高校內部審計檔案管理的優(yōu)化策略

文/黑龍江護理高等專科學校 范志偉

隨著高等教育體制改革的不斷深入，高校發(fā)展過程中政府投入不斷增加，社會對高校的關注度也不斷提升，再加之近年來高校不斷擴大規(guī)模，使人們對高校經(jīng)費使用情況更為關注。這要求高校內部審計工作要充分發(fā)揮實際效能。在高校內部審計工作中，需要審計檔案為其提供可靠的依據(jù)，同時針對審計檔案信息進行深入分析，可以進一步促進審計工作質量的提升。因此當前高校越來越重視審計檔案管理工作，并積極采取有效的措施不斷優(yōu)化審計檔案管理，以期更好地實現(xiàn)高校內部審計檔案的開發(fā)利用。

一、高校內部審計檔案優(yōu)化管理的意義

（一）為宏觀決策提供可靠依據(jù)和參考。高校內部審計檔案真實地記錄了高校內部審計工作開展的情況。近年來高校內部審計作用不斷凸顯，內部審計檔案能夠更好地將高校內部審計過程的基本情況體現(xiàn)出來，并針對檔案信息進行分析，可以總結出高校內部審計運行的規(guī)律，并在高校宏觀決策工作中提供可靠的信息依據(jù)和參考。

（二）為總結、評估審計品質提供材料和根據(jù)。高校內部審計檔案是針對高校內部審計工作開展過程中產(chǎn)生的圖表、影像和文字等信息的收集和整理，通過對其集中管理，為審核審計工作提供重要的材料和根據(jù)。審計檔案可以為整體掌握審計內容，評價審計工作及時性和有效性提供信息支持。針對內部審計檔案信息進行深入分析和研究，還能夠及時發(fā)現(xiàn)審計工作中的薄弱環(huán)節(jié)，以便采取積極有效措施加以改善。

（三）為規(guī)避審計風險提供依據(jù)。在當前高校發(fā)展過程中，內部審計發(fā)揮著重要的作用。但隨著高校面臨的內外部環(huán)境越來越復雜，導致了高校審計風險的不斷增加。審計檔案真實、完整地記錄了各項審計活動，能夠為審計結果提供重要的依據(jù)和支持，也能為高校審計工作提供重要的參考，并有效規(guī)避風險，為高校審計流程的優(yōu)化起到積極的促進作用。

二、高校內部審計檔案管理中存在的問題

（一）高校對內部審計檔案管理缺乏重視。審計檔案作為審計工作的精華所在，同時也是審計人員智慧的結晶，其不僅能夠全面地將審計項目呈現(xiàn)出來，能夠為審計項目的開展提供重要的參考，還能為高校宏觀決策提供科學的依據(jù)。但一直以來，高校在審計工作開展過程中都存在重業(yè)務、輕檔案的思想，無論是審計人員還是審計部門責任人，對審計檔案都缺乏重視，不僅沒有完善的審計檔案管理制度，同時在實際工作中也缺乏對審計檔案的監(jiān)管。因此在審計項目開展過程中存在檔案收集和整理不及時的情況，審計項目完成后審計檔案未能及時立卷，這對于審計檔案立卷質量帶來了較大的影響，不利于審計檔案利用價值的發(fā)揮。

（二）審計檔案管理方法不科學。在當前高校審計檔案管理工作中，不僅沒有專門的檔案管理隊伍，同時大部分審計檔案管理人員屬于兼職人員，沒有專業(yè)的檔案管理知識和經(jīng)驗，這就導致檔案收集和歸檔不及時。而且在審計檔案管理工作中，檔案管理人員缺乏提供利用意識，在實際審計中，檔案查找利用存在較大的難度。再加之相關設施落后，檔案資料隨意堆放的現(xiàn)象較為常見，檔案資料極易丟失。

（三）審計檔案管理工作不規(guī)范。在當前大部分高校的內部審計檔案管理工作中，不僅制度不完善，而且沒有標準要求，檔案案卷歸檔和管理程序不規(guī)范，這對審計檔案的質量帶來了較大的影響。特別是部分審計檔案管理人員，只是簡單的人工記錄審計工作底稿，沒有完善的后續(xù)簽字手續(xù)，這也導致審計檔案信息的真實性無法保證。

（四）信息化建設有待提高，審計檔案開發(fā)利用程度不足。在當前信息時代背景下，信息技術在檔案管理工作中普遍應用，檔案管理的信息化水平有了大幅度的提升。近年來，高校信息化建設取得了較好的成效，但內部審計檔案信息化建設相對滯后，這對于內部審計檔案信息的利用帶來了較大的影響。因此需要加快推動高校內部審計檔案信息化建設工作，全面促進審計檔案開發(fā)利用水平的提升。

三、高校內部審計檔案管理的優(yōu)化策略

（一）提高對內部審計檔案重要性的認識。在當前高校發(fā)展過程中，需要認識到審計檔案的重要性，并在實際工作中積極轉變觀念，提高對審計檔案的重視度。這就需要高校領導及內部審計部門負責人高度重視內部審計檔案管理工作，在單位內部營造良好的氛圍，并在實際工作中加大對內部審計檔案管理工作的宣傳，對檔案管理人員開展針對性的培訓和考核評比。同時還要實施責任制度，審計人員也需要積極參與到審計檔案信息的收集和整理工作中來，促進審計檔案管理工作質量的提升。

（二）建立健全內部審計檔案管理制度。在當前高校審計檔案管理工作中，內部審計部門需要與自身的實際情況相結合，加快檔案管理工作的軟硬件設施建設，并重視內部審計檔案資料的開發(fā)利用。這就需要在實際工作中建立健全內部審計檔案管理制度，并對內部審計檔案管理和利用的各個環(huán)節(jié)制定更為詳細的規(guī)定，建立完善的高校內部審計檔案安全保密制度。統(tǒng)一規(guī)范內部審計檔案歸檔和立卷的相關要求和具體標準，保證內部審計檔案的完整。另外，還要明確檔案管理人員的具體職責，以此來促進高校內部審計檔案工作的有序開展。

（三）改進審計檔案管理方法。近年來，審計工作的內容和方法發(fā)生了較大的變化，特別是審計技術已由計算機替代了手工，審計業(yè)務的發(fā)展給審計檔案管理工作帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。這就需要在實際審計檔案管理工作中不斷改變思路，樹立大數(shù)據(jù)思維和互聯(lián)網(wǎng)思維，積極對審計檔案管理工作進行創(chuàng)新，促進審計檔案管理效率和質量的提升。另外，審計檔案管理水平也需要隨著審計業(yè)務的發(fā)展不斷完善，全面提高審計檔案使用效率，更好地發(fā)揮出審計檔案的價值。

（四）加強信息化建設，促進檔案開發(fā)及利用。為了能夠提高高校內部審計檔案管理水平，宜加快推動審計檔案信息化建設，即要在實際工作中重視審計檔案管理人才隊伍的培養(yǎng)，使審計檔案管理人員能夠不斷更新自身的知識體系，重視對新理念和新技術的學習，提高審計檔案信息化管理水平。通過在實際工作中改革審計檔案管理工作的方式方法，建立審計檔案信息管理系統(tǒng)，充分借助于云計算技術和大數(shù)據(jù)技術，加快推進紙質檔案的數(shù)字化轉化，實現(xiàn)檔案信息的安全存儲，全面提高審計檔案信息的安全性和完整性，為審計檔案的查詢和利用提供更多的便利，積極有序推動審計檔案開發(fā)利用工作，確保審計檔案價值的發(fā)揮。

四、結語

當前高校內部審計檔案管理工作需要與高校自身的發(fā)展實際情況相結合，積極完善審計檔案管理制度，重視新技術和新手段的應用，全面提高內部審計檔案管理水平，加快推進審計檔案的開發(fā)利用，使其更好地服務于高校的發(fā)展和建設。