高校科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷存在的問題及應(yīng)對(duì)

李文梅

（青島大學(xué)財(cái)務(wù)處 山東青島 266071）

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力，近幾年國(guó)家出臺(tái)了一系列科技領(lǐng)域“放管服”政策，理順了科研活動(dòng)規(guī)律和財(cái)政資金管理的關(guān)系。針對(duì)目前持續(xù)推進(jìn)的國(guó)家科技領(lǐng)域“放管服”改革，一些高校制定了一系列制度、文件進(jìn)行了落實(shí)。如賦予科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人經(jīng)費(fèi)預(yù)算調(diào)整權(quán)限（不含直接費(fèi)用中的設(shè)備費(fèi)）；放寬勞務(wù)費(fèi)的開支范圍、乘坐交通工具的等級(jí)、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、科研業(yè)務(wù)會(huì)議定額標(biāo)準(zhǔn)；建立科研財(cái)務(wù)助理制度；突破公務(wù)卡結(jié)算方式限制，科研活動(dòng)合理性費(fèi)用都能報(bào)銷；制定科研儀器設(shè)備采購(gòu)制度，簡(jiǎn)化流程，縮短周期，對(duì)于科研急需的設(shè)備，落實(shí)特事特辦。以上這些措施有效緩解了“報(bào)銷難”問題，但仍有科研人員反映報(bào)銷手續(xù)過于繁雜、疲于奔波。本文對(duì)高校科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷難存在的問題進(jìn)行了分析，并提出了優(yōu)化科研經(jīng)費(fèi)管理流程、簡(jiǎn)化制度、建立經(jīng)費(fèi)報(bào)銷誠(chéng)信檔案、減少報(bào)銷附件、創(chuàng)新服務(wù)方式等建議，供有關(guān)高校參考。

一、高校科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷存在的問題

（一）科研經(jīng)費(fèi)管理流程設(shè)計(jì)不合理

一些高校高度重視科研項(xiàng)目的立項(xiàng)環(huán)節(jié)，但不重視后續(xù)的環(huán)節(jié)，如經(jīng)費(fèi)報(bào)銷、結(jié)題等，導(dǎo)致科研項(xiàng)目的流程不合理，地點(diǎn)多、審核環(huán)節(jié)多。在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，線下票據(jù)開具、預(yù)約報(bào)銷、科研收入認(rèn)領(lǐng)、項(xiàng)目結(jié)題等節(jié)點(diǎn)，仍存在優(yōu)化的空間，還能更大程度上減少科研人員的溝通時(shí)間和業(yè)務(wù)辦理時(shí)間。如：（1）立項(xiàng)環(huán)節(jié)——線上創(chuàng)建項(xiàng)目。（2）預(yù)算環(huán)節(jié)——線上提交預(yù)算、科技處或社科處和財(cái)務(wù)處預(yù)算科線上審核。（3）開票環(huán)節(jié)——線下財(cái)務(wù)處收費(fèi)科開具。（4）科研收入認(rèn)領(lǐng)環(huán)節(jié)——科技處或社科處線上審核、線下科技處或社科處簽字；核算大廳交單登記——線下財(cái)務(wù)處核算科審核記賬；預(yù)約報(bào)銷——線上預(yù)約后打印，經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人線下審批后簽字；核算大廳交單登記——線下財(cái)務(wù)處核算科審核、記賬并支付。（5）結(jié)題環(huán)節(jié)——科研人員打印明細(xì)賬并進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)后填寫結(jié)題報(bào)告，到財(cái)務(wù)處核算科審核后，財(cái)務(wù)處綜合科蓋章，再到審計(jì)處審計(jì)蓋章，最后到科技處審核蓋章。總結(jié)以上流程，預(yù)約報(bào)銷環(huán)節(jié)至少要經(jīng)過兩人審核，開具票據(jù)至少經(jīng)過三人審核，科研收入認(rèn)領(lǐng)流程至少要經(jīng)過四人審核，項(xiàng)目結(jié)題流程至少要經(jīng)過四人審核，報(bào)銷環(huán)節(jié)流程至少要經(jīng)過3人審核。可見，經(jīng)費(fèi)報(bào)銷前后階段的流程設(shè)計(jì)非常繁瑣，科研人員為一筆經(jīng)費(fèi)報(bào)銷往往要奔波于幾個(gè)部門或一個(gè)部門的幾個(gè)科室，耗費(fèi)了大量的時(shí)間和精力。

（二）科研項(xiàng)目管理制度多，報(bào)銷要求多

為落實(shí)國(guó)家科技領(lǐng)域“放管服”改革，一些高校制定了縱向科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法、橫向科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理辦法、科研差旅費(fèi)管理辦法、學(xué)院（部）財(cái)務(wù)助理管理辦法、科研項(xiàng)目專家咨詢費(fèi)和勞務(wù)費(fèi)管理辦法、科研會(huì)議費(fèi)管理辦法、科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷管理辦法、科研財(cái)務(wù)助理管理辦法、科研儀器設(shè)備采購(gòu)管理辦法等。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，科研人員普遍反映目前高校科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷中的發(fā)票查驗(yàn)、差旅費(fèi)和出國(guó)經(jīng)費(fèi)、打印費(fèi)復(fù)印費(fèi)、專家勞務(wù)費(fèi)等業(yè)務(wù)報(bào)銷附件要求等，加重了報(bào)銷人的負(fù)擔(dān)，急需進(jìn)一步簡(jiǎn)化。例如，對(duì)國(guó)內(nèi)和國(guó)際差旅費(fèi)中的住宿費(fèi)報(bào)銷，學(xué)校要求提供住宿發(fā)票或租房合同及支付記錄。但實(shí)際工作中科研人員為了方便和節(jié)約費(fèi)用，更傾向于通過網(wǎng)站或預(yù)定價(jià)格更經(jīng)濟(jì)的民宿等，導(dǎo)致經(jīng)常無法取得合規(guī)票據(jù)和支付記錄。對(duì)差旅費(fèi)和交通經(jīng)費(fèi)，學(xué)校要求提供國(guó)內(nèi)航空公司電子行程單、國(guó)際航空公司須提供行程單和登機(jī)牌，但這些報(bào)銷憑證已不是登機(jī)的必要元素。讓科研人員提供的證明材料越來越多，耗費(fèi)的時(shí)間就越多，從而影響了正常的科學(xué)研究工作。

（三）科研管理部門多，報(bào)銷經(jīng)辦人員和業(yè)務(wù)多，財(cái)務(wù)人員工作量大

1.科研管理部門多。一些高校科研管理職能分布在財(cái)務(wù)處、科研處、資產(chǎn)處、后勤處、審計(jì)處等，各職能部門從自身角度制定管理流程，缺少協(xié)調(diào)機(jī)制，給科研業(yè)務(wù)辦理帶來了困難。

2.報(bào)銷經(jīng)辦人員和報(bào)銷業(yè)務(wù)多。從報(bào)銷經(jīng)辦人員來看，具有更換頻繁、數(shù)量多、流動(dòng)性大的特點(diǎn)；從報(bào)銷業(yè)務(wù)看，具有數(shù)量大、種類多等特點(diǎn)。比如，報(bào)賬人多為從事科研崗位教師的學(xué)生，缺乏財(cái)務(wù)概念，一方面增加了財(cái)務(wù)人員的咨詢時(shí)間和解釋的難度，另一方面是學(xué)生不能理解財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的要求，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息遺漏、信息溝通不暢等問題，無形中增加了科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷的難度，最終導(dǎo)致科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷低效率運(yùn)行。

3.財(cái)務(wù)人員工作量大。隨著高校科研經(jīng)費(fèi)規(guī)模和其他經(jīng)費(fèi)的不斷擴(kuò)大，財(cái)務(wù)核算人員的工作量急劇增長(zhǎng)，但財(cái)務(wù)核算人數(shù)編制并沒有相應(yīng)增加。據(jù)Q高校2019年的一項(xiàng)統(tǒng)計(jì)，網(wǎng)絡(luò)報(bào)賬憑證的數(shù)量已經(jīng)是傳統(tǒng)報(bào)銷模式的1.5倍，工作量大大增加。另外，財(cái)務(wù)核算人員培訓(xùn)學(xué)習(xí)時(shí)間少。在新的政策頒布實(shí)施后，報(bào)銷中會(huì)出現(xiàn)一些新的問題，需要財(cái)務(wù)人員根據(jù)自身的職業(yè)判斷去解決，因此也常出現(xiàn)對(duì)同一報(bào)銷業(yè)務(wù)判斷標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。但高校并不注重財(cái)務(wù)人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)難以適應(yīng)新形勢(shì)新業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

三、對(duì)策建議

（一）優(yōu)化管理流程，簡(jiǎn)化審批程序，提高報(bào)銷效率

建議高校科研經(jīng)費(fèi)分管領(lǐng)導(dǎo)開展“一把手走流程一周”活動(dòng)，打通科研體制改革“放管服”政策最后一公里的堵點(diǎn)。“一把手”要以普通辦事科研人員的身份模擬辦理科研經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目的整個(gè)流程，切實(shí)體會(huì)科研人員感受，做到“親自辦、全程辦”。通過實(shí)地查看、流程體驗(yàn)，詳細(xì)了解科研業(yè)務(wù)程序、規(guī)定解答、服務(wù)態(tài)度等的實(shí)際情況，帶領(lǐng)各職能部門認(rèn)真梳理學(xué)校內(nèi)部科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷流程，征求各個(gè)年齡段的科研人員的意見和建議，運(yùn)用流程優(yōu)化的方法，整合線上、線下業(yè)務(wù)辦理的銜接方式，在風(fēng)險(xiǎn)可控的范圍內(nèi)縮減不必要的審批環(huán)節(jié)，避免工作重復(fù)；實(shí)現(xiàn)電子審批，規(guī)定審批時(shí)限，超過時(shí)限未審批的，默認(rèn)此環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人同意，自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到下一審批環(huán)節(jié)，減少時(shí)間耗費(fèi)，提高運(yùn)行效率。高校管理層要明確流程優(yōu)化預(yù)期目標(biāo)，做出總體規(guī)劃，明確各職能部門職責(zé)，分析科研經(jīng)費(fèi)管理流程中存在的問題，取消不必要的工作環(huán)節(jié)，重新梳理程序；組織人員對(duì)流程優(yōu)化結(jié)果進(jìn)行測(cè)試，找出新的流程中存在的問題繼續(xù)修正，切實(shí)推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓報(bào)銷人少跑腿、最多跑一次”。

（二）簡(jiǎn)化制度，建立報(bào)銷誠(chéng)信檔案，減少報(bào)銷附件，推進(jìn)信息化建設(shè)

1.簡(jiǎn)化制度規(guī)定。規(guī)章制度越多，落實(shí)越困難，大大增加了科研人員和財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)，有必要對(duì)某些規(guī)定加以集中、簡(jiǎn)化。建議將科研經(jīng)費(fèi)涉及的各種制度規(guī)定統(tǒng)一簡(jiǎn)化，分類歸集為一個(gè)科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷手冊(cè)的操作指南，讓科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷做到有法可依、有章可循。報(bào)銷手冊(cè)上主要側(cè)重報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)流程的介紹和報(bào)銷業(yè)務(wù)分類，簡(jiǎn)單明了地提示報(bào)銷人登錄網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)操作流程信息、分類業(yè)務(wù)需提供除發(fā)票以外的相關(guān)附件材料，簽字審批手續(xù)；報(bào)銷手冊(cè)既是對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)的政策宣傳，也是監(jiān)督報(bào)銷是否合規(guī)的依據(jù)。

2.建立教職工科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷誠(chéng)信檔案。初始設(shè)置每人為100分，以后每發(fā)現(xiàn)一筆不真實(shí)的報(bào)銷業(yè)務(wù)，就扣一分。分?jǐn)?shù)低于100分的，由審計(jì)部門不定期地對(duì)其經(jīng)費(fèi)報(bào)銷進(jìn)行審計(jì)。

3.減少報(bào)銷附件要求。根據(jù)時(shí)代發(fā)展和實(shí)踐的需要，清理、調(diào)整一部分不需要提供證明、附件的報(bào)銷業(yè)務(wù)。比如對(duì)發(fā)票真?zhèn)蔚牟樵儯痤~3 000元以上的票據(jù)，可通過財(cái)務(wù)預(yù)約報(bào)銷系統(tǒng)與發(fā)票查驗(yàn)系統(tǒng)的對(duì)接方式，提高發(fā)票查驗(yàn)工作效率。國(guó)內(nèi)和國(guó)際差旅費(fèi)報(bào)銷票據(jù)，只提供城市間交通票據(jù)，包干標(biāo)準(zhǔn)住宿費(fèi)、市內(nèi)交通補(bǔ)助和伙食費(fèi)補(bǔ)助直接劃到出差人銀行卡。打印費(fèi)復(fù)印費(fèi)取消協(xié)議或合同附件，學(xué)校統(tǒng)一招標(biāo)服務(wù)單位，財(cái)務(wù)處定時(shí)與服務(wù)單位進(jìn)行結(jié)算；取消支付專家勞務(wù)費(fèi)的附件——邀請(qǐng)函等。

4.搭建科研經(jīng)費(fèi)管理大平臺(tái)，推進(jìn)信息化建設(shè)。以信息化推進(jìn)校務(wù)治理改革為契機(jī)，整合各職能部門信息系統(tǒng)，建立全流程電子化采購(gòu)和因公出國(guó)（境）審批等平臺(tái)，通過平臺(tái)實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)支出痕跡化管理，替代科研報(bào)銷人員整理粘貼票據(jù)、網(wǎng)上預(yù)約、簽字審批、交單登記等繁瑣手續(xù)，縮減報(bào)銷流程，由財(cái)務(wù)處直接付款給商家或科研人員，進(jìn)一步拓展科研經(jīng)費(fèi)管理內(nèi)部信息的大數(shù)據(jù)共享運(yùn)用，以強(qiáng)有力的信息化建設(shè)，推進(jìn)科研經(jīng)費(fèi)合規(guī)、高效執(zhí)行。

（三）專設(shè)機(jī)構(gòu)，配備人員，加強(qiáng)培訓(xùn)，推行一站式服務(wù)

1.專設(shè)機(jī)構(gòu)，配備人員。為了使科研職能部門實(shí)現(xiàn)無縫對(duì)接，高校應(yīng)建立起“分管校領(lǐng)導(dǎo)-科研服務(wù)中心-科研項(xiàng)目組”的三方管理架構(gòu)，推行一站式服務(wù)。科研服務(wù)中統(tǒng)一整合科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、審計(jì)等部門職能，集合科研、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)、審計(jì)等部門人員聯(lián)合辦公，進(jìn)行各職能部門科研管理系統(tǒng)的實(shí)時(shí)實(shí)地對(duì)接，實(shí)現(xiàn)科研經(jīng)費(fèi)到款查詢、項(xiàng)目立項(xiàng)、收支明細(xì)、預(yù)算調(diào)整、結(jié)題結(jié)賬等數(shù)據(jù)的共享。重點(diǎn)審批合作單位經(jīng)費(fèi)外撥、設(shè)備費(fèi)等業(yè)務(wù)，實(shí)行線上申報(bào)審批，大大降低溝通成本。財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷工作，根據(jù)科研經(jīng)費(fèi)快速增長(zhǎng)的要求，配備一定數(shù)量的科研核算人員。只有配備了合適數(shù)量的人員，科研核算人員才能從繁重的核算工作中解放出來，才能提高工作的效率和質(zhì)量。

2.加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員和科研相關(guān)人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。隨著國(guó)家科技體制改革的不斷推進(jìn)，財(cái)務(wù)人員必須理解國(guó)家科研改革政策，由“重過程管理”向“重項(xiàng)目成果”轉(zhuǎn)變，建議從以下方面著手：一是學(xué)校要不定期組織財(cái)務(wù)人員學(xué)習(xí)最新的科研政策，定期討論科研工作中出現(xiàn)的新問題，提出解決方案，形成科研項(xiàng)目管理制度規(guī)范。二是學(xué)校要加大對(duì)科研項(xiàng)目相關(guān)知識(shí)的宣傳力度、財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和服務(wù)意識(shí)培訓(xùn)，提高財(cái)務(wù)人員的服務(wù)意識(shí)。要為科研報(bào)銷人員提供熱情、耐心、周到的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，減少與科研人員的溝通矛盾，提高科研報(bào)銷人員的滿意度。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)方式，加大對(duì)接聯(lián)絡(luò)人聯(lián)系科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的力度，實(shí)行財(cái)務(wù)人員與科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人一對(duì)一聯(lián)絡(luò)機(jī)制，切實(shí)把科研人員從科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷難的困境中解脫出來。三是營(yíng)造學(xué)習(xí)的良好氛圍，引導(dǎo)財(cái)務(wù)人員提高自主學(xué)習(xí)能力，提高自身業(yè)務(wù)技能和政策水平。四是開展對(duì)外交流，有意識(shí)提高財(cái)務(wù)人員的信息化水平。根據(jù)本單位實(shí)際情況，邀請(qǐng)軟件公司、銀行、稅務(wù)等專家講授相關(guān)科研問題的解決方案。五是開展院系科研負(fù)責(zé)人、科研項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、科研財(cái)務(wù)助理三層次培訓(xùn)，使其在科研項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)管理中提供專業(yè)財(cái)務(wù)服務(wù)。總之，要以多種方式進(jìn)行后續(xù)教育，更新財(cái)務(wù)人員和科研人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高其專業(yè)素質(zhì)，提高科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷效率。

三、結(jié)語

隨著高校科研經(jīng)費(fèi)的持續(xù)增長(zhǎng)，高校除了加強(qiáng)制度建設(shè)、減少科研經(jīng)費(fèi)違紀(jì)行為的發(fā)生外，面對(duì)科研經(jīng)費(fèi)“報(bào)銷難”的問題，應(yīng)主動(dòng)爭(zhēng)取主管部門的指導(dǎo)，學(xué)習(xí)兄弟院校證明行之有效的經(jīng)驗(yàn)和做法，優(yōu)化管理與服務(wù)。立足服務(wù)型理念，從科研經(jīng)費(fèi)報(bào)銷人的角度，利用信息化手段，實(shí)現(xiàn)科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)共享，優(yōu)化流程，推行一站式服務(wù)、探索彈性預(yù)算、差旅包干等的舉措，切實(shí)解決科研人員報(bào)銷難的問題，讓科研人員從行政事務(wù)中解放出來，調(diào)動(dòng)科研人員的積極性，將更多的時(shí)間和精力投入科研創(chuàng)新工作中，充分發(fā)揮高校科學(xué)研究的能力，為國(guó)家科技事業(yè)做出貢獻(xiàn)。