淺議醫院檔案管理新模式
——人事檔案代理

文/青島市第五人民醫院 李曉琨

隨著各行各業之間聯系的增強，各個行業在工作中的融合性也越來越強，為了提升非本專業工作內容的專業性，部分單位會與具有專業能力的機構、組織進行合作。醫院的主要工作以救治傷病為主，因此，為了保證人事檔案管理的高質量，醫院可以聘請代理機構進行人事檔案管理，這一管理模式既保證了人事檔案管理工作的穩定性、正確性、專業性，還減輕了醫護人員的工作壓力。但是，這種新的管理模式在實際工作中還是存在著一些問題，為了促進醫院與人事代理機構在人事檔案管理方面的配合，本文將結合相關工作經驗進行分析。

一、人事檔案代理的優勢

（一）提升檔案管理的專業性。醫院傳統的人事檔案管理工作主要由專門的醫護人員進行，這種管理模式雖然能夠節省檔案管理的成本，但是，由于缺乏專業的管理技術，再加上醫院人員流動量逐日增多，醫護人員在進行檔案管理時無法準確地完成管理工作，時常會出現管理漏洞，從而會導致醫院內外部人員檔案搜集不全面、管理體系不健全、管理方向出現較大偏差等。因此，在對醫院的人事檔案進行管理時，醫院可以聘請專業的人事代理機構進行檔案管理工作。人事檔案代理機構在工作中會借助專業的管理方式對醫院的編內、編外人員進行細致劃分、建檔、管理等，能夠改善因編制不完善而造成的各科室人員分配不均、嚴重缺乏醫護人員的問題。此外，專業的人事檔案代理機構還能有效解決近年來醫院新興人才缺失的問題，該機構可以通過更加專業的方式錄用符合醫院發展需求的專業人才，從而提升醫院的綜合醫療水平。

（二）保證檔案管理的全面性。由于醫院編制制度的特殊性，一部分醫護人員在醫院編制中屬于編外人員，比如，外派學習的醫護人員、外聘的醫護人員等。傳統的醫院人事檔案管理對這類人員的劃分不夠細致，一般情況下，會將這部分人員暫時移出人事檔案管理的范圍。但是，這種管理模式會加大后期管理工作的復雜性，還會因管理不善等問題造成檔案缺失，這不利于保證人事檔案的完整性。因此，在醫院人事檔案管理工作中加入專業的代理機構進行管理就可以很好地解決這一問題。代理機構會對醫護人員進行詳細的劃分和管理，并對外派學習、外聘的人員進行專業管理，并在管理過程中對該類人員的實際情況進行調查、分析。此外，具有專業技術的醫療人員也可以借助人事代理機構進行應聘等，有利于擴大醫院人才招收的范圍。

二、人事檔案代理在醫院運行中的問題

目前，醫院在聘請人事代理機構進行人事檔案管理時還存在著一些問題：

（一）代理機構無法獲取全面的資料。由于醫院工作環境的特殊性和檔案資料的保密性，代理機構在進行人事檔案內容的搜集時，無法保證檔案資料的時效性和完整性，尤其是對于一些長期處于空檔期的人員進行資料搜集時，代理機構無法保證搜集資料的準確性。再加上醫院人員流動量大，代理機構在進行人員資料搜集時需要定期對資料進行更新，這不僅會增大代理機構的搜集工作量，還會增加醫院的人事檔案管理成本，影響到醫院內部正常的醫療工作進度。此外，不全面的資料不利于代理機構進行人事資料系統的建立，會影響醫院對人員的正常管理，造成醫護人員的無效工作。

（二）不利于醫院日常的人員管理。由于醫院人員的編制性質不同，醫院在對各個類型的醫護人員建檔初期往往只是簡單地定義該人員的工作性質。人事代理機構在進行資料搜集和檔案建立的過程中，無法準確區分該人員的主要工作范圍和工作能力，這就會產生錯誤的檔案數據。再加上醫院不同時期內有不同專業的外派人員和外聘人員，這類工作人員長期處于空檔期，醫院對該類人員缺乏檔案管理的意識，因此，人事代理機構在對該類人員進行劃分、管理時就會出現缺乏現時資料的情況。綜合以上這幾種醫院人事檔案管理問題，人事代理機構很難擬定出全面的人事檔案管理系統，再加上大多數時間內，醫院人員的檔案由代理機構保管，醫院不能隨時隨地查看人事檔案。因此，醫院在對人員進行管理、工作安排時，容易出現管理不當等問題，會影響到醫院的正常工作進度。

三、醫院人事檔案管理與代理機構相適應的對策

為了解決上述問題，提升醫院的人員管理效率，加速人事代理機構制定出合適的醫院人事檔案管理系統，醫院及人事代理機構就可以借助以下對策：

（一）提升檔案搜集效率，規范代理機構職權范圍。在檔案管理的過程中，最重要的工作內容之一就是搜集人員檔案的詳細信息。由于醫院工作環境中存在大量隱私資料，為了保證人員檔案內容搜集工作的正常進行，也為了保證醫院隱私資料的完整性，醫院可以給人事代理機構規劃出一個有效的檔案搜集范圍和職權行使范圍。讓人事代理機構在有效的范圍內進行詳細的資料搜集，并在職權范圍內獲取更多、更具有時效性的檔案資料。這種檔案內容搜集模式能夠幫助檔案代理機構提高資料搜集效率，保證搜集資料的完整性和時效性。同時，檔案代理機構在對特殊人員進行檔案資料搜集時，也能在最大程度上擴大搜集范圍，從而保證檔案資料的準確性、有效性。

（二）完善管理制度，增加管理條例。由于人事代理機構對醫院內部的工作環境不了解，再加上醫院的主要人員中存在一部分具有特殊性質的人員，為了降低醫院的檔案管理風險，提升人事代理機構的工作效率。有關部門應該結合實際工作環境和工作要求，完善人事代理機構的檔案管理制度，保證該機構在工作過程中的合法性和規范性。同時，有關部門還可以通過增加管理條例，保證醫院與人事代理機構之間資料轉移工作的有效性，資料內容的合法性，從根本上保證醫院和人事代理機構的利益，避免特殊資料管理過程中出現不必要的矛盾，推動醫療機構與人事代理機構之間的友好合作，從而提升醫院的人事檔案管理工作的效率。

（三）引入信息技術，健全管理系統。受到計算機技術普及的影響，各個行業在進行檔案、資料管理時會借助信息技術的幫助，建立一個專用的檔案數據庫。這種檔案管理方式不僅能夠保證檔案資料的隱秘性、準確性等，還能在最短時間內完成醫院與人事代理機構之間的檔案轉移，有利于醫院對人員檔案的日常使用和人事代理機構對人員檔案的日常管理。此外，人事代理機構在對醫院人員資料進行規劃、分析后，還可以通過計算機技術建立一個完整的檔案管理系統，并設置檔案更改、調動權限，從而提升對醫院人事檔案的管理效率，同時還能在最大程度上保證醫護人員的資料安全，方便醫院內部有關人員對醫院工作人員檔案的修正和調動。這種借助信息技術進行檔案管理的方式，能夠在最大程度內實現醫院與人事代理機構之間的合作共贏，完善醫院的人才管理內容，擴大人才招收范圍。

四、結語

醫院在人員檔案管理方面加強與人事代理機構的合作，能夠從根本上解決醫院人員管理混亂，人員配置不合理的問題。醫院在日常工作中人員流動量極大，醫護人員內外體制編制混亂，效率低下的人事檔案管理不僅不能解決這一問題，還會因為人員檔案缺失等問題，造成醫院內部人力資源分配不均的情況，不利于醫院的正常工作。因此，在醫院人事檔案管理中融合人事代理機構的輔助，就能從較為專業的角度解決這些問題，還能提升醫院的工作效率，發揮出醫院的人才優勢，建立起更加專業的人才隊伍，推動我國醫療事業的發展。