現代化醫院管理須加快醫院檔案管理信息化建設

文/新疆和田地區人民醫院 李玉芳

醫院檔案管理是醫院基礎工作的重要組成部分，檔案是醫院活動的原始記錄，是決策的基礎。伴隨著信息時代的到來，醫院檔案管理工作也應當實現信息化。傳統的醫院檔案管理需要人工管理，信息記錄也以紙質資料為主，這種管理方式和記錄方式不僅耗費人工，而且極易出錯。雖然醫院檔案管理信息化建設會給醫院帶來巨大的挑戰，不僅要更改工作模式，引進先進計算機處理技術，培養專業型技術人員，還要保證整個系統的維護，勢必會帶來巨大的成本。但是，信息化建設也會為醫院檔案管理帶來新的發展趨勢和發展機遇，其長遠意義遠大于初期建設成本。

一、醫院檔案特點

（一）決策依據和發展參考。第一，醫院檔案為醫院的發展提供了依據。醫院檔案全面、準確地反映了醫院的發展現狀以及日常活動。醫院管理人員可以依據這些資料進行決策，制定符合醫院本身特點的制度以及未來發展規劃。第二，醫院人力資源豐富，人事檔案信息巨大，醫院管理人員可依據檔案信息進行人才培養、人員培訓和篩選。第三，醫院的業務檔案包含了醫院業務活動的翔實記錄，是總結工作、發現工作中不足的重要參考。第四，醫院內的檔案具有很高的保密性，例如病例檔案、人事檔案、財務檔案等，設備檔案、都是醫院的核心所在。

（二）科學管理的集中體現。醫院的管理水平集中表現在檔案建設中。檔案建設的完備與否，直接反應工作成果和經驗教訓。醫院管理者可以通過檔案，了解醫院的活動和日常經營工作，從中發現指導持續改進問題。

二、醫院傳統檔案管理存在的弊端

（一）醫院對檔案管理工作不夠重視。醫院檔案管理屬于醫院的“幕后”工作，相對于財務、人事、臨床、門診等其他部門，其工作未受到足夠重視。有很多的醫院建立了醫護站，通過互聯網的HIS系統對醫院的各個部門進行信息化管理，使醫護人員和患者均可以共享醫療資源。但是大部分醫院的信息化管理忽視了檔案管理工作，仍然采用傳統的紙質資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡單，所以有些從業人員在工作中經常會消極怠工；另外，有些醫院會雇傭兼職或非專業人士，這些人員的相關專業知識較為欠缺，不能有效挖掘檔案中潛在的價值。這種情況的產生，是由于落后的管理理念與先進的科學技術發生沖突，從而產生了影響醫院發展的重大矛盾。

（二）醫院檔案的價值無法體現。現如今醫院的檔案數量與日俱增，其承載的信息也在增加，其中可用的、有價值的資料也呈現遞增趨勢，醫院檔案的服務范圍逐漸擴大。傳統的醫院檔案管理雖然能夠節省一定的空間，較為方便保存與查閱，但是并不能與信息技術媲美。在信息化時代的當下，如何將檔案中的信息進行創新與挖掘、如何利用檔案更好地進行管理與服務是各大醫院應當思考的問題。

三、信息化建設對醫院檔案管理的必要性

隨著醫院的發展，醫院檔案管理應當秉承服務于醫院管理和持續發展的理念，其全面、準確地反映了醫院發展現狀與日常活動，醫院領導可根據這些資料進行決策，制定符合醫院定位的制度以及發展規劃，同時，根據人事檔案，可進行人才培養、選拔與刪減。此外，醫院業務檔案中包含了業務活動的翔實記錄，是總結工作的重要參考。為了進一步發揮檔案的作用，檔案管理工作應當打開新局面。

（一）檔案存儲便捷。在傳統的醫院管理中，其檔案資料以紙質資料為主。第一，紙質資料無法隨意流通于各個部門，不方便上級下達命令，下級反饋工作。第二，紙質資料的記錄工作繁重，如遇特殊情況，會造成信息記錄不及時，影響工作效率。第三，紙質資料在查詢時多有不便，其參考性和實用性大大降低。第四，紙質資料容易丟失，造成嚴重的損失。所以，檔案管理的信息化可大大避免紙質檔案所遇到的問題。利用計算機技術記錄圖書館各項信息，并且利用網絡技術對信息進行分類管理，能夠高效處理檔案信息，具有及時性、靈活性、準確性、完整性等特點。醫院管理者可直接利用檔案管理系統查找所需信息，同時通過計算機進行工作安排和工作結果驗收。

（二）節省檔案存儲空間。傳統的醫院檔案管理中，需要很大的空間存儲重要的檔案資料，在借閱和參考時，相關人員要登記信息。此外，對于龐大的醫院檔案信息，需要專業的醫院管理人員對檔案進行專門整理、歸檔、記錄、查詢和維護。這種檔案管理模式需要較多的財力、物力和人力。醫院檔案管理信息化建設，只需要計算機設備和存儲設備，便可對數量巨大的醫院檔案進行有序管理，大大節省醫院的運營成本。

（三）拓寬服務范圍。信息化社會中，人們對于各類信息的需求日益迫切，醫院檔案管理工作既要面對政府管理部門、社會各方利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為病患者提供醫療服務。隨著科學技術的發展，醫學的研究、醫院經營以及醫院管理活動變得越來越復雜，也越來越離不開信息，對檔案中文字信息的需求也轉變為對檔案中文件、圖書、聲像、檢索資料等的綜合需求。醫院檔案管理工作應當利用現代信息化技術加強橫向聯合，實現資源共享，對檔案實行統一化管理，合理開發檔案信息，并且注重反饋，通過對反饋信息的分析和研究，提高檔案資源開發利用的科學性、合理性、系統性。

四、醫院檔案管理信息化建設的辦法

（一）樹立信息化管理理念。醫院檔案管理信息化的基礎是轉變傳統的管理理念。在互聯網與信息技術飛速發展的背景下，醫院檔案管理需突出資源與大數據的優勢，在堅持以服務群眾為根本目標的前提下，兼顧統籌規劃、資源共享，確保對外檔案公開透明，檔案記錄實時準確，實現現代化信息技術與檔案管理的交互融合。

（二）完善信息化檔案管理系統。目前計算機已經廣泛地應用于檔案工作之中，為檔案工作注入新的活力。利用網絡進行檔案工作，應做好如下幾點：第一，要建立檔案網站，開展網上利用服務，建立檔案館內部局域網，積極組織上網數據和信息，實現檔案信息的網上檢索。第二，實現電子文件的自動上傳。與傳統的紙質檔案收集有很大的差異，電子文件通過下載和上傳就可以完成檔案收集工作，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作容器，第一時間收集資料，并在檔案館的服務器上歸檔。第三，開展在線服務。開展原生電子文件在線歸檔，通過加強檔案的前端控制和全程管理，使檔案工作提前介入文件形成之初，確保檔案收集齊全完整、檔案管理安全規范、檔案利用高效有序，積極探索建立“一站式”檔案信息資源服務平臺，構建“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”的服務模式。現代化信息技術能否在醫院檔案管理中發揮最大價值，主要取決于信息化檔案管理系統的設計是否完善。例如在最基本的醫院檔案管理網頁的設計上，應該全面考慮網站使用的便捷性、視覺的美觀性、功能的全面性。檔案管理網頁中要突出醫院特色，檔案分類合理，內容齊全。此外，可以增加郵箱鏈接，主要用于患者與醫院的交流。同時，可以增加投訴信箱，從患者反饋中挖掘提高醫院管理的有效信息。

（三）引進先進設備。信息化建設首先要求醫院具有信息化的網絡和設施。從硬件來說，硬件是信息化建設的必要條件，醫院信息化建設需要有專門的電腦、服務器、打印設備、掃描設備；軟件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便檔案管理工作。從軟件來說，需要有適合自身的辦公系統和辦公平臺，制定符合工作目標的工作流程，并且建設相關的工作部門，注意部門與部門之間的銜接。

（四）完善管理制度。在有了基礎的硬件與軟件支撐的條件下，醫院要改變傳統的檔案管理模式，針對信息化的管理系統制定管理制度和工作標準。首先，在檔案收集機制中，醫院要建立一個標準的檔案信息庫，將檔案以數字化形式進行存儲。同時，醫院應當規范檔案格式，例如標明檔案類型、建立檔案目錄、增加索引，以便進行檢索，并鼓勵醫護人員及其他工作人員按照規范的格式上傳檔案。其次，在醫院檔案信息化服務機制中，醫院要明確規定信息化檔案管理標準，建設檔案管理和查詢網站，分別對應醫護人員和患者。檔案管理網站要求工作人員主動上傳數字化檔案。檔案查詢網站需提供在線查詢功能，允許用戶在網站上進行下載、復印、查詢和借閱。

（五）精益化管理。精益化管理的本質是對戰略和目標分解細化和落實的過程。第一，要將檔案服務做好、做精，同時要準確信息和決策、準確數據和計算、準確時間銜接和正確的工作方法，此外，要注意操作細化、管理和服務細化，特別是執行細化，將執行的工作細化到每一個人、每一件事，最后就是嚴格執行和追責。醫院檔案精益化管理首先需要建立健全的管理標準和制度，以此作為體系的支撐。第二，要通過標準化管理實現標準化工作。第三，要實現目視化管理，使各種管理情況一目了然，提高管理效率。

五、結語

醫院檔案的作用是真實地記載醫院的發展軌跡，記錄醫院的日常活動和重大改革。醫院檔案的作用，在于為醫院管理者提供決策參考和發展依據。在新科技大力應用的時代背景下，醫院應當將信息化建設作為檔案管理工作的重心，以信息化技術為動力，積極進行管理模式改革、工作方式創新、工作技術提升和人員培訓升級，提升醫院檔案管理能力，推進醫院檔案管理工作新進程，提升各項工作決策，更好地服務用戶，提升醫院綜合競爭力。