事業單位檔案管理存在的問題與對策分析

文/宜昌市教育局 趙愛華

事業單位的檔案所涵蓋的范圍廣，對于人才的考核選拔以及事業單位的其他工作幫助都很大，工作人員可以在檔案中獲取有用的信息，以此來應對所要做的工作。從我國改革開放起，事業單位的檔案管理工作取得了不小的進步，然而欠完善，仍然存在著一些問題。如果不對這些問題加以妥善解決，會對事業單位形成一些不利的影響，因此事業單位一定要加大對于這些問題的關注力度，滿足時代發展的要求，取得更好的發展。

一、事業單位檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員缺少專業知識。就目前來看，我國很多事業單位的管理人員不夠專業，甚至有一些事業單位會將一些非專業的工作人員安排在這個崗位上工作，工作的過程顯然僅是流于形式，很難做出不錯的成績，而且會對事業單位的其他工作造成影響。

（二）檔案管理人員缺少該有的工作態度。事業單位的工作人員對于自身工作所持的態度對于事業單位的發展起到很關鍵的作用，其中也包括檔案管理工作。大多事業單位的檔案管理人員在工作時采取敷衍了事的態度，檔案無法第一時間更新，檔案室呈現臟亂差的狀態，工作人員沒有耐心去發現存在的問題，責任心方面也極為缺乏。很顯然，這種態度進行日常工作，對于事業單位的發展無疑是有害的。

（三）離崗檔案管理工作人員造成的檔案管理問題。當下社會，大多數人不會在一個工作崗位上一直干，即便存在一個崗位干到老的工作人員，終有一天是要退休的，另外還有可能會遇到例如出國、生病等意外情況。這些情況的存在都會對檔案管理工作形成一定的影響。大部分事業單位在換掉原有的檔案管理人員時，其中的交接工作沒有做到位，這就造成了很多檔案被遺忘或是廢棄。難免給事業單位造成一定的損失，而且這種損失很難用錢來彌補。1.事業單位不能合理有效地利用現有的檔案。有些事業單位存在著大量的檔案文件，然而利用率卻不高，很多檔案被放在角落沒有人去理會，因此這些檔案的作用就不可以得到發揮。另外，一些事業單位雖然利用了檔案，但只是僅限在很基礎的層面，沒能充分發揮出檔案的功能。這類要么不利用檔案，要么不好好利用檔案的問題是當下必須要進行合理解決的。2.事業單位沒有采用妥善的檔案保管措施。在一系列檔案管理工作中，保管好檔案是非常關鍵的一步，即使現在的檔案大多趨向于電子化，但是仍有一些事業單位還是采取傳統式的紙質檔案。因此做好檔案文件的保管工作就變得非常重要，紙質檔案容易被損壞，事業單位的檔案管理人員一定要采取妥善的防護工作加以對待。3.事業單位對檔案的管理不規則化。一個單位的檔案管理不是一項簡單的工作，但是目前大部分事業單位在檔案管理工作方面無章可循，工作人員自身想采取什么方式就采取什么方式進行，沒有規則加以約束。有些檔案的紙張無序雜亂，當一些工作要查閱檔案時，就得花去很多不必要的時間，大大降低了事業單位的工作效率。4.事業單位的檔案不能及時更新。很多事業單位的檔案更新工作都沒辦法做到位，更新的速度較為緩慢，但是現如今時代加速發展，社會上很多事情都在變化，這就需要檔案進行及時更新，緊跟時代的發展，不允許做毫無進步的應付工作。5.事業單位缺少利用高科技來保存并管理檔案的意識。隨著社會的不斷發展，曾經傳統化的檔案管理方式和設備都難以適應當下時代的進步，然而有些事業單位并沒有留意到這個問題的重要程度。另外，損害的檔案需要科技產品才可以進行修復，但是很多事業單位沒有這些設備存在，很難做到在高科技的加持之下做好檔案管理工作。

二、加強事業單位檔案管理的對策分析

（一）加強對事業單位檔案管理人員的培訓。事業單位要對所屬的檔案管理人員進行培訓，提升他們的專業能力水平，并且樹立工作責任意識，深知這項工作的重要性。近些年我國的發展速度很快，這無疑會加大對于信息的需求量，因此檔案管理工作一定要適應時代的快速發展環境，有關單位必須禁止使用非專業人員從事該崗位的工作。

（二）對檔案管理人員的工作交接做好相應規定。在檔案管理人員的工作交接上，事業單位一定要做好明確的規定。遇到工作人員因某種情況離崗時，一定要按照相應的規定做好檔案的交接工作，并且給單位留下自己的聯系方式，事后遇到工作問題可以及時聯系，為解決問題提供幫助。

（三）做好檔案管理的保護工作。檔案的保管工作非常重要，事業單位一定要將這項工作落實到位，強化管理人員的責任意識，對檔案的情況定期進行查看，一旦發現有問題存在及時進行解決。檔案保管工作存在著一定的復雜性，相關人員一定要有足夠的耐性才可以落實好這項工作，不可以粗心大意。

（四）合理有效地利用檔案為自己服務。事業單位檔案利用率一定要提高，讓現有的檔案發揮出自身的作用。當下是一個信息化的時代，隨時隨地都有信息相伴，因此事業單位要加大對于現存檔案的關注力度，有需要及時查閱，只有這樣才可以利用好檔案，并且獲取到自身想要的信息，為工作的后期開展提供幫助。久而久之，事業單位將會取得不錯的發展。

（五）形成屬于自己的檔案管理規則。事業單位在做檔案管理工作前，要制定健全的檔案管理規則，避免檔案散亂的現象存在，一定要按照規則開展工作，合理規制管理。以此來減少人力以及財力成本的投入。在減少事業單位成本的同時，也能夠大大提升其工作效率。

（六）及時更新檔案。一個單位是一個動態的整體，每一天都會有信息變化存在，因此負責檔案管理的工作人員要將工作做到及時到位，在第一時間收集新的檔案填充單位的檔案庫，使其變得完善健全，這對于今后事業單位工作的開展將會提供極大的幫助。

（七）引進先進的設備管理檔案。目前多數事業單位檔案管理設備跟不上時代的發展，難免會對單位造成不好的影響，因此很有必要引入先進的現代化管理設備來輔助工作人員做好檔案管理工作。例如檔案電子化是當下檔案管理的發展趨勢，事業單位都該朝此方向進步發展，以此來提高單位檔案的利用率，為單位工作的開展提供有效的幫助。

三、結語

雖然事業單位的檔案管理工作存在著一定的復雜性，但是此項工作尤為重要。檔案管理的好壞會對事業單位的整體發展造成影響，對此有關單位一定要加大重視力度。在做檔案管理工作時，及時找出其中存在的問題并且加以妥善解決。另外還需要跟緊時代發展步伐，讓事業單位的檔案管理工作能夠真正地體現出價值。