促進醫院人事檔案利用的思考

文/淄博市第五人民醫院 張晴

人事檔案是人們在生活、工作、社會實踐中的真實記錄，是用人單位開展人事管理所形成的。在現代社會中，爭奪人才資源逐漸激烈，對于社會人才市場而言，人才流動是其健康發展的源動力，推動著社會不斷前進與發展。根據我國目前形勢進行分析，人力資源包含三個部分：人員管理、人員培訓、人員聘用，有效且科學的方式有助于崗位中工作人員積極且自主開展工作，保證任務能夠高效完成，并促使其潛能得到充分發揮，為企業戰略規劃目標實現貢獻力量。醫療機構十分渴望高層次人才，在醫院人事檔案管理過程中，發揮主導作用的是人事部門，由專門人員統一管理醫院人事檔案。人事檔案的科學合理管理，為人才尋找、識別、培養與使用提供了可資借鑒的有效途徑。科學有效地管理醫院的人事檔案，有助于人才的開發和利用。

一、醫院人事檔案管理中存在的問題

（一）對人事檔案管理工作不重視。一直以來，許多醫院沒有意識到人事檔案管理工作對整個醫院發展的重要意義，再加上在日常的工作中，不經常用到人事檔案，從而導致相關管理人員不能及時對人事檔案中的信息進行及時的更新與修正，導致一些個人新獲得的證書、工作人員的業績等信息無法得到有效的更新。醫院在對人才進行利用和識別的過程中，不能從職員個人現有的檔案信息中提取能夠反映其工作經歷以及技術情況的內容，最終影響醫院各項工作的正常開展。此外，由于醫院對其內部的人事檔案管理工作重視度不高，從而使其很少將時間與精力放在對人事檔案管理模式的創新上，這樣不僅使得人事檔案管理工作因缺少有效的章程而降低工作效率，還會在一定程度上影響醫院人事檔案管理水平的提高。

（二）人事檔案管理人員的管理能力較弱。在許多醫院，由于人員的緊缺，所以對于人事檔案管理這樣的工作而言，醫院經常會讓一些后勤管理人員負責，甚至還有一些醫院的人事檔案管理人員身兼數職，在具體的工作中，一方面，其缺乏相關的管理經驗，沒有受過專業的管理工作培訓，不懂得如何對人事檔案進行合理的管理，從而影響管理效率；另一方面，兼職管理人員工作任務繁重，根本無暇顧及人事檔案管理工作的創新，更不用說對檔案內容進行核查與補錄等，其在檔案管理上只是簡單地接收材料、保存材料，并沒有意識到人事檔案的變更性，這樣在很大程度上阻礙了醫院人事檔案管理工作的創新與發展。

（三）人事檔案管理方式落后。當前，很多醫療單位人事檔案管理方式比較落后，多采用傳統的手工管理，不僅缺少人事檔案備份，同時也缺少人事檔案成長管理，對人事檔案管理十分不利。

（四）人事檔案內容不完整、不全面。醫院人事檔案內容十分老舊，無法滿足醫院的綜合性人才需求。檔案對個人技術能力的客觀描述較少，反映人才綜合素質的資料也較少，很多人對醫院表示檔案無用，出現大量棄檔現象。對此表明人事資源管理單位對檔案管理十分不到位，未能夠及時歸檔工作評價等材料。

二、優化醫院人事檔案管理的策略

（一）強化對人事檔案管理工作的重視，提高檔案的可操作性。針對醫院對人事檔案管理工作重視度不高這一問題，我們應該強化對人事檔案管理工作的重視，在認識到人事檔案資料相關功能的同時，對現有陳舊的管理方式進行創新，使人事檔案滿足醫院對人力資源的要求。要想使醫院的人事檔案管理工作更為順暢，應該對人事檔案的內容進行補充，添加與醫院人力資源分配有關的內容，如，詳細介紹職員的業務能力、診治水平、學歷職稱，以及在學習與工作中獲得的相關懲獎等關鍵性的信息，突出人事檔案的真實性與可靠性。此外，還應該增強檔案管理人員對檔案的保護意識，在管理中防止出現檔案遺失的情況。

（二）建立健全人事檔案的各項規章制度，促進醫院可持續發展。要想優化醫院人事檔案管理工作，還應該從管理制度入手，建立健全各項規章制度，使人事檔案管理工作有規可循，這樣才能夠在確保人事檔案管理工作符合要求的同時，促進醫院的可持續發展。首先，應該建立監督機制，加強對相關管理人員工作的監督。現階段，許多醫院人事檔案管理中存在檔案信息隨意被操作以及棄檔的現象，這都是因為檔案管理工作監督機制不健全而造成的。對此，國家相關管理部門應該成立第三方機構，如檔案管理小組，對醫院的人事檔案管理工作進行定期或不定期檢查，并對違反《檔案法》相關制度的醫院予以處罰，這樣才能夠督促其較好地進行人事檔案管理工作。其次，完善人事檔案管理體制機制，促進人事資源的合理配置與有效流動。在醫院人事檔案管理中，相關人員應該利用信息技術將人才檔案中的內容錄入數據庫中，并對個人能力進行綜合評估后，對其工作進行調整，在確保醫院各部門之間人才有序流動的同時，促成良性的人才流動循環，從而在為醫院構建人才隊伍以及合理配置人力資源提供依據的同時，讓每一位職員都能夠在合適的崗位上發揮自己的優勢，最終促進醫院的可持續健康發展。

（三）提高人事檔案管理工作人員的素質，實現信息化管理模式。人事檔案相關管理人員的素質決定著人事檔案管理工作的效率。對此，在具體的工作中，醫院應該加強對人事檔案管理人員的管理，并監督其加強學習，積極地拓寬知識，在轉變管理觀念的同時，掌握現代化的管理方式。如，人事檔案管理人員應該利用現代化信息技術，構建信息化的管理模式，創建人事檔案管理系統，讓每一個部門在系統中對自己部門所有職員的信息進行編輯、統計與匯總的同時，共享人事檔案信息，從而提高人事檔案的利用率。此外，還應該加強與各部門的協調與溝通，增強自身的服務意識，將原來坐等職員上門報告的方式轉變為主動服務，這樣才能夠高效地獲取各種信息，從而更好地為醫院的人力資源管理服務。

三、結語

改革醫院的人事檔案管理不僅能夠促進醫院內部人才資源得到有效的利用，還能夠為醫院的可持續發展提供堅強的后盾。但是，在這一過程中，我們要認識到醫院人事檔案管理的改革是一個漫長的過程，我們一定要弄清現階段醫院人事檔案管理中存在的問題，并采取科學合理的手段來完善醫院人事檔案資料內容、創新內部監督和管理機制，促使醫院人事檔案管理更趨于全面化和科學化，以便于醫院領導層人員合理利用人才，促進醫院的可持續健康發展。