完善人事檔案管理制度 提高事業單位管理水平

文/西安市綠化管護中心 李雯

當前我國人事檔案管理工作相較以往出現了較多變化，無論是具體的管理模式、管理方法還是管理技術等，相較以往均有明顯進步，對促進人事檔案管理工作的效率提升與質量優化等均發揮了非常積極的作用。然而結合當前我國經濟的快速發展背景來看，人事檔案管理工作在具體的成效上仍然沒有緊跟時代發展的步伐，沒有充分發揮其人事管理基礎工作的重要職能，在具體管理手段上也存在一定的落后現象，對整體人事管理工作的效用發揮造成不利影響。基于此，本文以事業單位為例，針對當前我國范圍內事業單位人事檔案管理制度存在的問題進行分析探討，同時提出相應的改進措施，以促進人事檔案管理工作的水平能夠得到有效提升。

一、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

（一）管理制度的滯后問題。當前我國事業單位在人事檔案管理工作中仍然要執行《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》《干部檔案工作條例》《干部檔案整理工作細則》，以及各個事業單位具體的《檔案管理違法違紀處分規定》等相關規定。然而上述規定的建立與使用背景相較當前時代均已經發生了極大的變化，上述管理制度在具體使用過程中對建立我國檔案制度、完善檔案管理等均發揮了非常重要的作用，但伴隨著當前事業單位用人制度的逐漸改變與調整，上述制度在一定程度上仍然存在發展滯后的現象，且事業單位本身人事檔案管理工作就處于較為封閉的狀態，由此導致在制度層面上人事檔案管理工作始終無法跟隨當前時代發展潮流的變化，對人事檔案管理工作的職能發揮造成了一定的影響和限制。

（二）管理地位的認知問題。當前我國事業單位仍然存在著對人事檔案管理工作地位的認知問題。首先，人事檔案管理工作本身無法產生直接的經濟效益，且人事檔案管理工作本身就是一項基礎性工作，事業單位的相關領導很容易忽視人事檔案管理工作的重要性，在人事檔案管理工作的開展中僅僅處于不犯錯、不失誤等應付上級部門檢查的狀態。其次，事業單位部分員工對檔案管理工作的重要性也存在著認知偏差，沒有全面了解人事檔案管理工作的重要地位和重要價值，在具體的檔案填寫過程中經常表現出隨意填寫、錯誤填寫等問題，對人事檔案管理工作的職能發揮造成不利影響。

（三）管理服務的范圍問題。當前我國范圍內人事檔案管理工作在人事檔案管理工作的開展過程中，仍然存在著人事檔案管理工作服務范圍較為狹窄的問題。其原因在于：一方面，事業單位的人事檔案管理工作有著相應的保密性要求；另一方面，部分人員沒有充分思考人事檔案管理工作與其他相關工作的緊密聯系，由此導致人事檔案管理工作在具體開展過程中只重視檔案信息的收集與保存，忽略了人事檔案信息的更新與利用，總體服務范圍狹窄、利用方式單一，在如此被動的服務狀態下，對人事檔案管理工作的開展效果造成了一定的不利影響。

（四）管理措施的方法問題。標準化、科學化、合理化、信息化是當前政府部門對于事業單位人事檔案管理工作的總體要求。然而結合當前我國范圍內事業單位人事檔案管理工作的實際開展情況來看，其距離上述目標仍然存在相應的差距。以標準化而言，部分人員在檔案信息的登記紙張上就很容易出現違背其標準化規定的問題，經常使用A3、A4等不同規格的紙張，對優化人事檔案管理工作的職能發揮造成不利影響，也充分反映了事業單位在管理措施上的方法問題。

二、事業單位人事檔案管理工作的改進建議

（一）健全事業單位人事檔案管理制度并優化其管理手段。在國家各項人事檔案管理制度的基礎上，事業單位要結合當前自身人事檔案管理工作的實際情況，建立健全人事檔案管理制度，針對人事檔案管理工作中的具體過程、具體要求、結果標準、服務范圍、人員責任、效益影響等多項內容提出明確要求，確保當前事業單位的人事檔案管理制度符合事業單位的發展情況與發展戰略，也為后續的人事檔案管理制度改革留下充足的空間與保障。同時在管理手段上，事業單位可以嘗試豐富人事檔案信息內容，記錄相關人員的業務能力、技術能力、業績內容、社會信用等相關材料，將信息化技術納入人事檔案管理工作中，以提升人事檔案管理工作的效率和質量。

（二）加強事業單位人事檔案管理隊伍建設并提升其能力。事業單位在人事檔案管理工作中要建立起一支具有綜合素質和專業能力的人事檔案管理隊伍，要求管理人員必須熟讀和遵從國家各項檔案法律法規的要求，主動學習中央精神并加強對各項檔案管理技術的培訓與鍛煉，嚴格遵守各項保密規則與法規要求。

（三）加強事業單位人事檔案管理宣傳并擴充其服務范圍。事業單位應從上至下提升對人事檔案管理工作的重視程度，加強對人事檔案管理工作重要地位和重要作用的宣傳，將人事檔案管理工作納入日常工作中并結合單位人力資源工作、人事管理工作等相關工作內容，恰當合理地擴充人事檔案管理工作的服務范圍。事業單位可以結合員工個人的成長對人事檔案信息進行及時變更和擴充，結合政府人事檔案信息平臺的相關要求將人事檔案管理工作進一步納入信息平臺的服務范圍中，對緩和人事信息保密要求與使用要求之間的矛盾有積極作用。

（四）完善事業單位人事檔案管理基礎設施與標準化建設。事業單位應貫徹落實人事檔案管理制度的各項要求，加強對人事檔案管理工作的基礎設施投入以有效緩解人事檔案管理工作在標準化進程中出現的各項矛盾，促使人事檔案管理工作能夠朝向標準化、科學化、信息化的道路前進。針對有員工在此情況下仍然不遵守人事檔案管理要求的問題，事業單位應當建立相應的獎懲措施以維護人事檔案管理工作標準化的要求，使得人事檔案管理工作能夠更加統一、更加規范。

三、結語

綜上所述，事業單位在人事檔案管理工作的開展過程中，應當進一步拓展其服務范圍，建立健全各項規章制度，不斷加強對其重要地位的宣傳，并不斷提升管理人員的綜合能力，確保人事檔案管理工作的效果得到積極提升。