提升辦公室督查督辦效能的有效途徑探究

文/內(nèi)蒙古電力（集團）有限責(zé)任公司鄂爾多斯電業(yè)局 王懿

辦公室工作是企業(yè)運營管理過程中的重要事項，其中督查督辦工作是辦公室的主要職能之一，可以提升企業(yè)的行政效能。督查督辦工作的開展緊密圍繞在企業(yè)日常運營中心目標(biāo)和任務(wù)上，關(guān)注企業(yè)運營的重點任務(wù)。新時期，國企面臨市場化經(jīng)濟發(fā)展趨勢，又一直在全面深化改革，簡政放權(quán)等政策的提出，使得國企進(jìn)行管理工作出現(xiàn)較大的變革。在這個背景下，國企需要提升督查督辦工作實效，實現(xiàn)企業(yè)管理水平的不斷提升。

一、企業(yè)辦公室督查督辦工作的重要性

辦公室是企業(yè)的綜合行政部門，也是進(jìn)行日常管理的輔助部門，肩負(fù)較多的工作任務(wù)，發(fā)揮著不同的職能。督查督辦是其負(fù)責(zé)的職能之一。督查督辦的成效影響到上級領(lǐng)導(dǎo)的決策是否可以實施，影響著企業(yè)重點工作任務(wù)的落實。企業(yè)辦公室督查督辦工作的開展，首先可以推動重點工作的落實，通過這項工作，對各項工作事項進(jìn)行調(diào)查和調(diào)研，了解各項工作的辦理情況，尤其是上級給出的決策和部署中不容易落實的環(huán)節(jié)和問題，要加強督辦。其次可以提高工作效率，日常企業(yè)開展工作過程中，可能存在相互推諉、推卸責(zé)任等行為，導(dǎo)致一些工作拖了很久得不到解決，而定期進(jìn)行督查督辦工作，可提升辦事效率，進(jìn)而推動員工講實效、辦實事。最后是可以提升執(zhí)行力，開展這項工作可以解決運營期間發(fā)現(xiàn)的問題，對管理模式和制度進(jìn)行持續(xù)完善，以此提升員工的執(zhí)行力。

二、企業(yè)辦公室督查督辦工作存在的問題

目前來說，企業(yè)辦公室開展督查督辦工作主要是通過電話、短信、微信工作群、OA辦公系統(tǒng)、文件等方式進(jìn)行，對企業(yè)辦公室所有的收發(fā)文、匯報材料、會議精神等進(jìn)行督查和督辦，保證各項工作都有跡可循。但在工作進(jìn)展過程中，還存在一些問題：

（一）認(rèn)識不到位。在企業(yè)中，辦公室承擔(dān)著行政后勤、協(xié)調(diào)溝通、信息調(diào)研、承上啟下等多種職責(zé)，肩負(fù)著上傳下達(dá)的責(zé)任，因此日常工作中涉及到的工作內(nèi)容十分復(fù)雜和繁瑣，很容易出現(xiàn)分不清工作主次的問題，有時直接忽視這項工作。還有就是辦公室領(lǐng)導(dǎo)沒有重視其工作的開展，缺少督查督辦意識，沒有認(rèn)識到這項工作對于企業(yè)發(fā)展的意義，因此在日常管理工作中更重視對工作的部署，而忽視了對工作的監(jiān)督檢查，對于上級領(lǐng)導(dǎo)各項政策和任務(wù)的落實情況監(jiān)督不到位；內(nèi)部相關(guān)工作的開展氛圍不足，員工對此不太了解，所以難以主動配合。

（二）工作質(zhì)量不高。一般來說，辦公室督查督辦工作的質(zhì)量高低主要在于這項工作解決了多少問題，以及是否徹底解決問題。但目前來看，雖然辦公室督查督辦工作解決了很多問題，但并沒有突出效果，也就是說，一些問題依然重復(fù)出現(xiàn)，沒有得到徹底解決。這主要是因為辦公室工作人員沒有掌握督查督辦工作的重難點，沒有領(lǐng)會到這項工作的具體要求；表面化和形式化嚴(yán)重，具體成果落實不到位；人情化嚴(yán)重，走后門的行為較多，有些問題發(fā)現(xiàn)之后只是簡單告誡，沒有督促改正和優(yōu)化；在開展工作之后，沒有對其成效進(jìn)行調(diào)查，有的開展了工作就完事，不關(guān)注是否出現(xiàn)成果，導(dǎo)致資源的浪費，有的是下面報告有成效就不再管，沒有核實，工作形式化嚴(yán)重，還有個別短期有效，但沒有形成長效機制；一些重難點問題因為涉及的流程環(huán)節(jié)較多，需要多個部門和領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)作，但實際工作中出現(xiàn)推脫、扯皮等問題，影響問題的解決。

（三）機制不完善。企業(yè)雖然開展了辦公室督查督辦工作，但并沒有建立完善的工作體系，相應(yīng)的工作機制還存在一些不足，具體到督查報告、督查通報、反饋以及獎懲制度都存在一些漏洞，這使得實際開展工作過程中，督查督辦工作中缺少制度的規(guī)范和要求，實施成效不高，也不容易被認(rèn)可。還有就是這項工作的制度建設(shè)存在很大漏洞和不足，相應(yīng)的工作機制等沒有標(biāo)準(zhǔn)要求，使得工作的規(guī)范性不足。對于這項工作的具體落實，沒有制定科學(xué)的考核機制，不能針對工作成效進(jìn)行合理評估，使得實際效果和預(yù)期目標(biāo)存在較大差距，實效性不足，沒有可量化的標(biāo)準(zhǔn)，無法對工作的實情進(jìn)行準(zhǔn)確評估。

（四）責(zé)任追究不及時。開展這項工作并不是發(fā)現(xiàn)問題就可以了，還需要解決發(fā)現(xiàn)的問題，但是對于工作結(jié)果的責(zé)任追究機制不嚴(yán)格，或者說懲罰力度較輕，起不到激勵和約束的作用，使得這項工作成效不高。部分領(lǐng)導(dǎo)人員不重視對這項工作成果的應(yīng)用，工作開展形式化嚴(yán)重，單純按流程進(jìn)行，沒有對執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行反思和優(yōu)化，對于反饋結(jié)果沒有正確的懲處，導(dǎo)致部分員工出現(xiàn)僥幸心理。另外，企業(yè)缺乏配套的用人責(zé)任激勵制度，很多優(yōu)秀員工長期得不到重用，不能獲得晉升資格，長此以往會降低積極性，甚至降低對企業(yè)的歸屬感。

三、提升辦公室督查督辦效能的有效途徑

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，提升認(rèn)識。新時期，企業(yè)辦公室需要創(chuàng)新思維觀念，提高對督查督辦的了解，了解這項工作的重要性。所以企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員要積極學(xué)習(xí)最新的督查督辦理論知識，改變自己的思想觀念，認(rèn)可這項工作的重要意義，并堅持遵照三項原則開展工作。第一，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)原則，所有需要進(jìn)行督查督辦的工作內(nèi)容都要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)審批后才能立項，而且工作過程和結(jié)果要給出報告。第二，實事求是原則，針對督查督辦的事項需要進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查，在掌握實情的情況下進(jìn)行分析，避免出現(xiàn)弄虛作假、敷衍了事的情況。第三，分流承辦原則，對于涉及范圍廣泛的事項，要劃分清楚不同部門的責(zé)任，要求不同部門進(jìn)行協(xié)作。

（二）提升工作質(zhì)量，提升人員素質(zhì)。開展辦公室督查督辦工作，要保證工作人員素質(zhì)能力滿足要求，要有良好的語言表達(dá)、組織協(xié)調(diào)等方面的能力，可以勝任這項工作。因此企業(yè)要重視提升工作人員的業(yè)務(wù)水平。企業(yè)要組織工作人員不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)國家關(guān)于國企的最新政策和指示，掌握國企發(fā)展現(xiàn)狀和戰(zhàn)略規(guī)劃等內(nèi)容，同時還要掌握相關(guān)的政治、經(jīng)濟、管理等方面的知識。另外工作人員要勇于創(chuàng)新，主動發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題和不足，及時反思和調(diào)整，創(chuàng)新思維方式和工作方法，適應(yīng)新時期國企發(fā)展的需求。

（三）完善制度建設(shè)，優(yōu)化工作程序。國企要完善督察督辦工作體系建設(shè)，要在督查督辦體系上下功夫，健全督查督辦相關(guān)的工作制度，保證這項工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化開展。國企要重視配套制度建設(shè)，包括績效考核制度、獎懲制度等，做到有法可依，違法必究，落實這項工作的指導(dǎo)意義和約束作用。加強督查網(wǎng)絡(luò)建設(shè)工作，營造良好的氛圍，完善督查督辦的工作流程，積極借助先進(jìn)的信息技術(shù)開展工作，提升工作成效。

（四）強化考核激勵，建立反饋機制。辦公室開展督查督辦工作還要注重發(fā)揮考核獎懲的作用，借助科學(xué)的考核和獎懲機制，建立督查督辦工作的權(quán)威性。基于此，企業(yè)要建立科學(xué)的成果反饋機制，針對每次工作成果進(jìn)行總結(jié)和評價，反饋給相關(guān)事項責(zé)任人，按規(guī)定予以獎勵和懲處。企業(yè)需要重視對這項工作的考核，建立科學(xué)的考核標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)體系，將之與績效考核掛鉤，提升工作人員的積極性，實現(xiàn)對所有員工的約束作用。企業(yè)要注意將督查督辦和晉升、考核等掛鉤，對相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行獎懲，同時實現(xiàn)激勵和約束作用，進(jìn)而提高這項工作的實效性。

四、結(jié)語

辦公室督查督辦工作是保證國企順利穩(wěn)定運營和管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，需要國企辦公室工作人員加以重視，加強督查督辦工作的開展，促使各項決策落實到位，對工作理念和方法進(jìn)行創(chuàng)新，幫助國企各部門和單位解決具體的問題，實現(xiàn)督查督辦工作的價值。