工程建設項目檔案創新管理措施

文/大慶油田有限責任公司第二采油廠信息中心 謝鋒

工程建設項目檔案能夠更加直觀地反映工程建設項目的實際狀況，同時也是項目建設和生產過程中最為重要的信息支撐。在社會發展水平不斷提升的情況下，工程建設項目的投資力度增大，工程規模也隨之有一定程度的拓展，這給工程建設項目檔案管理工作帶來一定程度的挑戰。在這種情況下，勢必應全面總結工程建設項目檔案工作所要去關注的重點問題，并探究工程建設項目檔案創新管理路徑，這對工程建筑業良性發展、持續進步有推動作用。本文將對此展開詳細的分析。

一、工程建設項目檔案管理創新的必要性

當前工程建設活動如火如荼地開展，要想加快行業發展步伐，確保工程建設活動有序推進，應具體落實項目檔案過程式管理工作，并動態更新檔案管理內容，以期為工程建設行業穩健發展提供檔案資料支持。要想真正實現檔案創新管理目的，建設單位、施工監理單位應協同配合。檔案創新式管理思想貫穿于工程建設項目全過程，并且配套管理制度隨之完善，有利于確保檔案管理工作制度化、規范化進行。

之所以工程建設項目檔案管理效果不盡如人意，主要是因為從業人員重視程度不足，具體表現為檔案資料收集的漏洞，施工信息數據整理實效性不足等。這樣一來就導致工程建設活動低效推進，并且檔案管理政策指導作用不同程度弱化。由于工程建設單位處于轉型關鍵期，對于從業人員來說，應高度關注施工企業檔案管理工作，基于檔案資料制定可行性施工計劃，進而取得工程建設的良好效果，并不斷優化項目質量。檔案創新管理期間，領導者應充分發揮示范作用，并大范圍宣傳檔案創新管理的作用，促使員工樹立正確認知，以此優化工程建設項目質量，確保建設工作在有效利用檔案信息的情況下順利推進。鑒于上述分析我們可以看出，檔案創新管理工作的價值貫穿于工程建設的全過程，也是工程建設質量和效率的穩定保障。

二、工程建設項目檔案管理創新的具體措施

（一）構建完善的檔案資源體系。在體系構建過程中，要客觀認知檔案在信息記錄、憑據提供方面的本質作用。隨著工程建設步伐的加快，檔案資料類型日益多樣，數量相應增多。首先，工作人員要從思想層面上重視檔案管理工作，仔細對檔案進行收集和整理，保證信息的實效性，為后續的檔案管理工作打下堅實的基礎。其次，檔案管理工作人員還要不斷完善檔案的歸檔范圍，結合企業發展的實際情況細化文件資料管理制度，參照保管期限表明確檔案資料歸檔目標。在這一過程中，應始終秉承檔案信息“應歸盡歸”以及“應收盡收”的原則，將歸檔工作全面納入企業相關業務規章制度和工作流程當中，實現檔案工作和業務管理工作的逐次推進、全面提升。在基本工作完成之后，工作人員要對重點領域的歸檔工作進行全面優化，細致把控重點工作、重大活動、重要建設項目以及重要科研項目的檔案資料歸檔。同時檔案管理相關領導人員還要對新領域、新專業以及新機構的建檔工作進行指導，防止檔案管理工作存在明顯的缺陷。最后，工作人員需要從宏觀層面出發，結合國家和企業關于檔案管理工作的相關政策和規章制度，建立健全檔案工程建設企業檔案管理制度，利用網絡信息技術推進檔案管理信息化進程，進而順應時代發展趨勢，確保檔案管理創新工作穩步推進。除此之外，遵循合理性、合法性原則，構建與企業經營狀況相契合的規章制度。

（二）構建高質量的檔案服務體系。檔案服務體系的構建主要包含四個方面的工作：第一方面，檔案資源的科學整合，相關工作人員掌握具體工作內容，參照檔案管理要求提升服務質量，合理配置檔案資源。在此期間，檔案管理員應協作配合，適當調整檔案管理方案，以此提高檔案管理效率，進而為工程項目建設工作提供依據。第二方面，遵循便捷化利用原則，從檔案便捷信息應用、安全應用角度出發，檔案管理員適當創新檔案管理模式、優化檔案管理流程，取得檔案優質管理的理想效果。具體來說，從業人員應借助網絡信息技術踐行檔案創新管理，確保檔案管理任務在規定時間內高效完成，最終全面提升檔案信息的利用效率和滿意程度。第三方面，改進檔案信息服務方式，面向從業人員提供所需檔案資料，信息服務質量對檔案資料使用價值的實現有關鍵性的影響。由于檔案資料形式多樣、總量激增，基于分類管理模式提升服務質量，既能減少工作壓力，又能提高檔案資料利用率。例如，某建筑單位以專題匯編形式來優化檔案服務體系，這能為檔案常態化管理助力。第四方面，強化檔案編研工作力度，根據企業工程建設的相關規定執行編研工作，對檔案價值挖掘、檔案功能優勢彰顯有重要意義，尤為關鍵的是，此舉有助于將檔案庫轉變成思想庫和知識庫，為企業的建設經營工作提供全新的思路。

（三）構建先進的檔案工作管理流程。上面我們已經提到過，檔案管理工作貫穿于工程建設項目的全過程，因此工作人員在檔案管理工作中要全面提升工程項目的全過程管理水平，具體來看，主要包含以下幾個方面：1.工程建設過程中，工作人員需要將建設工程檔案納入建設行政程序當中，在建設工程開工之前將檔案機構和相關工作人員納入工程施工報建程序當中。2.在工程項目建設的初始階段，工程建設人員需要對檔案工作人員進行技術交底，使用培訓等方式全面提升檔案管理人員的水平。此外，還要結合實際情況構建統一化的檔案管理工作標準，使檔案管理人員遵照統一規范的工作標準進行工作，最終實現檔案規范化管理。3.積極進行工程建設整改。工程建設項目檔案管理工作中，指導和檢查工作是其中必不可少的重要環節，檔案管理工作人員必須要認真對待此項工作，一旦在指導和檢查工作中發現問題，要在第一時間進行積極整改，將所有檔案管理工作中存在的問題在組卷之前解決。同時，在組卷工作中還要進行相應的審核工作，明確檔案歸檔的具體范圍，并嚴格按照組卷的順序開展相關工作。4.工程建設項目檔案管理工作與竣工驗收備案的融合。工程建設項目管理工作最后一個環節就是竣工驗收的備案工作，這也是工程建設項目檔案管理最核心的內容之一。此外，工程建設項目的各級建設單位開展后續檔案管理工作的主要依據也是工程竣工驗收備案工作，因此工程建設項目單位的檔案管理工作也可以與之進行融合。具體來看，工作人員可以依照工程建設的實際狀況將二者進行融合，并配以系統化的監督機制，對工程建設的全過程進行綜合性監督和管理，保障工程建設項目的順利落實。

（四）提升檔案工作管理人員的培訓和指導力度。檔案管理工作的主體在人，因此工程建設企業管理部門應高度重視檔案管理員培訓工作，通過完善培訓制度、加強培訓指導等措施培養優秀人才，進而推動檔案管理工作有序進行。首先，明確培訓內容，面向培訓對象宣傳法律法規知識、制度知識，這既能充實培訓內容，又能促進檔案資源管理工作有序開展。其次，定期開展知識講座，宣傳最新的檔案管理理念，使檔案管理員在最新觀念指導下調整檔案管理行為，確保檔案創新管理工作落實于全過程。再次，組織教育培訓活動，通過聘請資深檔案管理人員進行知識講授，以此豐富檔案管理員知識儲備、強化檔案管理技能。最后，提供外出學習機會，使檔案管理員通過外出學習來拓展工作視域，確保最新管理理念與工程項目建設實踐相結合，最終實現檔案創新式管理的目的。

三、結語

綜上所述，工程項目建設活動未曾停歇，要想加快建筑業轉型發展步伐，應落實檔案管理創新工作于建設全過程，通過挖掘檔案信息的價值來優化建筑項目質量。基于此，企業及相關工作人員要充分重視這項工作，結合企業實際情況對檔案信息管理工作進行全方位創新和強化，切實提升企業的經濟效益，在激烈的市場競爭中占據先機。