新形勢下做好檔案管理保密工作的思考

文/新疆維吾爾自治區(qū)水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院 孫婭潔

作為涉及國家利益與安全、社會(huì)秩序、個(gè)人隱私的關(guān)鍵內(nèi)容，檔案信息至關(guān)重要，因此必須要做好檔案管理保密工作。在新形勢下，如何完善和加強(qiáng)檔案管理保密工作措施，既確保檔案信息的絕對(duì)安全，將各類檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來，更好地服務(wù)于社會(huì)，又不會(huì)出現(xiàn)泄密等現(xiàn)象，是值得我們深思的一個(gè)課題。

一、新形勢下檔案管理保密工作問題分析

（一）檔案保管人員的保密意識(shí)不夠。一般情況下，我國檔案保密工作分為改革開放前、改革開放后兩個(gè)階段。改革開放前，我國檔案保密工作具有非常多的規(guī)定，呈現(xiàn)的狀態(tài)是封閉式的。然而，改革開放后，人與人之間的合作、交流越來越頻繁，檔案管理開放及利用也變得越來越頻繁，但人們的觀念卻不同以往，產(chǎn)生的變化十分明顯，很多檔案保管人員缺少較強(qiáng)的保密意識(shí)，錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案一旦開放，就沒有值得保密的，所以混淆了一些保密與不保密的檔案及資料的規(guī)定、要求，導(dǎo)致檔案保密工作出現(xiàn)諸多錯(cuò)誤及利益損失。

（二）缺少完善的檔案保密制度。目前，《檔案法》《保密法》是我國檔案保密工作必須遵循的法律。另外，部分單位依據(jù)自身實(shí)際擬定了一些相應(yīng)的制度規(guī)定，雖然具備了規(guī)章制度，但在切實(shí)落實(shí)期間出現(xiàn)了很多問題，如落實(shí)不到位、制度不完善等，雖然部分單位擬定了定期督查制度，但在執(zhí)行期間，通常一年甚至兩年才督查一次，只是規(guī)章制度逐漸趨于形式化，從而經(jīng)常出現(xiàn)檔案失密現(xiàn)象，不僅損害了國家的利益，還損害了個(gè)人利益。

（三）相關(guān)檔案保密技術(shù)滯后，不能順應(yīng)科技信息飛速發(fā)展的需求。現(xiàn)階段，隨著科技信息的迅猛發(fā)展，同時(shí)在日常辦公中的有效運(yùn)用，為檔案保密工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，如加密防盜技術(shù)、木馬技術(shù)等均會(huì)威脅或危害檔案保密管理。然而，與我國檔案保密管理技術(shù)相關(guān)的研發(fā)一直停留在原地，不能很好地順應(yīng)科技信息飛速發(fā)展的需求，進(jìn)而引發(fā)一些沖突矛盾，對(duì)檔案保密工作的可持續(xù)發(fā)展具有一定的制約作用。

二、新形勢下加強(qiáng)檔案管理保密工作的措施

（一）科學(xué)、高效地實(shí)施檔案保管階段的保密工作。提升檔案安全性，降低或防止密級(jí)檔案外泄的關(guān)鍵途徑是，科學(xué)、高效地實(shí)施檔案保管階段的保密工作。在檔案保管期間，必須要將以下工作做好：1.謹(jǐn)慎、仔細(xì)地管理好檔案庫房。假設(shè)條件允許，則可以詳細(xì)地規(guī)劃一下檔案庫房的建設(shè)工作，促使檔案庫房能與國家檔案庫房相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)相符。即使不能太過干預(yù)檔案庫房建設(shè)，也應(yīng)在設(shè)置檔案庫房過程中，從檔案保密的角度去選擇庫房，禁止隨意使用其中的一間辦公用房作為檔案庫房。比如，禁止選擇辦公樓最底層設(shè)置檔案庫房等。與此同時(shí)，還應(yīng)設(shè)立專業(yè)的檔案庫房管理者，嚴(yán)格依據(jù)庫房規(guī)定、要求，科學(xué)、高效地實(shí)施檔案保密工作，真正保障檔案安全。2.科學(xué)、準(zhǔn)確區(qū)分檔案的保管期限與保密期限。應(yīng)依據(jù)檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)價(jià)值及歷史價(jià)值，明確檔案的保管期限，同時(shí)依據(jù)本機(jī)關(guān)工作、積累國家歷史文化財(cái)富的需求，明確檔案的保存價(jià)值，進(jìn)而進(jìn)一步提升檔案保管期限的精準(zhǔn)性。應(yīng)依據(jù)檔案的影響程度，明確檔案的保密期限。如根據(jù)國家安全與利益、社會(huì)利益等，檔案外泄所帶來的危害程度等，設(shè)定保密期限。與此同時(shí)，在檔案保密期限內(nèi)應(yīng)受國家相關(guān)法律法規(guī)如《檔案法》《保密法》保護(hù)。

（二）科學(xué)、高效地實(shí)施檔案利用階段的保密工作。在檔案利用期間，若想將這一期間的檔案保密工作做好，必須要遵循以下幾點(diǎn)要求：1.科學(xué)、高效地實(shí)施檔案開放期間的保密工作。處于開放中的檔案，我們也需要將保密工作做好。在對(duì)檔案開放進(jìn)行明確前，需要認(rèn)真、詳細(xì)審查要開放的檔案，保障要開放的檔案不會(huì)影響到國家、社會(huì)，同時(shí)嚴(yán)格控制其開放范圍。除此之外，還應(yīng)將檔案解密工作切實(shí)有效地落實(shí)，檔案管理者應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)檔案密級(jí)管理規(guī)定，切實(shí)落實(shí)執(zhí)行相關(guān)密級(jí)檔案資料的管理方案，保障在規(guī)定范圍內(nèi)將檔案開發(fā)、利用價(jià)值最大化。此外，應(yīng)保障檔案解密工作不在檔案保管期限、檔案保密期限內(nèi)實(shí)施，否則將因小失大。2.科學(xué)、高效地實(shí)施檔案利用期間的監(jiān)督工作。檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)常會(huì)在檔案利用期間出現(xiàn)，所以有必要科學(xué)、高效地實(shí)施檔案利用期間的監(jiān)督工作，以保障檔案的保密性。嚴(yán)格監(jiān)督檔案的利用過程，不但對(duì)控制檔案利用期間的部分不良現(xiàn)象有著很好的幫助，還能有效提升檔案的安全性。（1）為嚴(yán)格規(guī)范檔案閱覽、復(fù)制及外借等行為，擬定配套監(jiān)督管理機(jī)制。（2）為保障檔案利用的安全性，需要根據(jù)檔案利用對(duì)象與目的，準(zhǔn)確掌握檔案利用人員的心理，進(jìn)而有針對(duì)性地重點(diǎn)監(jiān)護(hù)檔案。（3）為有效防止盜取信息及檔案資料等行為，可利用相關(guān)監(jiān)控設(shè)備如360°旋轉(zhuǎn)高清攝像頭、攝像監(jiān)視器等實(shí)時(shí)監(jiān)控檔案室。3.將檔案保密和利用之間的關(guān)系協(xié)調(diào)好。協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用間的關(guān)系，是有效提升檔案利用價(jià)值的關(guān)鍵途徑。檔案管理者應(yīng)深入了解所管檔案資料即館藏，做到了然于心。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，從根源上理解“檔案既要保密，又要充分利用”的含義，只有這樣，才能將檔案保密工作做好，全面發(fā)揮出檔案管理工作的職能，也就能對(duì)檔案進(jìn)行更好的利用，從而全面發(fā)揮出檔案管理者的價(jià)值。倘若摒棄檔案利用價(jià)值來提升檔案保密性，則會(huì)促使檔案保密工作失去真正的意義。所以應(yīng)同時(shí)進(jìn)行檔案保密及檔案利用工作，協(xié)調(diào)好檔案保密與檔案利用間的關(guān)系，保障檔案在安全保護(hù)前提下將利用價(jià)值充分發(fā)揮出來。

（三）為實(shí)現(xiàn)檔案保密工作的制度化、規(guī)范化，建立并完善監(jiān)督制度。建立并完善監(jiān)督制度，可有效保障檔案保密工作的健康運(yùn)行。因此，各檔案保管機(jī)構(gòu)需要制定嚴(yán)格、規(guī)范的檔案借閱復(fù)制制度，根據(jù)自身的情況，針對(duì)不同的保密級(jí)別，明確不同層面、不同范圍的查閱、復(fù)制權(quán)限，同時(shí)強(qiáng)化各種文件審批及加密等，杜絕出現(xiàn)國家規(guī)定的絕密文件失泄密現(xiàn)象。檔案管理者在工作開展期間，需要明確規(guī)定檔案查閱、復(fù)制的流程，盡可能做到不損壞、不泄露檔案文件、材料信息，一切依據(jù)規(guī)定辦事，確保檔案保密工作有法可依、有章可循。

（四）加強(qiáng)檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)，提升其綜合素質(zhì)。加強(qiáng)檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)，可大大提升檔案保密管理水平，因?yàn)闄n案保密工作的重要執(zhí)行者是管理人員，只有對(duì)管理工作人員的綜合素質(zhì)進(jìn)行全面提升，在檔案保密工作期間嚴(yán)格按照法律法規(guī)進(jìn)行，才能更加規(guī)范、健康地進(jìn)行檔案保密管理工作。

三、結(jié)束語

總而言之，科技的進(jìn)步、信息技術(shù)的迅速發(fā)展，為檔案管理保密工作帶來了全新的挑戰(zhàn)，所以，為更好地適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化發(fā)展的需求，更好地確保及維護(hù)國家及個(gè)人的利益，必須要科學(xué)、有效地實(shí)施檔案管理保密工作。