做好“三要” 不斷提高企業檔案管理水平

文/鹽城市交通投資建設控股集團 沈小晶

盡管企業的檔案管理工作非常重要，但在現實情況下，存在些許問題，比如：有些不但沒有重視這項工作，相反覺得檔案工作無足輕重，沒必要理會；有些雖然涉及到這項工作，但是僅限于起步階段，沒有加強檔案制度文件規定等的執行；有些甚至不為檔案管理員提供培訓學習的機會，檔案員的業務水平滯后于管理需要，更談不上創新檔案工作。在筆者看來，要想避免這些問題，從根本上要對企業檔案管理工作有著足夠的重視，只有思想上轉變了，行為上才會有相應的改變。為了提高企業的檔案管理水平，要明確做好以下“三要”。

一、制度規定是首要的

（一）制度先行原則。為了進一步提高企業檔案管理水平、明確檔案管理的范圍、要求等，確保檔案的完整、準確、安全和有效利用，為企業改革發展提供歷史資料支撐，根據《中華人民共和國檔案法》《江蘇省檔案管理條例》等法律法規，結合企業檔案工作實際，企業檔案管理制度（包括歸檔、保管、利用、保密、統計、鑒定、銷毀制度以及工程檔案管理標準等）需要首先公開發布。制度對于相關人員具體工作范圍、職責以及如何開展工作都有一定的指導意義。一個國家的管理靠法制，一個單位的管理靠制度，這是人盡皆知的常識。

（二）文件通曉原則。為便于企業正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，促進企業檔案工作的規范化、制度化、科學化，根據檔案法律法規和國家檔案局令第10號《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》，形成《企業文件材料歸檔范圍、分類方案和檔案保管期限規定》，文件的及時下發對于本單位（部門）和子公司等文件材料的整理歸檔工作起到一定的督促與指導作用。企業正式下發文件，在保證發文規范有效的前提下，在一定程度上提升了檔案制度的權威性與嚴肅性。

（三）領導重視原則。檔案管理工作的正常進行離不開領導的大力支持。不論是制度建設，還是硬件設施環境的完善等，都跟領導的重視度有很大的關系。首先，建立并完善檔案管理領導制度，明確檔案工作分管領導職責、檔案人員崗位職責、兼職檔案人員工作職責等，分工明確，切實將檔案整理歸檔工作做好、干好、完成好。其次，分管領導對本單位檔案工作負全責；把檔案工作列入企業年度計劃、考核和議事日程；教育、督查集團及各單位、各部門的人員學習貫徹執行檔案等法律法規，不斷增強檔案法制意識，嚴格遵守各項規章制度；審查、監督檔案室已超過保管期限檔案的鑒定與銷毀工作；積極支持采用新技術，推行檔案工作現代化，提高本單位檔案現代化管理水平；對在檔案工作中作出顯著成績的部門和個人給予獎勵；對管理混亂、玩忽職守的單位和個人視情節給予處罰。最后，完善檔案室硬件設施及信息化建設，從檔案庫房、辦公室、閱覽室三分開到內部要求、系統軟件等，均不可缺少。其一，檔案庫房建設要重點突出安全保護的“八防”要求，確保硬件建設達標。其二，檔案管理要做到及時、完整、準確、規范。其三，檔案室和后勤保障部門要迅速拿出檔案室庫房搬遷改造方案，確保檔案順利過關，爭取實現提檔升級。總之，全力打造檔案硬件及信息化建設，使檔案管理工作走上科學化、現代化、規范化的道路。

二、水平提高是必要的

硬件設施得到提高后，最需要抓緊的是檔案人員業務水平的提高。檔案員除了自身理論的不斷學習外，還需要積極參與各類檔案培訓，以彌補實戰經驗的不足。培訓要聚焦企業檔案管理工作的熱點、難點和亮點，內容要豐富、全面，實踐性強。

例如，去年我參加了江蘇省舉辦的建設項目檔案管理培訓，深受啟發。其中印象最深的是，在檔案崗位工作幾十年的資深檔案員夏老師為我們講授的《項目檔案工作交流》，她指出項目檔案管理存在的一些問題，以及解決問題的方法等。可見，企業在項目檔案前期要做好準備工作，包括檔案管理機構的設立，業務水平的加強，將檔案管理納入合同管理，建立健全檔案管理制度，硬件上的支持及檔案宣傳工作等等。檔案員要主動作為，做到超前管理、過程控制；落實檔案責任主體，強化管理；抓好源頭，做好各單位檔案業務的指導、檢查工作等。

之后要努力做到：第一，統一思想。正確、全面理解國家檔案局10號令，制定切實可行、科學合理的實施方案。第二，協調推進。企業檔案部門、信息部門和業務部門要統籌協調、相互配合、齊心協力，高效完成企業檔案室建設的相關任務。第三，試點先行。企業要結合自身條件，在做好前期相關準備工作的基礎上，開展試點建設，及時總結經驗，穩步有序推進。通過上述努力，實現企業檔案工作提質增效與創新發展，為企業持續健康發展提供有力支撐。樹立嶄新的現代企業檔案管理與服務理念，堅定推動企業檔案工作更上一層樓的信心。

三、創新開發是將要的

企業檔案室在整理歸檔保管的基礎上，還要加強對現室藏檔案的利用。檔案員可以與工作在一線的工作人員合作編寫各類編研成果以提供利用。

編研工作屬于檔案利用工作中的一部分，有利于提高檔案資源的開發利用水平。有了編研工作才能通過主動提供檔案的編研成果，直接服務于各部門、各公司。編研工作還是保護檔案原件的有效辦法。提供利用創新成果，可以避免檔案原件的重復使用，從而延長檔案的壽命。開展檔案編研工作，還可以讓利用者體會到檔案的價值，加深對檔案和檔案工作的了解，起到很好的宣傳作用。

伴隨著企業的不斷發展，人員對檔案的利用需求越來越大，這對編研工作提出了更大的挑戰與要求。為便于更好地提供利用服務，檔案員需不斷創新開發檔案的編研工作，充分挖掘檔案資源價值，加大對檔案的開發力度，提供更為方便、高效、快捷的信息服務。正如清朝紀昀《閱微草堂筆記·灤陽消夏錄三》中所說：“國弈不廢舊譜，而不執舊譜；國醫不泥古方，而不離古方。”以下棋執譜與醫病開方為喻，說明了這樣一個哲理：凡事既要有勇于創新的勇氣，也要善于繼承前人有益的經驗。用今天的話來說，就是在繼承中有所創新、在創新中有所繼承。在檔案工作中，也如是。

企業還應注重實物檔案的收集與保管，因為實物檔案既見證了企業的榮耀，也為企業的形象樹立了一個標桿，對于企業的發展是有利無弊的；企業財務部的會計檔案為審計工作提供了大量的憑證；企業人力資源部保管的人事檔案，不僅保存著人在實踐活動中的一切歷史記錄，也是人在工作中任免、選拔和使用的依據，從側面角度保障了員工的合法權益。

企業在不斷發展，要求檔案工作在固守基本原則的同時，必須創新思路，符合并服務好實踐需要；堅持探索應用新技術手段，不斷提高檔案管理信息化水平；不斷探索總結，以創新的檔案管理服務交通建設。企業檔案員要外塑形象、內強素質，以扎實的檔案工作功底促進企業高速發展。

檔案工作的助力，為企業發展解除后顧之憂的同時，也在為企業的壯大保駕護航。為了不斷提高企業的檔案管理水平，我們要做好“三要”，首要的制度規定，必要的水平提高，將要的創新開發。也許在發展的道路上，還可能會碰到各式各樣的問題，但只要我們充分發揮積極主動性，結合企業檔案管理工作實際，具體情況具體分析，正視問題，解決問題，就能保證檔案管理工作暢行無阻，讓企業檔案發揮更大的效用。