基層檔案管理員如何做好文書(shū)檔案管理工作

文/鄒平市好生街道辦事處 耿哲

文書(shū)檔案管理工作是指管理人員利用文字或者表格等形式將社會(huì)公共活動(dòng)進(jìn)行記錄，并且整理歸檔。文書(shū)檔案管理工作的良好進(jìn)行，能夠真實(shí)地反映和記錄基層行政活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)黨務(wù)活動(dòng)公開(kāi)。文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化，能夠促進(jìn)基層公共事務(wù)的管理水平不斷提高。文書(shū)檔案管理工作的優(yōu)化，對(duì)各類(lèi)活動(dòng)的開(kāi)展提供了有效的參考。

一、開(kāi)展基層文書(shū)檔案管理工作的實(shí)際意義

有序開(kāi)展基層文書(shū)檔案管理工作，能夠?yàn)槠髽I(yè)的發(fā)展提供真實(shí)的參考資料，是企業(yè)發(fā)展的有效保證?；鶎訖n案管理員的主要工作就是進(jìn)行文書(shū)歸檔和活動(dòng)記錄，通過(guò)整理檔案，為相關(guān)工作人員提供完整憑證。企業(yè)在進(jìn)行重大活動(dòng)之前，需要調(diào)取借鑒以往活動(dòng)檔案，需要檔案管理員進(jìn)行配合，及時(shí)準(zhǔn)確地找到相關(guān)檔案，為當(dāng)前的活動(dòng)提供有用的信息。企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)或者處理公共事物時(shí)，也要通過(guò)參考相應(yīng)的文書(shū)檔案來(lái)做好工作計(jì)劃，保證經(jīng)營(yíng)活動(dòng)合理有序進(jìn)行。

二、基層文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，我國(guó)基層文書(shū)檔案管理工作還存在一定的問(wèn)題，嚴(yán)重影響了基層文書(shū)檔案管理工作效率。

（一）文秘與檔案管理工作銜接較差。在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)管理與檔案管理工作既互相聯(lián)系，也有不同的分工。兩項(xiàng)工作需要相互協(xié)調(diào)進(jìn)行，互不影響。在文書(shū)檔案管理工作中，文書(shū)與檔案管理工作從配合到形成一體化管理，很大程度上提高了文書(shū)檔案管理工作的效率。這樣就將文秘和檔案管理員的工作建立了更加緊密的聯(lián)系。但是，由于文秘與檔案管理員對(duì)對(duì)方的工作了解都很少，導(dǎo)致雙方在工作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)誤差和錯(cuò)誤，文秘和檔案管理工作配合不夠默契。在實(shí)際的文書(shū)管理過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)文書(shū)紙張使用不合格、文書(shū)格式不正確、文書(shū)附件不完整等現(xiàn)象，這些文秘工作問(wèn)題，最終會(huì)給檔案管理工作造成一定的麻煩。

（二）基層檔案管理工作不受重視?；鶎游臅?shū)檔案管理工作，對(duì)于單位和企業(yè)的發(fā)展有很大的作用，能夠?yàn)閱挝坏陌l(fā)展提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)資料。但是，部分單位認(rèn)為基層檔案管理工作不是一項(xiàng)非常必要的工作，認(rèn)為檔案管理部門(mén)工作過(guò)于清閑，對(duì)單位的發(fā)展作用不大。檔案管理工作一直不受單位領(lǐng)導(dǎo)重視，沒(méi)有投入精力和財(cái)力，使檔案管理工作模式落后，人才缺失，從而影響了檔案管理工作的效率。

（三）文書(shū)檔案管理員綜合素質(zhì)偏低。基層檔案管理工作不是簡(jiǎn)單的文書(shū)檔案歸類(lèi)，要求檔案管理員具備相應(yīng)的綜合素質(zhì)，包括業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)。文書(shū)檔案管理工作，涉及檔案學(xué)、文書(shū)學(xué)、目錄學(xué)等多方面的檔案知識(shí)，要求檔案管理員有絕對(duì)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)。隨著科學(xué)管理模式的應(yīng)用，要求檔案管理員要有一定的自動(dòng)化管理知識(shí)，這是對(duì)管理員的業(yè)務(wù)素質(zhì)要求。而面對(duì)單調(diào)枯燥的文書(shū)管理工作，檔案管理員更要具備良好的心理素質(zhì)，保證工作的積極主動(dòng)性。但是，就目前而言，由于工作不被重視，管理員的心理素質(zhì)首先發(fā)生變化，對(duì)工作缺乏積極主動(dòng)性，產(chǎn)生厭煩心理，進(jìn)而影響了工作效率。另外，檔案管理員沒(méi)有重視自身的工作，沒(méi)有跟進(jìn)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法和知識(shí)，管理方式落后，也影響了文書(shū)檔案管理工作。

三、做好文書(shū)檔案管理工作的有效辦法

（一）做好文書(shū)管理工作，統(tǒng)一管理文件。文件集中統(tǒng)一管理，有利于提高文書(shū)文件保存的安全性以及完整性。對(duì)在單位的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的文書(shū)進(jìn)行歸類(lèi)時(shí)，一定要由專(zhuān)門(mén)的文書(shū)管理員負(fù)責(zé)，做好單位活動(dòng)文書(shū)的收拆、等級(jí)劃分以及歸檔記錄工作。如果單位文書(shū)并不多，則可以每周進(jìn)行一次文書(shū)登記管理，或者每月進(jìn)行一次。在文件收錄和登記過(guò)程中，文書(shū)管理員要對(duì)登記的文書(shū)進(jìn)行流水編號(hào)，一個(gè)流水編號(hào)可以記錄一年的文書(shū)登記。而在單位發(fā)文時(shí)，文書(shū)管理員要另外進(jìn)行登記，等到單位文件正式發(fā)出后，再將文書(shū)歸檔。在文書(shū)管理過(guò)程中，不管是管理員收文還是單位發(fā)文，都要及時(shí)進(jìn)行記錄登記。

（二）強(qiáng)化檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)。檔案管理員是檔案工作團(tuán)隊(duì)的主要力量，加強(qiáng)檔案工作團(tuán)隊(duì)建設(shè)，就要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，要對(duì)檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。首先，要對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)，提高檔案人員文書(shū)檔案的管理水平。對(duì)檔案人員的標(biāo)引、檢索、修裱等相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，提升管理員的基礎(chǔ)技能水平。還要對(duì)管理人員進(jìn)行新技術(shù)的培訓(xùn)。例如計(jì)算機(jī)技術(shù)，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用越來(lái)越多，單位要加強(qiáng)對(duì)管理員的計(jì)算機(jī)能力培訓(xùn)，逐步實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案管理的自動(dòng)化，提高工作效率。其次，要對(duì)文書(shū)管理員進(jìn)行心理調(diào)節(jié)，文書(shū)檔案管理工作非常單調(diào)，枯燥，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視，很多管理員心理上已經(jīng)產(chǎn)生了厭煩的情緒。檔案管理者要積極調(diào)節(jié)管理員的情緒，通過(guò)一對(duì)一的心理輔導(dǎo)和談話(huà)，了解文書(shū)管理員的內(nèi)心狀態(tài)，積極輔導(dǎo)，讓管理員保持良好的心態(tài)，能夠正確面對(duì)工作中的問(wèn)題，并對(duì)工作充滿(mǎn)熱情。

（三）運(yùn)用先進(jìn)的手段加強(qiáng)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理?，F(xiàn)在的社會(huì)是科技型社會(huì)，科學(xué)技術(shù)應(yīng)用到我們工作和生活的各個(gè)領(lǐng)域。在文書(shū)檔案管理工作中，應(yīng)用新型的技術(shù)軟件，可以有效地改善傳統(tǒng)手工管理模式的弊端，提高文書(shū)檔案管理的工作效率。OA自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用將很大程度上提高文書(shū)檔案管理質(zhì)量，幫助文書(shū)管理員減輕工作壓力，提升文書(shū)管理員的工作能力。首先，在實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案現(xiàn)代化管理過(guò)程中，要選擇適合文書(shū)檔案管理的OA系統(tǒng)，利用自動(dòng)化技術(shù)完成文書(shū)檔案的整理、立卷、編號(hào)及檢索等工作。其次，利用OA文書(shū)系統(tǒng)，能夠使檔案管理工作變得更加全面、準(zhǔn)確。將單位活動(dòng)的文書(shū)及檔案利用信息技術(shù)輸送到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并利用數(shù)字技術(shù)進(jìn)行有效分類(lèi)，在相關(guān)人員進(jìn)行查閱時(shí)，可以很大程度上節(jié)省時(shí)間，提高工作效率。而利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和OA系統(tǒng)也能夠讓檔案管理員的工作更輕松，更簡(jiǎn)單。

（四）完善文書(shū)檔案管理制度體系。文書(shū)檔案管理制度的建立能夠確保管理員的工作良好進(jìn)行，也能對(duì)文書(shū)檔案管理員的工作進(jìn)行約束。首先，落實(shí)文書(shū)檔案管理制度，要完善文書(shū)檔案管理員的行為規(guī)范，通過(guò)制度的確立，提高管理員的責(zé)任意識(shí)，杜絕消極怠工的現(xiàn)象出現(xiàn)，讓文書(shū)檔案管理員工作更有積極性。其次，完善文書(shū)檔案管理制度，要利用好績(jī)效考核制度。對(duì)文書(shū)檔案管理員進(jìn)行績(jī)效考核，管理員出勤情況、服務(wù)態(tài)度、工作狀態(tài)以及學(xué)習(xí)情況，都要納入績(jī)效考核范圍，通過(guò)績(jī)效考核來(lái)促進(jìn)管理員進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)創(chuàng)新，有利于提升管理員的綜合素質(zhì)，提高文書(shū)檔案管理效率。

四、結(jié)束語(yǔ)

文書(shū)檔案管理工作是單位發(fā)展過(guò)程中一項(xiàng)重要的工作，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要重視相關(guān)工作，提升文書(shū)檔案管理員的綜合素質(zhì)水平，提高文書(shū)檔案管理工作效率。