基于互聯網的辦公室文書檔案管理探索

文/中國石化財務有限責任公司成都分公司 劉凱

當今社會已經進入信息爆炸時代，互聯網信息管理已經成為當前主流趨勢。現在幾乎所有的行業，無論是政府行政部門還是企業單位，在文書檔案管理方面都基本上實現了互聯網信息化管理。新時期文書檔案管理必須明確定位，實現資源共享。

一、基于互聯網條件下文書檔案管理的意義

（一）有效提升文書檔案管理效率。利用當前的互聯網電子計算機技術建立文件管理器，對辦公室文書檔案進行分類整理和高效管理。這樣可以解決傳統文書紙質檔案管理的復雜問題，電子信息化管理和收集文件歸檔，便于調整文書檔案檢索順序。當前隨著計算機和互聯網的普及，檔案管理信息化已經成為主流趨勢，采用互聯網電子計算機技術管理文書檔案更加方便，文件查詢、檢索以及傳送也更加快捷。

（二）實現信息共享和高效檢索。利用互聯網技術處理文書檔案，可以將紙質檔案進行拍照、掃描并記錄下來，保存為電子文檔，上傳至互聯網云空間，檔案資源可隨時隨地檢索，有效提升文書檔案查閱效率。傳統文書檔案管理模式下，大量的文書檔案信息僅僅儲存在文件柜中不能充分發揮其作用，還會造成數據的流失和資源的浪費，后續信息的二次利用也非常困難。相比較傳統手工作業方式，互聯網電子信息技術管理更加輕松快捷，可根據檔案文書的外部特征進行分門別類管理，然后根據內外部特征進行內容管理。隨著電子信息技術的高速發展，運用于文書檔案管理的系統技術越來越高級，能夠實現文檔的云傳輸、云共享，大大提升了檔案工作質量和效率。

（三）電子文件更易保存，狀態更加穩定。與傳統紙質檔案相比，電子文件檔案具有易于保存、方便檢索的優勢。在很多特殊情況下，傳統紙質檔案容易受到季節、溫度、濕度等的影響，造成檔案的損壞，進而形成無法挽回的損失。而電子文件檔案完全沒必要擔憂這一點，當前的互聯網技術和計算機技術越來越成熟，電子文件的存儲設備不斷升級換代，電子文件的存儲、讀取非常便捷，且方便轉移攜帶，受外部環境干擾小，具有非常高的穩定性。

（四）文件安全性大大提升。在文件傳統傳輸過程中，文件丟失、延遲等現象非常頻繁，而采用電子信息技術可以直接在網絡上進行傳遞。近年來，文書檔案保密技術越來越成熟，人們在讀取電子檔案過程中有一個加密過程，也可以支持只閱讀卻無法更改的權限，這樣一來，文件的安全性大大提升。

二、互聯網條件下文書檔案管理存在的問題

（一）電子文件的保密性存在限制。互聯網計算機技術管理文書檔案雖然具有易于保存的優勢但是這些文件很容易被修改，且篡改后不留痕跡。雖然有些技術可以防止電子文件被篡改，但是電子文件的保密性仍然是一個技術難點，人們獲取到電子文檔原文內容較難。此外電子文件使用的是統一的格式和字體，人們判斷電子文件蓋章和簽名的難度增大，因此未來電子文件的保密問題是最需要解決的問題。

（二）高素質的檔案管理人才缺乏。從當前檔案管理人員現狀看，文書檔案管理人員技術水平和專業素質偏低，難以掌握當前先進的檔案管理技術。

（三）文書檔案管理系統不完善。文書檔案管理系統的產品邏輯設計、內容編排、代碼技術開發等是一項巨大的工程，而其中的文檔管理任務需要對內容進行分類、編排以及保存，每個環節都必須用科學的方法進行佐證。但是當前文書檔案管理系統存在很多缺陷，入口不統一、電子資料采集困難、檔案流程復雜、新的業務模式不支持、安全性較低、使用權限不靈活。

三、互聯網背景下辦公室文書檔案管理的思考

（一）樹立文書檔案管理的專業化理念。在互聯網時代，轉變文書檔案管理觀念是第一位的，只有明確了思想觀念，才能更好地指導實踐。因此，辦公室文書檔案管理人員應該適應當今信息互聯網時代，改革創新辦公室文書檔案管理工作，對文書檔案管理實施互聯網化和電子信息化管理，最大限度運用信息資源和互聯網工具解決文書檔案管理中繁瑣而復雜的問題，從而優化整個管理環節，提升工作的效率和準確性。

（二）引進專業高素質的檔案管理人才。在互聯網時代，文書檔案管理工作需要懂得互聯網電子信息技術的人才擔任，必須具備專業的業務能力和知識，懂得文書檔案管理理論、方法以及技巧。首先，構建高素質的檔案管理團隊，引進專業化高素質的檔案管理人才，應該具備現代化管理理論，具有互聯網計算機專業技術能力。其次，對現有管理人員實施培養，幫助他們學習新理念和新技術，掌握現代化的互聯網管理技術。

（三）建立文書檔案信息管理系統平臺。信息化時代要開發一個電子檔案上傳、保存、管理等的統一線上入口，為電子檔案的管理建設一個互聯網端的云端環境，便于各種公共文檔的搜索、管理、查詢以及上下載等操作，該平臺支持的功能如下：第一，統一電子檔案入口。互聯網云端的電子檔案入口支持掃描影像技術、條形碼掃描技術、各類格式電子數據存儲技術等，能支持對不同類型、不同媒介的檔案進行標準化打包凈化處理。統一的電子檔案入口能夠對電子檔案實現統一格式的存儲，并形成最小粒度的文件，確保后期電子檔案的可追溯性和不可抵賴性。第二，一站式管理所有電子檔案文件，實現自動化智能管理。在互聯網的支持下，電子檔案管理采用邏輯流程化管理后，可實現一站式的統一管理，從檔案的數據采集、登記、歸檔，到檔案資料的整理、遞交、接收、保管以及轉移，甚至到后期的檔案鑒定、查閱、備份等，覆蓋了整個電子檔案的所有管理周期和各個環節的細節管理，確保每個操作都有跡可循。第三，文書檔案管理平臺提供流程管理入口。文書檔案管理平臺的開發設計要從使用者的角度出發，立足科學的邏輯依據，從產品化流程管理角度，實現流程的高效性、人性化以及可維護性。平臺使用者可以自由定制工作流程和工作路徑，流程變化時可以自定義更改流程或者增刪流程，以滿足不同業務線同時的需求，為每個業務定制操作流程，提升檔案管理效率。第四，支持新的業務加載。電子檔案管理信息平臺前期以搭建檔案管理系統為主，后期版本更新迭代，可以支持電子檔案規范化和加載管理的業務，比如文書檔案管理就需要支持這類功能，這樣可以實現多人在同一平臺對差異化類別的檔案實現管理，后期可以實現對新類別電子檔案的加載功能，確保業務操作員能夠在線使用多項工具，實現多類別電子檔案的上傳、管理、增刪等操作。第五，提升電子檔案的安全性與可靠性。電子檔案信息化管理平臺的底層支撐環境可以支持電子印章、數字證書等當前先進的驗證技術，確保平臺的管理員和業務操作人員上傳的電子檔案信息的安全可靠性，確保材料的不可抵賴性，保證其憑證的價值。此外電子檔案信息化管理平臺的安全保障機制能夠對電子檔案文件實施統一封裝和保存，并對同類型業務文件的時效性、安全級別進行劃分和標識，如果管理員級別不同，查看這些文件的權限也是存在差異的。

四、結束語

總而言之，相比較傳統辦公室文書檔案管理而言，基于互聯網的電子信息化的辦公室文書檔案管理具有非常多的優勢，政府部門、事業單位以及社會各行各業都逐漸普及了信息化文書檔案管理，它能夠有效提升文書檔案管理效率，實現信息共享和高效檢索，且電子文件更易保存，狀態更加穩定，大大提升文件的安全性，最終提升辦公效率。