做好事業單位人事檔案管理工作的思考

文/甘南州科技局能源研究所 付九地

人事檔案是人才信息的重要載體與人才評價的主要信息源，能反映多個方面的信息，包括個人學習經歷、工作表現、成績、獎懲情況以及組織關系、歷史背景等，是選賢舉能、知人善任的一項重要依據。管好、用好人事檔案，不但符合以人為本的管理理念，且非常有利于開發與利用人才資源。現階段，大部分企業對檔案管理的要求不高，進而出現了人檔分離的情況。隨著人事制度改革的深入推進，使得事業單位人事檔案管理的重要性愈加突出，所以，新時期將事業單位人事檔案管理工作做好意義重大。

一、事業單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）缺乏較強的重視程度。現階段，諸多事業單位未正確認識檔案管理工作的重要性，并未在人事檔案管理工作中將組織管理工作納入。因為相較于其他工作，人事檔案管理工作存在明顯的區別，和單位利益沒有直接聯系，且出成績的幾率也較低，所以很多職工不重視人事檔案管理工作，進而使得無法順利收集人事檔案，管理混亂，未得到有效監督與檢查，甚至于部分事業單位的人事檔案管理工作處于無人問津的狀態，沒有將人事檔案管理的實效充分發揮出來。

（二）人事檔案管理制度不完善。相應的章程和制度可對人事檔案起到有效管理和規范。一旦脫離了制度的約束，則人事部門的人員在管理檔案時會延續自己的方式與習慣，不同的工作方式與習慣會讓人事檔案管理陷入混亂，且效率也不高。細化的人事檔案管理制度可科學指導單位的人事檔案規劃工作，對其進行約束。現階段我國事業單位缺乏完善的人事檔案管理制度，存在普遍的隨意與雜亂現象，完善與改進迫在眉睫。

（三）人事檔案管理工作人員能力不足。目前，若想對事業單位檔案管理工作予以加強，則首先必須加強工作人員的專業能力，配備專門的檔案管理人員，不允許人事檔案管理工作由其他抽調人員完成。抽調人員難以完成本職工作，且檔案管理工作與相關標準不符，影響整體工作效率。檔案管理工作的專業性較強，不僅需要管理人員的專業知識扎實，且還必須要有充裕的操作時間。因此，事業單位或者對人事檔案管理人員展開專項培訓，或者招聘外來專業的檔案管理工作人員。若未第一時間歸納整理人事檔案資料和文件，則會嚴重阻礙事業單位的發展，嚴重的甚至會對單位內部重大事項工作進度造成嚴重影響。

二、新時期做好事業單位人事檔案管理工作的路徑

（一）更新事業單位人事檔案管理觀念。第一，改變現有檔案管理觀念。事業單位需要充分認識到人事檔案管理工作的重要性，對其引起高度重視，不管是單位，還是個人，進一步強化事業單位人事檔案管理工作的意義十分重大。單位領導需要對人事檔案管理工作引起密切關注，充分發揮出自身的帶頭作用，改變每一位人員的檔案管理工作態度，只有確保事業單位人事檔案管理觀念的創新性，將人事檔案管理小組構建起來，才可以促進人事檔案管理水平的提高。第二，應在固定的時間指導、督促、檢查人事檔案管理工作，加強檢查和監督，在指導與監督中，發現檔案管理存在的缺陷和問題，同時第一時間運用有效手段進行補救。第三，將人事檔案管理達標考核機制構建起來。將人事檔案管理工作做好的重要前提是良好的制度，可密切結合檔案管理質量和管理人員的績效考核，確保人事檔案管理朝著規范化和制度化方向發展。

（二）完善管理制度，強化工作規范。現階段，我國的事業單位人事檔案管理制度不適應當前的經濟體制，因此需對事業單位人事檔案管理制度展開大力改革，去除以往管理制度中一些不適配內容，了解新時期人事檔案管理工作，將新時期的發展要求與新時期的工作思想融入事業單位人事檔案管理制度中。建立健全相應的考核制度和考核標準，對不達標的工作人員繼續進行培養，或者從原崗位調離。除此之外，對管理工作的規范性予以強化，提出新的要求給人事檔案管理工作，將更高、更遠的工作目標設立出來。首先，對檔案收集、存放與查閱工作做出詳細規定，對人事檔案管理工作進行認真監督，以免篡改人事檔案的情況發生，一經發現工作人員篡改人事檔案，要嚴肅處理。其次，定期對人事檔案進行檢查，把暴露出的問題有效解決，將人事檔案填寫制度設立起來，對違規填寫予以重點關注，鑒別違規填寫內容，以判斷檔案信息的真假。

（三）加強硬件設施的投入和使用。事業單位在日常管理中，應確保人事檔案管理工作資金的充足性，或專門預留一些資金在檔案管理中使用，同時保證經費嚴格落實。加大專業檔案硬件設施的使用和投入力度，對檔案存放的位置和條件進行改善，保證檔案的存放空間符合“三室”分離。為保證檔案安全，增加相應安保設施，如消防、安全警報等。另外，還需將信息化技術不斷引進，借助計算機網絡技術革新和完善人事檔案管理，利用網絡在社會范圍中共享非保密范圍的檔案信息，將人才檔案信息服務提供給社會，進而有效共享人事檔案信息資源。這樣做既大大便利了檔案利用者，也提高了人事檔案工作效率與質量，顯著提升了檔案利用效率，推動了檔案管理向無紙化發展。

（四）提升檔案管理人員的全面素質。不斷強化事業單位檔案管理人員管理人事檔案的職能，從而使國家行政事業持續性發展得到充分保障。事業單位人事檔案的地位在體制革新和人員流動中屬于中間狀態，檔案管理人員是事業單位人事檔案管理的核心要素，對科學有序開展檔案管理工作意義重大。現階段，事業單位檔案管理人員缺乏較高的素質與水平，不符合人事檔案實際工作要求，阻礙了人事檔案管理工作的順利開展。因此，事業單位領導應創造條件積極培訓檔案管理人員，具體做到以下幾點：首先，針對員工的素質定期展開培訓，以提升其素質，讓人事檔案管理的需要得到滿足。其次，不斷提高人事檔案管理人員的專業素質，單位需積極鼓勵員工學習，提高相關素質。最后，積極鼓勵進步員工，為其他員工樹立榜樣，使不斷學習的良好氛圍形成于事業單位內部。

三、結語

總之，隨著信息化水平的不斷提高，事業單位檔案管理網絡化的應用水平得到很大程度的提升。為此，事業單位人事檔案管理工作需采取利用開放化、網絡化的管理方式，適應社會需求，不斷提高自身綜合素質，建立信息化的人事檔案管理方式，以提高自身工作效率與質量，更好地為社會服務，提高事業單位工作質量和效率。同時，基層檔案管理人員還需抓住時代機遇，加強創新和改革，把事業單位人事檔案管理工作更好地開展下去。