大數據時代背景下檔案管理探討

文/河北省藥品職業化檢查員總隊 聶利樂

隨著我國科學技術的迅速發展和物聯網的廣泛應用，來自社會組織的大量信息已經產生了巨大的數據群，這些數據群不斷衍生，逐步推翻了“云”概念，并為進入大數據時代進行了必要的推動。由于信息技術（尤其是Internet的迅速發展）對社交生活的影響，檔案管理員已經開始意識到，計算機和網絡已成為檔案文件管理的基本工具和技術之一。因此，積極利用大數據和Internet平臺與傳統管理方法集成的管理方法，可以為企業檔案管理構建一種更廣泛而有效的管理模式。

一、基于大數據運用的檔案智能管理的必要性

對于大數據運用的檔案智能管理的必要性來說，檔案的大數據智能管理是高效便捷查找與使用文件的必然要求。隨著企業業務的不斷發展，檔案管理早已不再局限于傳統的電子文檔和歷史數據檢索，而是支持來自不同崗位的實時業務數據。在傳統的文件管理模式下，用戶可以通過簡單的切換生產子系統來檢索歷史數據，或致電相關部門獲取實時數據。基于大數據的文件檔案智能管理與來自各種業務生產子系統的大量文件數據結合在一起，讓用戶只需獲取和定制文件智能管理系統，即可快速提取所需的業務數據，包括實時滾動數據。通過使用大數據式檔案管理，我們可以快速達到“發現問題—搜索數據—提供解決方案”的最終目標。

另一方面，智能檔案管理是提高文件管理水平的一項基本任務。近年來，諸如大數據、云計算、物聯網和寬帶無線等新的信息和通信技術迅速興起，新技術應用程序的成熟為轉換業務操作模式創造了更多更新的機會，并為有效促進文件管理模式創新提供了重要基礎。

二、大數據時代給現有檔案管理工作帶來的挑戰

隨著大數據時代的到來，企業的檔案與文件管理需要面對大量爆炸性的數據信息，這給傳統的文件管理模式帶來了一系列挑戰和困境，主要是在以下幾個方面有所體現：

（一）對常規檔案管理概念的影響。傳統的文件管理任務主要是在不同類型的文件和不同級別的文件管理概念的指導下組織和管理所有類型的文件；而大數據時代各種文件是交織在一起的，這種數據信息在進行管理時，管理者要具備強大的決策能力、敏銳的信息發現能力和清晰的解析能力等，大數據時代的到來可以說已經推翻了傳統的文件管理概念，讓檔案管理工作邁上了一個新的臺階。

（二）對傳統檔案管理工作帶來的挑戰。在大數據時代背景下，各種類型的文件檔案基本形式已從傳統發展到大數據時代，即從我們熟知的紙質檔案為主的階段逐步轉變為以計算機為主的網絡電子檔案。隨著社會的發展和科技水平的提高，企業檔案的數量與日倶增，呈直線型大幅增長，在這種形勢下，現有的網絡數字檔案管理方式已經無法滿足大數據時代檔案信息管理工作。在大數據時代，文件管理的重點是歸檔大量信息，但要專業地處理這些文件信息并發掘其中包含的巨大價值，然后更好地使用所有文件管理器，實現文件管理的科學性和高效率。以上是我們亟須考慮的重點問題。

（三）對檔案管理人員的工作高要求。大數據時代的企業檔案文件管理正朝著更高水平的專業知識和更加多元化和開放性的階段發展，大數據與網絡云計算之間的關系非常緊密，檔案文件管理在收集、管理和使用方面與過去大不相同，比如，基于大數據的檔案管理需要處理相關信息的分布式體系結構，這些高端和精密的工作都對檔案管理工作者的管理概念和專業技能提出了更多的要求，所有這些都使現代檔案管理人員面臨著更大的“不進則退”的困境和挑戰。

三、大數據支持下檔案管理體制改革的策略

（一）搭建檔案數據平臺，提供高價值信息資源。千里之行，始于足下。建立一個高效率的檔案數據管理平臺是創新檔案文件管理模型“千里之行”的第一步，只有做好這個基礎，我們才能進一步構建文件管理系統的信息管理模型。隨著企業規模和業務的不斷擴大，企業檔案數據在大幅度增長，檔案管理人員面對大量的文件信息如果堅守傳統的紙質管理模式，不僅會占據檔案管理的大量空間，而且會浪費文件管理人員不必要的工作時間。因此，在大數據的支持下，檔案管理部門有必要及時轉變文件管理模式，建立一個檔案數據管理平臺，儲存或查詢檔案。例如，構建一個相應的檔案信息平臺，或者將大數據用于建立一種電子文件管理系統，在這個文件管理信息平臺中科學設置資源管理渠道，以最大程度地提高檔案管理的工作質量。同時，將常規的紙質文件管理整合到大數據中，可以有效實現常規紙質文件的信息化轉換，這種操作可以使平臺為企業工作發展提供更多有價值的信息資源供給。

（二）深入挖掘檔案文件資源，增強檔案資源共享能力。首先，企業可以有效利用大數據處理技術，結合多種信息管理方法來實現大數據檔案信息的網絡管理，創建適合文件信息管理模式的管理環境，并為相關信息文件創建一個針對性的管理系統，然后通過這個管理系統，在企業的各個職能部門之間集成信息，進而提高數據檔案信息的管理水平。其次，企業對大數據的檔案管理系統構建要做到及時響應，與時俱進地更新計算機設備、網絡系統等設備，為每個職能單位的文件信息管理服務器建立一個單獨的子系統，部署專門的服務器維護人員。再次，基于大數據時代的檔案文件信息管理是一項科學而系統的工程，在此過程中，管理人員應深入開展檔案資源挖掘，提升信息共享能力，最大程度地提高大數據文件信息利用效率。

（三）提高檔案安全重視程度，優化信息系統管理。為有效防范檔案信息管理過程中的安全風險，有關單位應該在認識到檔案管理工作重要性的基礎上，積極創新檔案管理模式，加大檔案管理方面的資金投入力度，完善基礎工作設施。同時積極采取各種行之有效的措施，提升檔案管理人員的綜合素質。比如選擇配備具有檔案信息化管理專業知識的人員進行培訓；或者聘請檔案信息化管理領域的專家學者，針對大數據背景下的檔案信息化安全風險問題進行授課，以提升檔案管理人員的專業素養；有條件的單位還可以直接招聘專業人才，提升檔案管理隊伍的整體素質。在大數據背景下，檔案的信息化管理流程尤其重要。企業可以根據本單位工作實際，制定符合發展特征的檔案信息化管理工作標準，并在內部進行宣傳和普及，檔案管理人員應嚴格按照指定的工作標準和流程執行，并且在數據共享的過程中盡量避免與外網接觸，建立一定的安全防御系統，嚴格工作程序，提升數據資料的安全系數，有效提高檔案信息化管理的整體質量。

四、結語

在新的大數據環境中，充分收集、存儲和挖掘這些數據對檔案管理機構來說不僅僅是一個難點，而且還是現代文件管理的重要機遇。因此，在Internet+先進技術的基礎上，檔案管理部門必須順應當前發展趨勢，努力改善傳統的檔案管理方案，積極整合用戶檔案管理要求，針對性地制定完善的文件管理模式，保證檔案文件管理的可持續發展。