對加強企業人事檔案管理工作的思考

文/烏魯木齊市新疆昌源水務集團有限公司 李春華

一、在企業人事檔案管理過程中創新的意義

（一）提高企業的核心競爭力。人事檔案中包含了企業員工的基本個人信息和其各個工作階段的工作情況信息，如果檔案信息出錯或出現不完整的現象，就會對員工的自身價值判斷出現失誤，也就使得人力資源的利用和工作人員的合理分配出現問題，不利于工作人員的個人發展和企業的高效管理。檔案管理工作的能力與創新工作息息相關，管理工作能力不高，就會造成企業管理工作的困難，不利于企業核心競爭實力的提升。

（二）人事檔案管理的創新就是企業文化的創新。人事檔案管理工作是一個多部門的協調性工作，通過信息工作的綜合可以進行企業信息的高效整合。對企業的人事檔案進行分析，可以體現不同工作人員的價值。敬業的員工、高效的員工等一系列的工作榜樣都可以在此過程中被充分挖掘出來，這也是企業文化的重要組成部分，可以促進企業的文化創新和軟實力的提升。

（三）有利于提高檔案的服務水平。企業檔案管理和服務的宗旨是以人為本，在管理和服務的過程中面對的工作對象為企業的員工，因此，檔案管理工作能力的提升也是體現自身服務水平的重要方面。傳統的檔案管理工作是在檔案室進行的檔案資料查閱工作，是通過人力搜索的方式來實現的。這種傳統的工作模式十分費力、費時，并且查詢檔案的質量也得不到保證，受到外界影響和人為因素影響比較大。當下檔案的信息化管理模式是十分重要的檔案管理能力提升的方式，傳統的檔案管理方案已經被顛覆，更為高效的檔案管理方式有助于提升檔案管理的效率。

二、人事檔案管理現狀研究

（一）企業人事檔案管理模式問題。我國人事檔案的管理模式十分單一，在企業的人力資源管理過程中，主要服務于人力資源查找、資料的利用工作，另外人事檔案的保密工作也是十分重要的，需要進行任務、權限、責任的明確劃分，從而提升人事檔案管理的作用與效果。

（二）現代企業人事檔案管理機制問題。部分企業沒有充分認識人事檔案管理的重要性，極易出現人事檔案管理松懈和檔案丟失的問題，使得員工的基本權益受到了損害。一部分工作人員的人事檔案長時間放置于自己的手中，造成企業對于實際在崗的工作人員的實際情況掌握不夠清晰，檔案管理工作受到嚴重的阻礙，職工的利益受到了損害，對職稱評定、退休等方面的工作產生影響。

（三）職工檔案材料問題。部分企業對人事檔案管理不夠重視，容易出現檔案管理方面的失誤，出現涉及職工出生年月、參加工作的時間、入黨時間、工作經歷等的節點時間等方面的失誤，對職工的調動、退休、失業保險等的辦理產生不良的影響，也會侵害到工作人員的利益。

（四）人事檔案現代化水平低。現代化的信息技術和大數據處理技術的快速發展，使得信息化的工作手段在檔案管理中有著十分廣闊的應用空間，有利于提升人事檔案管理的工作效率。電子檔案信息化的建設工作是十分重要的，可以提升管理工作的實際效率，也使得紙質檔案管理的難度和工作量大大降低，電子檔案具有不易丟失、穩定程度高、保密程度好的特點，從而可以實現精準化和高效的檔案管理工作。但是，當前絕大多數企業的人事檔案管理工作實體仍然以紙質版的人事檔案為主，管理模式依然受到許多外界因素和人為因素的影響，信息化的水平不高。

三、企事業單位人事檔案管理的對策建議

（一）完善人事檔案管理制度，引進現代化管理設備與技術。人事檔案的管理工作需要全企業上下所有部門、各個層次工作人員的配合，并需要在管理的過程中提升工作效率。引進現代化的管理理念和技術方法是十分重要的途徑，可以提升檔案室的整體工作水平，從而提升管理工作的效率。人事檔案管理制度的完善也是十分重要的，尤其是在工作的過程中確立統一的檔案管理措施，定期進行人事管理工作人員工作能力考核，規范人事信息的收集、保管、借閱，保證人事檔案管理的實效性。

（二）提高員工對檔案管理的認識。人事檔案管理工作中，需要提升工作人員對于個人檔案的重視，提升企業對于檔案管理工作的認識。要做好人事檔案管理工作的宣傳，促使檔案管理體系得以建立和健全。檔案管理人員應充分認識到檔案工作的重要性，保證企業人事檔案管理工作的順利進行，對于員工反饋的人事檔案管理問題進行及時解決和處理，全心全意地做好人事檔案管理工作。

（三）建設高素質管理人才隊伍。對于企業工作人員的個人信息、工作履歷、個人生活情況的全面分析，有助于企業合理使用人才，促進工作人員的素質不斷提升。例如，選拔政治素養、文學素養、計算機操作能力強的工作人員，提升檔案管理隊伍的整體素質。管理層需要進行嚴格的挑選工作，來進行高效的人事檔案管理。在工作的過程中，因為檔案工作涉及到了眾多的個人信息和保密工作，還需要對檔案管理人員進行法律知識方面的宣傳和教育，建立和健全保密制度，防止出現公司信息和個人信息的泄露。

（四）推進檔案管理信息化。互聯網技術和大數據處理技術的高速發展，使得計算機等在現代企業的人事資源管理過程中發揮了十分重要的作用，目前的檔案查詢和管理工作也主要依靠于計算機進行，傳統的紙質檔案的管理工作已經逐漸被淘汰。信息化、數字化人事檔案管理的工作模式，使得存儲能力大大增加，也減少了一部分人事檔案管理工作人員的工作量。但是開放的互聯網環境也為人事管理工作帶來了許多風險，面臨著硬盤易被破壞和數據傳輸受阻、數據承載能力差、信息泄露風險大等嚴重的問題，面臨著黑客和病毒的攻擊風險。因此，在企業人事檔案的管理工作中，需要對大量的企業人員信息進行綜合性的分析，還需要在技術方面進行加強，提升信息化管理的能力。企業工作人員可以通過大數據分析做好全面化的管理工作，建立起動態化的管理系統，設置好工作的權限。

四、結語

綜上所述，企業單位的人事檔案管理工作是十分必要的，需要在管理制度之下進行更好的建設，為企業的發展助力。