淺析大數據時代醫院檔案管理措施

文/秦皇島市中醫醫院 李耿亮

現階段，計算機與互聯網技術的廣泛應用己深刻地影響人們生產、生活方式。醫院檔案管理是一項極具挑戰性的工作，檔案資料真實記錄著醫院發展歷程，是醫院發展最權威的憑證。隨著人們對醫療衛生的要求逐漸提高，以往的醫院檔案管理模式難以適應時代發展要求，檔案人員唯有積極學習先進技術，通過信息化手段促進檔案管理的創新，才會為醫院檔案管理的發展帶來更大的保障。

一、大數據應用于醫院檔案管理的重要性

（一）科技發展的產物。近年來，隨著互聯網技術的普及，人們在工作、生活中體會到信息技術帶來的方便，信息傳遞范圍得到拓展，傳播速度加快，均是大數據時代的紅利。醫院檔案管理機構是一個獨立部門，專門負責保管醫院內部各種檔案資料。需要構建一套完善的歸檔管理系統，推行文件處理機構立卷制度。當有檔案處理后，要通過承接者統一對信息進行采集及整理，再交給檔案管理人員分類存放，最后通過專門的檔案人員對資料進行鑒定、驗收。為了緊跟信息時代的發展步伐，醫院檔案管理工作信息化建設已成為我國醫療機構的重要課題。

（二）醫療行業進步的條件。伴隨我國醫療事業的發展，對醫院工作效率的要求越來越高。若依然采用傳統人工方式進行檔案管理，則難以提升為醫療服務的效率。醫院為了在市場中占據有利地位，有必要積極地引入信息技術及先進的管理模式，重視對計算機、人工智能的有效應用。例如：面對每日存在的人員流量變化，可利用有關統計軟件，進行網絡數據的追蹤調查，做好標記，且儲存在系統云端，若日后需要有關檔案資料時，則檔案人員可直接從網上調取數字信息。此外，各個科室往往會積壓大量歷史病例，可利用信息技術，對實物檔案予以電子化處理，既有利于資源的保存及利用，又提升了醫院的工作效率，促進醫院更好發展。

二、大數據環境下醫院檔案管理問題

（一）檔案管理的認識不足。我國很多醫療機構均未建立科學高效、滿足多元化客戶需求的檔案管理系統。主要原因是醫院領導對此不夠重視。通過相關的調查研究發現，其中未設立專門檔案管理機構的醫院約占總量的60%。這里除了檔案、文書統一管理以外，其余依然分散于財務、科教、基建等職能部門。檔案的分散化管理模式，不利于檔案資料的綜合利用，也影響了檔案的保管質量，經常存在資料重復、壞損等問題，浪費了不必要的人力、物資。

（二）檔案人員業務技能偏低。醫院由于業務發展的要求，領導自身缺少內控思維，對檔案管理工作不夠重視，所以在進行檔案人員招聘時，對從業人員的計算機水平要求不高，且醫院缺少對內部人員的信息技能培訓，使得很多檔案管理人員的綜合素質偏低，甚至有的小型醫院，未設立人力資源檔案管理崗位，而由行政人員兼職處理檔案資料，他們缺少對檔案管理知識的了解，不能有效地開發、利用檔案，影響了醫院檔案管理工作的效率。

（三）缺乏專業的信息化平臺。大數據時代，醫院建設信息化平臺需要一個長期過程。通過分析當前我國醫院發展形勢，以往的醫療機構對信息化平臺的建設缺少清醒的認識，理由在于很多管理人員年齡大，對新技術的應用意識薄弱，知識、技能更新較慢。此外，部分醫院管理者沒有對檔案信息管理擁有正確的認識，檔案管理工作中依然采取傳統方式編寫目錄、匯總資料及歸檔管理，對計算機、網絡技術的應用產生抵觸情緒，制約了醫院檔案管理信息化發展進程。

三、大數據時代醫院檔案管理策略

（一）更新檔案管理工作理念。第一，以往的醫院檔案服務，主要以資料的歸檔、保管為主，削弱了檔案的利用價值。目前，我國大部分醫院檔案管理工作依然停留于原始階段，即信息復印、查閱、咨詢等，缺少對用戶需求的綜合分析，使得檔案服務與用戶需求相脫節。第二，大數據時代對社會各行業均提出全新的要求，以人為本的服務理念，使檔案管理更加主動，檔案人員應對用戶體驗予以充分的尊重，結合用戶需求、意愿、習慣，利用大數據技術，進行檔案信息的開發、篩選、分析、整理，進而為用戶提供更優質的檔案服務。第三，大數據的應用給人們生活帶來巨大變革，同時又改變了人們的思維模式。思想是行為的指南，大數據技術的應用帶來了新的理念，促進檔案管理工作方式的轉變。醫院檔案管理工作人員應根據實際，主動接觸大數據技術，意識到大數據的應用給醫院檔案管理帶來的影響，保證檔案管理工作有序、科學地開展，為醫院檔案管理水平的提升提供有力保障。

（二）建立健全檔案管理制度。整理檔案管理的思路，構建完善的醫院檔案管理制度是新時期醫院發展的重要保障。從目前新技術的應用情況分析，大數據思維、大數據技術已廣泛地滲透于醫療衛生工作中，且發揮著顯著的作用。大數據背景下，醫院的檔案管理工作系統一定要根據有關規章制度與大數據應用特征來建立，通過構建檔案數據平臺、數據庫等形式，為廣大用戶提供最原始的數據信息，且提供信息存儲、分析、更新等快捷服務功能。同時，各個醫院之間也可采取檔案資源互享、方法互用、技術互鑒的方式，提升醫院檔案管理水平，開發新的服務功能，解決檔案資源保護、整合、安全問題。因此，為了更好地促進醫院檔案管理工作的信息化發展，相關管理者必須制定科學、完善的檔案管理工作制度。

（三）建設檔案信息化管理平臺。近年來，我國的患者不斷增多，醫院每日均會產生數量龐大的檔案信息，給檔案管理工作增加了一定的難度，經常出現一些亟待解決的問題，例如：檔案存放空間狹窄、檔案存放數量不斷增長、紙質檔案偏多、電子存檔設備性能偏低等。醫院的醫務人員及患者數量的增多，導致醫療服務的工作量迅速增大，各種類型的檔案數量相應增長，存儲空間不足。因此，我國很多醫院需要優化檔案管理模式，著力建設檔案管理的信息化平臺。大數據背景下，信息化已成為重要的管理方式，醫院相關管理者應加強對大數據的認識，提升對目前醫院檔案管理信息化建設的重視，積極地建立健全大數據檔案資源管理平臺，改進檔案管理所需的設備及技術，為醫院各類檔案信息的收集、存儲、整理、利用提供有力保障，確保我國的醫療事業更好地發展。醫院應加大資金投入力度，積極地購進先進的硬件設施，及時淘汰老舊的機器設備，購進新設備，為檔案管理信息化平臺的建設創造有利條件。工作人員還要善于充分地利用互聯網技術，構建檔案管理平臺。互聯網技術具有強大的存儲功能，相關系統的容量非常大，且能夠對儲存的資料進行精準的分類，例如：影像信息、圖片信息、文本信息、音頻信息等，便于檔案人員更好地展開檔案資源的管理工作，提升檔案利用率。醫院應根據實際情況，積極地建立檔案資源的信息化管理平臺，為提升醫院檔案管理工作水平提供支持。

四、結語

總之，隨著我國患者的增加，給醫療工作增添了壓力，醫院檔案資料數量龐大，且更新速度快，傳統的檔案管理模式越來越不能適應時代發展要求。大數據時代，相關醫院領導必須積極轉變思想觀念，引進先進的信息技術，充分運用互聯網技術，建立完善的檔案管理制度，以及檔案信息化管理平臺，結合大數據特點，不斷優化檔案信息化管理模式，促進我國醫療衛生事業取得更大的發展。