得相應的權限。

四、結語

互聯網技術可以提升醫院檔案管理水平，讓檔案管理工作成效與醫院服務質量同步提升。要真正落實移動式檔案管理方案，必須持續推進檔案的統一管理制度建設、綜合檔案管理軟件的設計、手機APP的研發等工作。移動式檔案管理是未來發展趨勢，三甲醫院應在此領域加大研究和投入，以進一步改進醫院工作流程，提升醫院服務質量。