鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理問題與改革思路

文/湖北省秭歸縣楊林橋鎮(zhèn)中心衛(wèi)生院 魯昱鋒

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項工作內(nèi)容和活動情況的原始記錄，檔案管理工作是醫(yī)院綜合管理的重要組成部分，有序規(guī)范的檔案管理能最大化發(fā)揮出信息資源的輔助功效，能提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的管理質(zhì)量，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理和臨床醫(yī)療服務提供足夠的理論支撐。

因我國社會經(jīng)濟發(fā)展不平衡，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院與城區(qū)醫(yī)院相比，在經(jīng)營收入、人力資源、基礎設施、管理體制上還有較大差距，造成鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在檔案管理上存在較大不足，這些問題已成為制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院持續(xù)發(fā)展的重要因素。

一、當前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理存在的主要問題

（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的硬件設施不完善。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院是基層地區(qū)的基礎醫(yī)療服務機構(gòu)，在日常管理及醫(yī)療服務過程中會產(chǎn)生大量的醫(yī)療數(shù)據(jù)信息，包括病人就診資料、醫(yī)院建設及發(fā)展方案、醫(yī)院醫(yī)療活動記錄，以及臨床醫(yī)療經(jīng)驗等等內(nèi)容，這些資料通過科學整合便構(gòu)成了醫(yī)院的檔案內(nèi)容。因醫(yī)院各類檔案信息量巨大，且類型繁雜，需要由專業(yè)管理人員進行分門別類，并采取專業(yè)的存儲和防護措施來管理。但是目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院因資金有限，其檔案存儲和保管條件不夠完善，醫(yī)院檔案的安全性和完整性存在很大隱患，體現(xiàn)為：1.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院信息化基礎薄弱，信息化設施設備不齊備，檔案信息化管理及建設意識不強，使得各類文件資料的查詢、調(diào)用、檢索效率較為低下，也使得醫(yī)療檔案信息無法實現(xiàn)及時傳輸和共享，大大降低工作質(zhì)量。同時，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡系統(tǒng)安全風險較大，易被侵害，造成關鍵檔案數(shù)據(jù)丟失和被篡改，無法為行政管理部門帶來決策上的有效參考，降低各項決策和規(guī)劃的精準性。2.部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理缺乏專門的存儲室，由臨時辦公室和倉庫充任且缺乏健全的防護設施。其防蟲、防鼠、防潮、防火、防失、防高溫的能力嚴重不足，特別是一些年限比較久的重要檔案，缺損較大，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院帶來了極大的損失。

（二）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)性不強。醫(yī)院檔案管理是一項系統(tǒng)化工作，管理人員需要同時具備檔案管理、信息安全技術(shù)、統(tǒng)計學、設備維護和使用等綜合知識能力，但當前很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員由普通醫(yī)護職工兼任，專業(yè)化程度較低。一方面，他們對現(xiàn)代化信息管理技術(shù)缺乏充分認識和有效利用，其網(wǎng)絡化、數(shù)據(jù)化、智能化檔案管理理念和運用能力嚴重不足，由此使得管理效率和質(zhì)量均不高；另一方面，他們沒有受過專業(yè)檔案管理知識培訓，缺乏基礎的檔案管理知識，缺乏系統(tǒng)科學的檔案整理、裝訂、編碼、分類、儲存等系列知識，造成醫(yī)院檔案管理工作長期發(fā)展滯后。

（三）鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的體制不健全。當前不少鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)醫(yī)院的檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的管理體制，管理主觀性和隨意性也比較大，且沒有合理的監(jiān)管制度作為保障。檔案管理人員的權(quán)責利關系界定不清，檔案管理人員的責任意識和服務意識都不高。同時，因缺乏完善的檔案管理監(jiān)管考評機制，檔案管理人員在日常工作中自由散漫，對待檔案管理工作抱著“差不多”的思想，使得檔案管理的整體質(zhì)量較低。另外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)地區(qū)某些檔案管理人員缺乏醫(yī)院檔案的保密意識，不注意對病人信息、醫(yī)療事項等信息的保密，既造成醫(yī)院檔案信息泄露，又容易引發(fā)醫(yī)患矛盾。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理的改革思路

基于目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院在檔案管理上存在的諸多問題，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理必須予以高度重視，要充分認識到醫(yī)院檔案管理的重要性，并立足自身實際情況對當前的檔案管理體制、管理模式、管理策略進行針對性調(diào)整，具體思路如下：

（一）強化人員培訓，增強鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理能力。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院管理層必須首先意識到醫(yī)院檔案管理工作的重要性和必要性，要帶頭維護和支持醫(yī)院檔案管理工作的開展和革新。一方面，需要醫(yī)院定期組織檔案管理人員參與檔案管理的專項培訓活動、檔案管理人才交流大會，并邀約檔案管理類專家、相關法律人員、信息化技術(shù)專家等來院進行現(xiàn)場培訓；另一方面，要加強對自身檔案管理現(xiàn)狀的認識和問題分析，要找出影響檔案管理的具體原因，還要積極地學習和借鑒其他地區(qū)醫(yī)院在檔案管理中的優(yōu)秀經(jīng)驗，并結(jié)合實際靈活運用這些經(jīng)驗。通過這些方法來提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理人員的管理意識、檔案法律認知、信息化檔案管理及實際的運用能力。

（二）加強基礎建設，改變管理模式，提升檔案管理實效。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院必須謹遵新醫(yī)改政策要求，堅持實事求是、抓重抓難的原則，合理分配管理崗位，落實人員職責，構(gòu)建一個標準、統(tǒng)一、靈活的基層檔案管理秩序。一方面，要加強檔案管理的基礎設施建設，需要設立專門的檔案存儲室，配備現(xiàn)代化檔案管理設施，做好安全防護，還要加快構(gòu)建信息化管理系統(tǒng)，充分運用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)優(yōu)勢，逐漸實行數(shù)字化檔案管理模式，以提升檔案管理效率；另一方面，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院要敢于打破傳統(tǒng)的單一管理模式，深度聯(lián)合醫(yī)院行政部門、保衛(wèi)部門、后期保障部門等多個部門實行齊抓共管，形成醫(yī)院檔案管理的合力，要構(gòu)建醫(yī)院檔案管理的安全防護體系，降低醫(yī)院檔案資料的丟失風險。此外，選擇醫(yī)院還要深挖檔案管理實質(zhì)，最大化加強檔案管理的成果轉(zhuǎn)化利用，檔案資源與人力資源管理、臨床醫(yī)療及改革等內(nèi)容要有機融合，以管理促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院各項事業(yè)有序發(fā)展，又以發(fā)展成果助推檔案管理持續(xù)深化，形成良性循環(huán)。

（三）進一步完善管理制度，構(gòu)建檔案管理的長效機制。鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理，只有在健全而合理的規(guī)章制度的保障下，才能真正有效落實。為此鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院必須加快檔案管理的體制優(yōu)化和建設。一方面，要大力改革現(xiàn)有人才管理制度，善用人才激勵機制，提升檔案管理人員的工作積極性。同時采取多種措施，引進和培育高素質(zhì)的醫(yī)院檔案管理人才，增強管理團隊活力；另一方面，必須強化監(jiān)督考評制度。要建立覆蓋全體檔案管理人員的完整考評體系，將其工作成績、工作態(tài)度、工作方式納入統(tǒng)一考核范疇，依據(jù)獎勤罰懶、治錯糾偏的管理原則，將具體的權(quán)責義務落實到人頭，以此規(guī)范檔案管理人員的工作行為，提升其工作責任心，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院檔案管理工作健康發(fā)展。

三、結(jié)語

醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展和建設至關重要，實際工作中，鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院既要立足實際，分析和思考自身現(xiàn)狀問題，又要著眼發(fā)展大局，注重檔案管理的實效，要敢于正視自身檔案管理存在的不足，又要不斷革新檔案管理的模式。由此方可持續(xù)有效推進鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)院的發(fā)展和進步。