檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

文/河北省唐山市婦幼保健院 宋偉

一、檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

（一）檔案數字化管理在人事信息管理方面的應用。人力資源是醫院的核心競爭力，所以人力信息管理是醫院檔案管理的重要內容，包含著醫務工作者的學歷、履歷、家庭、性格、特長等方面信息，越詳細的信息記錄越便于全面了解工作人員情況。傳統的人事檔案管理信息記錄受紙質限制，使信息的更新速度明顯滯后于實際情況。檔案數字化管理不但能夠有效降低人事信息錯誤的概率，而且能更加全面地實現動態管理，使醫院能更加及時準確地了解分析醫務工作者的工作需求和生活需求，為實現人性化管理提供依據，從而提升醫院與員工的關系，保證人力資源穩定。

（二）檔案數字化管理在患者數據管理方面的應用。醫患關系是當今社會的熱點話題，近幾年頻頻出現的惡性醫患糾紛嚴重影響了醫生與患者之間的信任關系。隨著醫療行業的深入改革以及人們法律意識的不斷提升，檔案數字化管理可以更加全面、快捷地錄入病患要求，準確存儲病患信息，簡化就醫程序，對于提高就醫效率和規范就醫流程具有重要的現實意義。患者在調取檔案時可以通過數字化管理系統進行操作，實時打印自己所需信息內容，大大減少了查找等待時間，提高了醫院辦事效率。

二、檔案數字化管理在醫院檔案管理中存在的問題

（一）檔案數字化管理意識比較落后。醫院檔案管理屬于后勤保障類工作，隨著醫療體制改革的深入，醫院的社會公益性質逐漸被削弱，經濟利益和醫療服務成為醫院發展的主要方向。醫院將主要資源投入到配套設備、改善服務、提升知名度、吸引人才等方面，使檔案管理工作位于靠后位置。另外，醫院管理者沒有充分認識到檔案管理的重要性以及大數據開發的價值，因此導致檔案管理數字化進程緩慢。有的醫院依然存在依賴紙質檔案管理的情況，這種管理方式不能滿足時代發展的需要。有的醫院對檔案數字化管理缺乏長遠規劃，不能正確面對存在的問題，對發展前景的認識更是模糊不清。

（二）檔案數字化管理制度建設滯后。醫院檔案是醫院工作人員在長期的社會實踐活動中保存下來的歷史記錄，包括醫院規劃建設、財務活動、科學研究、黨建工作等基本事務，然而由于過往的粗放式檔案管理模式，制度建設并不完善，經常出現檔案錯誤、遺失、損毀、篡改等問題。有的醫院依然沿用傳統檔案管理規章制度，這顯然不適用于檔案數字化管理，有的規章制度可行性不強、針對性不高，導致人員職責不明，出現問題后推諉扯皮，特別是交叉性、邊緣性的工作，出現問題責任不明，大大阻礙了醫院檔案管理改革的步伐。

（三）檔案數字化管理的規范性不強。雖然很多醫院積極推進檔案管理數字化改革，但是在具體實施細節上缺乏規范性，導致很多數字檔案成為無用檔案。比如，有的檔案文件創建格式隨意，存在電腦不識別、打不開等問題，有的檔案文件收錄的有效信息不全，導致查找困難，不能及時檢索到所需內容，有的檔案文件細化程度不夠，需要工作人員重新進行整理、分類，額外浪費時間和精力，有的檔案文件記錄混亂、標識不明，這些都大大降低了數字檔案的管理效率。

（四）管理人員的綜合素質有待提升。首先，在認知水平上，有的工作人員認為檔案管理只是簡單的信息錄入，沒有從長遠角度出發考慮檔案管理的重要性，因此在思想意識上不夠重視。其次，由于醫院投入不足，檔案數字化管理人員的綜合素質有所欠缺，數字化操作技能有待提升，從而導致數字化管理系統有效應用率低。最后，很多檔案數字化管理人員是由其他崗位人員兼職的，在理論知識、管理能力、業務處理等方面都存在一定程度的缺陷，導致醫院檔案數字化管理業務發展緩慢。

三、數字化在醫院檔案管理中應用的優化策略

（一）樹立醫院檔案管理的數字化理念。數字化管理是現代檔案管理的基本思路，在推進數字化管理時，醫院管理層應該積極轉變傳統理念，全面提升認識水平，從醫院服務的長遠規劃出發，積極宣傳和灌輸數字化管理理念，從上到下形成數字化管理意識，有效推進數字化檔案管理的順利實施，避免因思想不統一導致數字化進程緩慢。檔案管理部門應該深刻認識到大數據的現實意義，不斷創新檔案管理手段，更好地為醫院發展服務。

（二）積極完善醫院檔案數字化管理制度。數字化管理在醫院檔案管理中的應用離不開制度保障。首先，應該根據實際情況和管理水平積極調整檔案管理制度，廢除一些不適合數字化管理的舊規定，增加一些具有較好適用性的新規定。其次，加強檔案管理安全監督力度，嚴格按要求審查檔案管理軟硬件基礎設施，加強網絡系統保護，減少因網絡病毒導致的數據損失，根據工作流程和規范標準審查數字化管理內容和方式，保證檔案信息的安全性、完整性、真實性。最后，嚴格制定和落實管理責任制，設置不同涉密等級的管理辦法，并且嚴格檢查實施情況，降低人為因素導致的數據泄露隱患。

（三）加快推進檔案管理數字化平臺建設。醫院檔案管理的數字化建設不是一蹴而就的，應該根據自身實際情況分階段、分步驟地進行數字化推廣，不斷提升檔案管理的數字化水平。檔案數字化管理應該充分整合資源，依托現有信息化平臺，在局域網內積極構建檔案管理網絡，建設電子資源庫。同時，加強醫院信息化平臺與檔案網絡的有效對接和信息共享，通過信息平臺直接完成數據采集、篩選等工作。另外，醫院應該加大資金投入，積極引入先進檔案數字化管理軟硬件，提高網絡安全技術水平，營造良好的數字化運行平臺，提升數據采集、處理、存儲、共享、利用效率。通過數字化平臺建設，不斷提高檔案信息開發利用水平，逐步挖掘和實現數據信息的價值。

（四）注重制定檔案數字化管理的標準流程。針對檔案數字化管理具體工作實施存在的問題，管理人員應該不斷總結經驗，積極參與制定規范化、標準化管理流程，所有人員必須嚴格按照規范標準執行，如果出現格式問題、信息缺失、數據混亂等問題一律退回修改，直到符合規范標準后才能錄入，同時及時追究相關工作人員的責任，避免因不良風氣蔓延導致整體執行力不夠。數字化管理標準制定不是一勞永逸的，管理人員應該及時根據新問題、新情況進行總結反思，層級匯報，經過醫院領導深入探討后進行適當的調整和修正，保證規范標準的科學性、合理性、適用性。

（五）全面提升醫院檔案管理人員的綜合素質。首先，在醫院檔案管理團隊建設上，應該不斷優化隊伍結構，積極吸引和培養既懂數字化管理業務又懂信息化技術處理的綜合性人才。其次，加強教育培訓，針對檔案管理的數字化趨勢和常規操作規范進行指導，提升數字化管理意識和檔案管理技能。積極邀請專業數字化檔案管理人員開展交流合作，引進成功管理經驗，制定數字化檔案管理的實施細則。另外，不斷優化績效考核機制，嚴格落實責任制和獎懲制，將工作職責與個人利益捆綁，避免因約束不夠導致思想和行為懈怠，從而全面提升管理人員的綜合素質。

四、結語

綜上所述，本文從人力資源信息和患者數據維護兩方面出發，了解了檔案數字化管理的具體應用，并且分析了數字化檔案管理存在的問題，最后研究了提升醫院檔案管理數字化建設水平的有效策略，希望能夠起到積極的作用，促進醫院的服務質量和效率不斷提升。