提升檔案管理科學化水平的路徑選擇

文/山東省地方病防治研究所 朱文澍

從文字的產生到商代的甲骨檔案再到西周的金文檔案，再到當下的數字化檔案，檔案管理歷經了悠久的發展歷史，其管理形式也日漸完善，而隨著人類活動的日漸豐富，檔案管理工作難度有所提升。在此背景下，相關人員應不斷提升檔案管理科學化水平，并最大限度挖掘檔案的潛在價值，維護社會發展秩序。

一、檔案管理科學化的意義

（一）維護社會發展秩序。檔案記錄著人類活動過程中產生的關鍵信息，對社會發展影響極大，一旦發生涉及國家機密的檔案信息的泄露，情況嚴重時可能會引發社會信任危機。因此，只有不斷加強檔案管理的科學化建設，才能保證檔案的信息安全，維護社會發展秩序。

（二）挖掘檔案管理工作的潛在價值。隨著社會的發展，個人檔案的法律效應也日漸加強，檔案的利用價值有所提升。通過檔案的科學化管理，可最大限度地挖掘檔案管理工作的潛在價值。例如，在畢業生就業時，不重視個人檔案的管理，忽視了檔案的“落戶”，則會影響畢業生的工齡計算，也會影響畢業生相關社會福利，如未來退休金的發放等。檔案管理工作應引起社會的高度重視，才能有效規避此類問題的發生。

（三）推動我國科技文化的發展。檔案管理涵蓋了多方面的內容，其中包括個人檔案、文史類檔案、科技檔案等。科技與文化的發展對檔案管理提出了新的要求，如果檔案管理方式不緊隨經濟社會發展進行創新，則會在一定程度上限制我國文化與科技的發展。因此，應不斷提高我國檔案管理水平，推動檔案管理科學化發展，為我國文化與科技的發展提供有力支撐。

二、檔案管理科學化過程中存在的問題

（一）管理人員素質難以提升。人員綜合素質是影響檔案管理水平的關鍵因素，而檔案學這一專業并未受到社會重視，從而限制了檔案事業的發展。當前，尚缺乏有效途徑促進檔案管理人員素質的提升。此外，檔案管理人員自我定位不明，工作積極性不高，工作缺乏主動性，也影響著檔案管理科學化的發展。

（二）管理機制不完善。在大數據時代，信息量暴漲，檔案管理工作難度增大，對此，檔案科學化管理需對管理過程進行動態分析，但目前管理機制靈活性不高，管理實效性低。應創新管理機制，提高其靈活度，但并非倡導無規則管理，目前部分人員對管理扁平化存有認知偏差，不重視管理機制的創新，從而影響了檔案管理工作的開展。

（三）數字化應用水平不高。我國檔案數字化管理尚處于探索階段，應用水平不高，檔案管理科學化發展缺乏技術支撐。例如，在進行檔案轉化時，檔案的掃描工作缺乏專業研究，出現檔案失真現象，降低了工作質量。而在文字識別時，外文文字識別率也相對較低。此外，在進行檔案調取時，智能識別技術應用不足，導致檔案管理工作效率低下。

（四）檔案管理應用方向不明。管理人員普遍認為檔案管理是一個簡單的信息統計及文件歸檔的過程，缺乏深入研究，導致檔案管理應用方向不明，從而影響了檔案管理科學化進程。此外，社會對檔案管理定位不明，個人及集體不重視檔案信息，也在一定程度上加劇了這一問題。

三、提升檔案管理科學化水平的路徑選擇

（一）加強檔案管理部門與學校教育的聯系。為進一步優化人員培養機制，可加強檔案管理部門與學校教育的聯系。對此，可深入分析產教融合辦學模式，采用“一系一產業”，實現檔案管理工作與學校教育工作的相互促進。在此過程中，檔案管理部門應重視與學校的合作關系，積極參與人才隊伍培養，拓展人才培養渠道。在此基礎上，檔案管理部門為學校教育實踐教學提供實習平臺，深化社會對檔案管理認知的同時，也可提升學生理論知識的應用能力，促進學校教育質量提升的同時，也可為檔案管理輸入高端人才，從而奠定檔案管理的科學化發展基礎。

（二）加強數字化技術研究。數字化技術的應用可有效推動檔案管理工作的科學化發展，因此，在開展檔案管理工作時，相關人員應當加強數字化技術研究，推動檔案數字化發展，并創建信息化管理平臺，加強技術融合。例如，在進行檔案管理時，可優化計算機系統，奠定數字化技術的應用基礎。并加強智能技術的應用，通過智能技術的學習功能優化文件掃描方式。在此基礎上，可提高對圖像信息處理技術，降低圖像壓縮對圖像分辨率的影響。為進一步提升檔案數字化應用水平，應當完善檔案信息管理平臺，降低信息檢索難度，尤其在大數據時代背景下，信息檢索機制至關重要。

（三）完善管理機制。在進行檔案管理時，應當加強對管理機制的研究，完善管理條例及激勵機制，確保管理工作有序進行。對此，相關人員可注重檔案管理過程分析，并結合工作環境制定相關條例。首先，需對現有體系進行深入分析，摒棄不適用的條例，補充適用性條例。其次，需完善部門交流機制，并不定期對管理過程中存在或出現的問題進行探討，例如，在對電子文檔與紙質檔案進行管理時，需確保各部門數據的互通性，避免數據重復或者信息缺漏等現象。最后，完善責任制，對表現優秀者給予獎勵，對工作懈怠人員給予相應的懲處。在此基礎上，應加強對管理場景的分析，不同類型的檔案管理，其管理要求不同，如干部檔案管理，需做好檔案保密管理，而科技類檔案則應做好數據分類及信息分析工作，從而提升檔案管理的應用價值。

（四）加大檔案管理工作投資力度。目前，社會對檔案管理工作定位不明，檔案管理工作崗位人才流失率高。因此，為解決這一問題，可適當追加檔案管理工作的投資，提升檔案管理工作人員的資本含量，吸引高端人才，全面提升檔案管理的工作水平。此外，通過加大檔案管理工作的投資力度，可為檔案管理工作的開展創造物質條件。對此，可劃分部分金額創設技術研發小組，用于檔案管理技術的創新研究及制定檔案管理問題解決方案，從而加強檔案集中化管理。在此基礎上，也可設立人才培養專項基金，定期派遣管理人員出國深造，學習先進管理經驗及管理技術。

（五）以檔案管理價值為工作導向。檔案科學化管理的主要目標便是確保檔案管理工作的價值能最大限度地得到利用。但目前，社會對檔案管理這項工作并不了解，阻礙了檔案管理工作的開展。對此，相關人員應當加強對檔案管理價值的分析，并以實際價值為工作導向，明確檔案管理工作目標，針對性地進行管理。例如，個人檔案管理主要與其工作發展及社會福利有關，可從這一點入手完善檔案管理工作。可加強對異地檔案管理工作的研究，降低異地檔案調取難度，通過現代技術簡化相關程序。而針對保密要求較高的檔案信息，如軍事檔案，則可在保密機制上進行相關研究，從而明確檔案管理工作方向。需結合時代特性進行檔案管理工作價值的分析，全面優化檔案管理的工作流程。

四、結語

實現檔案管理工作的科學化發展應當加強對數字化技術的研究，并完善信息化管理平臺，加強檔案的集中管理。應對檔案管理內部環境及外部環境進行深入分析，適當調整資金投入，強化管理人員對檔案管理工作的價值認知，明確檔案管理工作方向，并加強人才培養，為檔案管理工作的科學化發展創造有利條件。