信息時代企業(yè)檔案管理面臨的機(jī)遇、挑戰(zhàn)及措施

文/陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司 張靜

互聯(lián)網(wǎng)改變了人們的生活，現(xiàn)在社會上越來越多的行業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)，一個又一個智能平臺被開發(fā)利用，大大提高了辦公效率。與此同時，檔案管理工作面臨著許多機(jī)遇和挑戰(zhàn)，但是就目前來看，在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用未能完全釋放，從而影響著辦公效率和質(zhì)量，如何在信息時代做好檔案管理工作，體現(xiàn)檔案管理的重要作用，是目前檔案管理工作面臨的重要課題。因此，要正確分析檔案管理的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，才能解決這些當(dāng)前遇到的難題。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理的機(jī)遇

在企業(yè)中，檔案管理工作必不可少，其不僅能夠為管理人員提供有效的依據(jù)，還可以為企業(yè)決策提供支持。應(yīng)用傳統(tǒng)的方法開展檔案管理工作對于檔案管理人員來說效率非常低下，并且隨著企業(yè)的規(guī)模不斷擴(kuò)大，企業(yè)員工越來越多，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)逐漸增多，相應(yīng)地需要管理的檔案隨之增多，這對檔案管理人員來說任務(wù)非常繁重。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，為檔案管理工作帶來了良好的機(jī)遇，具體體現(xiàn)在以下三個方面：

（一）技術(shù)手段更豐富。借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可以有效地實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的輸入、存儲與檢索，對于檔案管理人員來說，能夠有效降低工作強(qiáng)度。另外，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不僅可以存儲數(shù)據(jù)信息，還可以存儲視頻、音頻，存儲形式更加多樣化。實(shí)現(xiàn)檔案管理由紙質(zhì)、文字向音頻、影像轉(zhuǎn)變，便于管理和攜帶。

（二）服務(wù)空間更寬廣。時代的發(fā)展，企業(yè)經(jīng)營業(yè)務(wù)逐漸多元化，大大增加了檔案管理的信息量，傳統(tǒng)檔案管理方法一方面會增強(qiáng)管理成本，另一方面還會占用較大的存儲空間，將檔案信息存儲到計算機(jī)中，不僅節(jié)約了成本，節(jié)約了空間，還能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理的遠(yuǎn)程服務(wù)，方便對檔案進(jìn)行備案。

（三）時效管理更突出。應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行檔案管理可以明顯提高檔案的時效性，社會在不斷進(jìn)步，企業(yè)的發(fā)展在不斷變革，很多檔案內(nèi)容隨著時間的推移發(fā)生了相應(yīng)變化，應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以快速對檔案進(jìn)行更新，相比紙質(zhì)檔案來說，更新速度更快，準(zhǔn)確性更高，并且隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，未來檔案管理的時效性將更加明顯。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理存在的挑戰(zhàn)

（一）管理理念轉(zhuǎn)變?nèi)杂泻艽笞枇Αｋm然在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，我國很多企業(yè)應(yīng)用了智能辦公系統(tǒng)，但是受到傳統(tǒng)觀念的影響，在進(jìn)行檔案管理時，仍然沿用陳舊的管理理念，傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”的觀念和現(xiàn)象，在信息時代與企業(yè)的實(shí)際發(fā)展不相匹配。這種思想不利于檔案管理工作效率的提升。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理者要迅速轉(zhuǎn)變觀念，積極主動、盡最大努力開發(fā)信息資源，把“死檔案”變成“活信息”。

（二）檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化體系有待建立。要想做好檔案管理工作，需要建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化體系。但是就目前來看，我國還沒有完善的檔案數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，導(dǎo)致在實(shí)際工作中，檔案管理工作沒有科學(xué)的依據(jù)做指導(dǎo)，檔案資源不能得到合理配置。因此要想使檔案管理數(shù)字化，就必須建立健全檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系，完善穩(wěn)定的檔案管理數(shù)據(jù)庫。

（三）檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高。在實(shí)際工作中，人事管理是檔案管理工作開展的必要條件。當(dāng)前我們已經(jīng)進(jìn)入了信息時代，檔案管理人員綜合素質(zhì)的高低，直接決定了檔案管理水平。針對于此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)，定期派專業(yè)人士對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使其掌握先進(jìn)的管理理念與方法，能夠動態(tài)了解社會的發(fā)展趨勢，提高其對信息技術(shù)的應(yīng)用能力。另外，企業(yè)還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案管理人員安全意識的培訓(xùn)，提高其安全防范能力，從而提高檔案管理工作水平，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

（四）傳統(tǒng)檔案管理方式和手段已適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求。傳統(tǒng)檔案管理主要是采用紙質(zhì)形式來保存，隨著時間的推移，絕大多數(shù)紙質(zhì)檔案材料發(fā)生了紙質(zhì)變脆、顏色變黃等問題，檔案人員在查閱過程中非常容易造成檔案缺頁或是損壞、丟失的情況。在互聯(lián)網(wǎng)條件下，檔案管理人員可以在做好檔案材料的歸檔后，對檔案信息進(jìn)行計算機(jī)處理，采用電子編碼技術(shù)對這些檔案進(jìn)行編輯整理，使檔案的利用更加便捷，并有效規(guī)避檔案的遺失或是損壞，切實(shí)有效地保管好檔案，使檔案信息的利用最大化。另外，隨著時代的發(fā)展，檔案文件舊的查詢方式已經(jīng)無法滿足時代的需求了。

三、信息時代提高檔案管理水平的有效策略

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理理念。當(dāng)前相當(dāng)一部分企業(yè)，在檔案管理中，還沒有從思想意識上認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，一定程度上阻礙了檔案信息的規(guī)范化和信息化的發(fā)展，信息時代，我們要想全面提高檔案管理思想認(rèn)識，做好檔案工作就必須要從思想意識上認(rèn)識到檔案管理的重要性，加大檔案管理力度。實(shí)現(xiàn)電子信息化管理，可以有效節(jié)省大量的保存庫房，從整體上提高檔案管理效率，最大限度地確保檔案資料信息的安全。新時期要求檔案管理人員要堅持與時俱進(jìn)，不斷轉(zhuǎn)變觀念，不斷提高自己的服務(wù)意識，使用各種先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和檔案管理手段，切實(shí)做好自身的本職工作，更好地為企業(yè)的穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展提供各項服務(wù)。

（二）構(gòu)建與發(fā)展相適應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫。當(dāng)前絕大多數(shù)檔案信息是以數(shù)字形式出現(xiàn)的，數(shù)字化的檔案信息必須要依靠計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來傳輸，檔案信息傳輸速度有所提升。眾所周知，企業(yè)要立足于實(shí)際，構(gòu)建高效運(yùn)行的數(shù)據(jù)庫，最大限度提升檔案信息的傳輸速度。一方面要與網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度相適應(yīng)，另一方面還要保證社會大眾讀取要求，使檔案利用者可以隨時通過計算機(jī)來閱讀檔案信息。在社會不斷發(fā)展的同時，現(xiàn)代企業(yè)辦公自動化水平不斷提高，檔案管理人員要認(rèn)識到檔案信息的重要性，保證數(shù)據(jù)庫的穩(wěn)健安全運(yùn)行。

（三）完善各項檔案管理制度。為最大化地確保檔案信息的安全，企業(yè)要立足于實(shí)際，建立健全檔案管理制度，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化發(fā)展。構(gòu)建完善且全面的檔案管理制度，是不斷提高檔案管理水平的基礎(chǔ)和條件，所以，這就要求企業(yè)上下各級一起來承擔(dān)檔案管理責(zé)任，獻(xiàn)言獻(xiàn)策。當(dāng)前很大一部分企業(yè)檔案管理保密工作處在初始階段，對現(xiàn)代信息技術(shù)的使用還未普及。在檔案管理工作中，檔案信息資料保密工作是至關(guān)重要的。我們只有最大化地確保檔案信息的安全，才能有效保障企業(yè)的利益。企業(yè)要引入網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，運(yùn)用高科技管理手段，使用安全殺毒軟件以及定期檢測檔案系統(tǒng)等，提高檔案管理水平，保障檔案信息的安全。

四、結(jié)語

總而言之，在互聯(lián)網(wǎng)時代背景下，檔案管理者要堅持與時俱進(jìn)，不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷轉(zhuǎn)變管理理念，積極引入先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，切實(shí)做好檔案管理工作，從整體上提高檔案管理水平，更好地滿足企業(yè)穩(wěn)健長遠(yuǎn)發(fā)展的需求。