有機整合資料 追溯歷史價值
——機關事業單位文書檔案管理探討

文/東莞市第九人民醫院 黃淑蘭

機關事業單位的文書檔案主要是記錄發展歷程，文書檔案是機關事業單位發展歷史的有力證明，并且能夠將寶貴的工作經驗和數據留給后來者。文書檔案包括多種形式的資料，比如單純的文字資料、數據圖表以及生動形象的視頻資料等等，真實記錄了事業單位的發展。做好機關事業單位的文書檔案管理工作可以對過去進行充分的了解，能夠借助以往經驗，避免再犯同樣的錯誤，有利于促進機關事業單位更好發展。

一、機關事業單位文書檔案管理現狀

（一）不重視文書檔案管理工作。目前，一部分機關事業單位的領導和管理人員沒有充分認識到文書檔案管理工作的重要性，通常認為文書檔案管理工作只是對單位文件、資料的簡單保存，對文書檔案管理與單位發展之間的密切聯系并沒有充分的認識，因此機關事業單位的文書管理工作常常得不到足夠的資源支持，導致相關的管理人員在進行文書檔案管理的過程中比較隨意，缺乏一定的規范性。大部分文書檔案管理人員只是單純收集、整理、分類和存放單位的文書檔案，甚至一部分管理人員不配合相關文書的收集，導致相關檔案內容不全面，進而對檔案資料的完整性產生嚴重的影響。

（二）文書檔案管理工作缺乏強效性。通常情況下，各機關事業單位在文書檔案的管理方面都有相應的規章制度，但是就目前的實際情況來看，這些規章制度的制定時間比較久遠，同時單位沒有進行及時改進和完善，導致缺乏先進性，在落實的過程中也缺乏一定的威懾力，導致難以有效的執行。比如很多機關事業單位并沒有明確的要求文書檔案應該按照怎樣的標準進行分類，也沒有規范劃分和管理不同性質、不同時間的檔案資料，同時相應的文書檔案目錄沒有建立起來，導致日后難以對以往的文書檔案資料進行有效查找。特別是大量堆積的文書檔案會嚴重影響到日后的查找。另外，由于缺乏文書分類的硬性規定，因此大部分管理人員并未對文書檔案進行精細化管理，通常處理比較粗放，同時也沒有意識到利用先進的技術對檔案文書進行管理。甚至在文書檔案的管理過程中，沒有按照相應的保密級別分類管理文書資料。

（三）文書檔案的管理方式落后。隨著我國科技水平的不斷發展，可以將電子化和網絡化等管理方式應用到文書檔案的管理過程中，從而使檔案管理的效率能夠得到有效的提升。但是由于機關事業單位缺乏文書檔案管理方面的技術人才，導致相關的技術支持不足，最終導致無法進行有效的文書檔案數字化管理。這對文書檔案的管理效率和管理水平都產生了很大的制約，使得機關事業單位無法高效利用相關的文書檔案資料。

二、提高機關事業單位文書檔案管理的途徑

（一）加強宣傳文書檔案管理的價值。機關事業單位的領導和管理人員只有充分意識到文書管理工作的重要性，并在日常的工作中給予充分的重視，才能夠使文書管理工作得到有效的提升。另外，只有領導層充分重視文書管理工作，才能夠將管理人員的實際工作質量充分調動起來。機關事業單位的領導和管理人員應該對文書檔案管理工作予以積極配合，并提供相應的人力、物力和財力，完善文書檔案管理工作各個方面的支持因素，使文書檔案管理工作能夠順利開展。同時，單位的領導和管理人員還應該定期審核和監督文書檔案管理工作，并考核、審查管理人員的文書檔案管理實際效果，從而使相關的管理人員能夠更加重視且謹慎地開展文書檔案管理工作。此外，還要批評教育不配合文書檔案管理工作的人員，從而減少管理工作中的阻礙，將文書檔案管理工作良好的外部環境有效構建起來。文書檔案與整個單位人員的實際操作有著非常密切的聯系，只有提升大家在收集、整理、存放以及調取等各個環節的配合度，才能夠使檔案管理的有序性得到充分保證。單位領導的重視能夠使制度化建設的關注度得到有效的提升，從而相關的制度能夠得到有效的改進和完善，更具威懾力，只有這樣，制度的約束性才能夠在相關的管理工作中充分發揮出來。與此同時，在整個管理過程中，始終都要貫徹落實相關方面的管理制度，使其實際效果充分發揮出來。

（二）加強文書檔案管理人員的專業素養。在管理文書檔案資料的過程中，管理人員要具備相關的專業知識和綜合素養，在開展文書檔案管理工作的過程中能夠協調溝通各個部門的人員積極配合，并根據文書調查取閱的實際情況分類存放文書資料，從而使存放的各類文書檔案資料一目了然，同時還要對各類文書檔案資料的目錄信息進行整理，從而使查詢的便捷性得到有效提升。對于以往只注重存放，不注重調動的文書檔案使用觀念要加以改變。管理人員要根據專業的制度要求和人性化原則分類存放文書檔案資料，在充分滿足人們使用需求的情況下，要有利于存放便捷性的開展。另外，要定期教育培訓相關的管理人員，提升他們的日常工作技能，并使他們的技術能力及時更新，與時代的發展要求相符合。與此同時，還要全面指導管理人員在檔案管理工作中的溝通協調能力，從而使操作阻礙有效減少。單位管理人員在日常的工作中，要監管文書檔案管理人員的工作狀態，并對文書檔案資料的存放情況進行定期檢查，如果發現文書檔案因個人原因造成缺失、記錄差錯，甚至損毀，要對相應的管理人員進行批評教育，增強文書檔案管理人員的責任感。

（三）在文書檔案的管理工作中應用信息化技術。當前，我國已經進入網絡信息時代，信息技術已經廣泛應用于各項工作中。在這個大背景下，機關事業單位的領導應該注重在文書檔案資料的管理過程中應用信息化技術，從而使文書檔案存放與調取的效率得到有效提升。依靠相關設備技術的支持和網絡化管理的運用，電子檔案只需要很小的存放空間，并且將電子檔案做內部網絡公開管理，這樣在需要查找相關的資料時，工作人員可以利用網絡隨時調取所需的資料，不再受空間的限制。與此同時，對于紙質檔案來說，電子檔案相當于備份，能夠使檔案管理的安全性得到有效提升。在電子檔案具體的管理過程中，要以實際情況為依據，分級管理文書檔案資料，使不同級別的文書檔案資料只能被相應級別工作人員調閱，防止隨意泄露檔案資料的內容。除此之外，機關事業單位還要將信息化技術方面的專業人才引進來，使其設計規劃單位內部文書檔案管理的信息化平臺，需要注意的是，設計出來的信息化平臺不僅要具備專業性，同時還要考慮到日常使用的便捷性，另外還要重視日常的維護管理工作，避免發生系統故障而泄露文書檔案資料中的內容。

三、結束語

總而言之，機關事業單位要重視文書檔案的管理工作，積極采取各種措施解決文書檔案管理工作存在的問題，使其得到有效的改進和完善，從而使機關事業單位的發展歷程能夠得到完整的保存，將珍貴的經驗教訓和歷史記錄留給后來人，并不斷提高檔案管理的嚴謹性，有效促進機關事業單位的發展。