新時期加強國有企業檔案信息化建設初探

文/攀鋼綜合服務中心檔案館 巫正潔

當今科技迅猛發展，全球信息大爆炸，信息化建設走進了各行各業，為適應國家信息化建設和檔案事業的發展要求，加快國有企業檔案信息化建設尤為重要。

一、國有企業檔案信息化建設的重要性

國有企業檔案是國有企業在研發、生產、經營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。它作為企業活動的記錄，在企業中止、關閉以后成為維護國家、原企業職工等各方利益的重要憑證，對促進經濟發展和保障社會穩定具有重要作用。隨著經濟和社會的不斷發展，檔案管理工作由傳統非網絡管理模式向電子化、信息化模式轉變，提高了檔案管理工作效率，同時有效防止數據信息丟失和盜竊，保證了檔案信息安全，從而確保企業利益不受損失。企業檔案管理部門結合自身的工作實際，加快推進信息化建設是進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率和質量的必然趨勢。

二、存在的問題

縱觀國有企業檔案信息化建設現狀，存在諸多問題，這些問題主要表現在以下幾個方面：

（一）認識不足，重視不夠。由于企業是以生產經營為主，企業工作重心都在生產經營上，而檔案管理工作屬于后勤服務，沒有經濟效益產生，所需費用全由公司撥付。另外，有些領導的觀念還停留在粗淺認識上，認為檔案工作就是保管檔案，只要不把東西遺失就行，沒有什么知識技術含量，是人就能干，這就導致了檔案信息化建設舉步維艱，發展緩慢。

（二）信息化建設資金不足。有些領導沒有立足全局與長遠，對檔案信息化建設沒有充分的認識，導致投入資金不足。另外，企業由于經濟效益不好，為了節約成本，舍不得花錢投入基礎設施建設，繼續使用那些落后淘汰的設備，比如：年久失修的電腦在運行中經常會出現卡頓、黑屏等現象，嚴重影響了工作效率和質量。

（三）人才隊伍匱乏。由于企業的特殊性，很多檔案管理人員都不是科班出身，且身兼數職，工作上疲于應付。在企業中，檔案管理工作屬于后勤服務，收入沒有生產一線職工高，工作枯燥乏味，晉升空間小，年輕人很少，大多數都是40歲以上，對新知識的學習熱情度不高，做事按部就班，缺乏與時俱進的精神。

（四）標準規范有待完善。隨著時代的發展，檔案信息化建設要求越來越高，諸如存量檔案數字化水平較低、增量電子檔案管理不規范、系統建設分散、檔案信息資源孤立等一系列問題亟待解決。

三、進一步加強國有企業檔案信息化建設

（一）提高認識，加強組織領導。各級領導要高度重視檔案信息化工作，堅持檔案信息化建設與企業信息化協調和同步發展，將檔案信息化建設納入企業信息化建設的整體規劃和方案。同時，建立健全檔案管理制度，創新檔案工作機制，提高檔案管理科學化、專業化、信息化水平。建立健全檔案工作組織體系，設置各級檔案機構，明確工作職責，并對職責履行情況進行監督、考核。明確檔案工作經費列支科目，并將經費列入預算管理，確保管理經費、設施設備投入、費用開支落到實處。

（二）加強標準化建設，實現資源共享。檔案信息化的標準規范包括管理性、業務性和技術性規范三個方面的內容。管理性標準規范是對電子文件（檔案）信息進行管理的一套規則，如：《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《中華人民共和國互聯網信息服務管理辦法》《中華人民共和國保守國家秘密法》等等。業務性標準規范是對電子文件（檔案）業務處理的規范，如：《電子文件歸檔與管理規范》《企業檔案工作規范》《企業文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規定》等等。技術性標準規范包括電子文件（檔案）的數據存儲壓縮格式規范、數據交換標準規范、數據加密、水印技術規范和系統軟硬件設施技術標準等，如：《紙質檔案數字化技術規范》。通過加強檔案業務和信息技術的標準化建設，完善現行檔案管理制度和業務流程，實行檔案信息化建設標準統一，實現資源共享。

（三）加強基礎設施建設，確保數據安全。檔案信息化基礎設施建設主要指檔案信息網絡系統和檔案數字化設備。它們是檔案信息傳輸、交換和資源共享的基礎條件，只有建設先進的檔案信息網絡，才能充分發揮檔案信息化的整體效益。在確保電子檔案信息的安全管理和有效利用上，基礎設施應盡量采用具有自主知識產權的國有品牌產品。企業檔案部門在對網絡環境的建設上，應當根據服務對象和范圍的不同，采用物理隔離形成內網和外網，使它們之間相互獨立，不受任何影響，從而保證檔案信息系統能夠安全、平穩地運行，電子檔案收集、管理、傳輸能夠獲得安全保障。另外，要對掃描儀、數碼照相機、打印機、移動存儲介質等設備進行安全監控和輸出管理，防止數據信息泄密。檔案信息系統應配備正版的殺毒軟件，同時還應建立三員管理制度，明確系統管理員、安全管理員和安全審計員職責。

（四）加強隊伍建設，提高工作水平。企業應根據檔案部門所承擔的職責、檔案保管數量、檔案開發利用、檔案信息化建設等因素，合理配備檔案人員。檔案人員必須具有守口如瓶、嚴守秘密的政治素質，具備一定的綜合文化知識和熟練的業務技能，要熟悉掌握檔案基礎理論知識、文史知識、社會學、統計學、計算機知識、網絡知識等，把檔案政策法規和專業知識靈活運用于實際，熟練完成業務工作。增強檔案人員的管理意識，通過各種形式宣傳檔案政策法規，使檔案人員充分認識到檔案工作的重要性，同時建立健全檔案管理工作的領導體系，加強對檔案工作的領導、檢查和考核，不斷提高檔案工作管理水平。增強服務意識，通過開展職業道德教育，完善服務方法，在服務中提高工作效率，在服務中樹立良好形象。加強在職人員繼續教育培訓，通過網絡學習、外派學習、專家講座、業務交流等形式不斷更新擴展知識面，以適應不斷發展變化的業務需要，與時俱進做好檔案管理工作。

綜上所述，國有企業檔案工作必須堅持以馬列主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀和習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，全面貫徹落實，緊緊圍繞國有企業改革發展和穩定的大局，加快推進檔案信息化建設，全面提升檔案資源存量數字化、增量電子化、信息標準化、利用網絡化的管理水平，為促進國有企業改革發展穩定服務。