淺談監督監理單位如何在項目檔案管理中履行職責

文/中韓（武漢）石油化工有限公司 閔梅

隨著《石油化工建設工程項目監理規范（SH/T 3903-2017）》的正式發布實施，進一步明確了監理單位在項目檔案管理中的職責：第一，監理文件資料的移交與歸檔職責。第二，對參建單位交工技術文件的檢查、審核與驗收的職責。因此，監理單位如何在項目管理中履行檔案資料的監管職責，對工程檔案資料的齊全、完整、真實、可靠非常重要。面對監理單位在項目管理實際中存在的“重現場輕資料”的現象，談一談業主如何監督、指導監理單位履行在項目檔案管理方面的職責。

一、事前介入

（一）合同約定。在與監理單位簽訂委托合同時，應把項目文檔管理要求納入監理范圍合同條款中。明確監理單位應按合同規定的條款，按時、按質、按量提交、交付文件，并對未達到國家、行業和委托人相關制度和歸檔要求的文件進行整改，對所提交文檔的真實性、完整性、系統性負責。同時，還應明確對合同范圍內各施工、設計、采購等單位交工技術文件的形成進行指導、監督、檢查，審核的職責。

（二）要求監理建立健全項目檔案管理體系。監督監理單位進場時，就建立檔案管理機構和配備相應的檔案管理資源，即明確檔案負責人（一般要求為總監）和專職檔案人員（具備一定檔案知識的技術人員）。專職檔案員一般作為業主的單點聯系人，負責雙方往來文件、資料的接收、發放和移交工作。監理單位須將文檔控制納入監理規劃，并由專業監理工程師編寫文檔管理實施細則。同時，監理單位需按業主統一要求配置文檔管理專用計算機，并統一接入委托人專用網絡，文檔生成、管理所用軟件應使用雙方認可的版本。

二、事中控制

（一）共同審核參建單位的文檔方案。《石油化工建設工程項目交工技術文件規定（SH/T 3503-2017）》要求，工程項目開工前，參建單位應根據項目的具體情況及建設單位的交工技術文件編制方案，制定交工技術文件編制細則。因此，項目開工前，業主應同監理單位共同審核各承包商的交工技術文件編制方案，對項目名稱、單位工程劃分、文檔編制參考標準、表格使用、整理組卷方案、移交時間等進行確認。

（二）督促監理開展定期與不定期的文檔抽檢。在工程項目實施過程中，指導監理加強對施工過程文件的檢查，不定期地對各類施工文件進行監控，定期對資料進度進行檢查，確保施工文件與現場進度相一致。同時，監理單位要適時提醒參建單位，對隱蔽工程、重大施工節點等要保存聲像文件。業主每月召開一次監理例會，及時了解監理文件形成、收集、整理狀況以及指導、檢查參建單位施工過程文件形成、收集、整理狀況。

（三）開展培訓工作。業主要采取“定期培訓、實時答疑”的方式，對監理單位及參建單位進行業務培訓。培訓范圍要涉及以下幾個方面：第一，文件材料的收集、接收、分發、整理、組卷、編目、歸檔等文檔管理程序。第二，EPC單位、施工單位、設計單位、監理單位的項目文檔歸檔范圍、相關文件形成所執行的標準及規范。第三，文件的整理、編制及組卷要求等。以此來提高監理人員的專業技能水平，提高資料審核能力，保證項目文件的齊全性、完整性。

（四）落實監理審核資料責任制。監理單位要對監理合同范圍內的設計、施工、采購、檢測等單位形成的檔案資料進行歸檔移交前的審核，重點審核項目檔案的內在質量和齊全性，主要是分包商資質和人員資質資料、現場施工質量驗收記錄、設備材料質量證明文件、竣工圖審核等。審查發現問題，填寫監理審查意見單，立即反饋給相關單位整改，直至達到規范要求為止，并形成檢查整改閉環記錄。

三、事后考核

參建單位須攜《監理審查意見單》，方可向業主送審交工資料。經由業主驗收組審查發現不符合規范的文件數量超過規定數值，屬監理單位履行交工技術文件職責不到位，將依據項目規模對監理單位進行經濟處罰；監理單位未及時審核造成文件延遲移交的，監理單位承擔相應責任。

業主通過“事前介入、事中控制、事后考核”的方式，監督監理單位在項目檔案管理中履行職責，在做好自身形成的文件材料收集、積累、整理歸檔的同時，督促參建單位項目文件的整理與移交，穩步推進項目檔案管理，保證項目檔案的完整性、準確性和系統性。