淺談大數據信息技術在檔案管理中的應用

文/山東省五蓮縣群眾服務中心 穆永剛

當前已經步入了大數據時代，我國檔案管理工作進行了一系列的變革，深度開發了檔案信息資源，且檔案管理工作對于社會所起到的服務作用更為明顯。大數據信息技術能夠有效推動檔案管理流程的優化，并實現集中管理檔案的目的，同時能夠深度挖掘檔案數據，為人民群眾提供滿足其需求的服務。

一、集中化管理檔案

為了充分迎合信息化時代的相應需求，檔案管理部門相關領導層應當積極更新現有的檔案信息載體，做好檔案的集中化管理工作。在傳統的檔案管理模式中，主要踐行了分片區管理這一理念，上至國家，下至縣市，都擁有本地的檔案管理系統，這類檔案管理系統之間并無過多的交集，使得檔案信息資源處于一種分散于獨立管理的狀態，無法完成檔案之間的共享與交流。因此相關人員應當認識到大數據信息技術的優勢，貫徹集約型檔案管理這一理念，合理運用大數據技術有效整合分散的檔案信息資源，構建能夠連接各個地區的檔案管理平臺。在該平臺中，不論是哪個地區的檔案管理部門，都能夠通過眾籌這一方式來實現對檔案資源信息的收集工作，讓人民群眾能夠積極提供網絡檔案信息。這樣一來，不但能夠有效提升檔案收集工作的效率，也能夠讓檔案管理更為深入。同時相關人員也應當讓大數據信息技術的作用得到充分的發揮，在全國范圍內構建一個檔案信息資源平臺，在該平臺中能夠對各種各樣的檔案信息進行查閱，有效防止所錄入的信息產生重復的現象。檔案管理部門也應當對檔案管理工作相關制度進行完善，建立相應的管理規范，將檔案管理人員所具備的職能進行分配，以此讓檔案管理工作有條不紊地開展。

二、深度挖掘檔案數據

大數據信息技術的應用，能夠對其中的檔案數據進行深入挖掘，以此來讓相關管理人員在海量的數據信息之中了解人民群眾的需求，從而能夠給予人們更為優質的服務。在進行數據挖掘時，主要使用分析型數據庫，這一數據庫具備高并發與低延時的特點，能夠及時地對所獲取的數據進行分析，且能夠與MYSQL協議及相關語法標準有效兼容，在面對數以萬億級別的數據信息時，進行響應的時間能夠精確到毫秒，通過多維分析透視能夠把檔案數據信息的相關需求全方位地呈現給相關管理人員。這樣一來，能夠有效提升檔案管理的精確程度，防止各類關鍵數據信息遺漏，有效推動大數據時代檔案管理改革。當大數據信息技術應用于檔案管理之后，在進行檔案數據信息深度挖掘時，主要包含兩個方面的內容：

（一）靈活運用語義搜索引擎。語義搜索引擎主要是基于大數據信息技術中的語義推理技術，通過對現有的關鍵字來對整個數據庫中的相關信息進行搜索。將語義搜索引擎引入檔案管理中，能夠有效提升相關管理人員需要搜索各類數據信息時的準確程度，可以有效提高為人民群眾服務的效率，且有效推動檔案管理服務的智能化進程。同時如若檔案需求描述出現了差錯，管理人員或者人民群眾不能將自身的檔案服務使用需求進行準確描述，通過語義搜索引擎的使用，也可以從各個方面對錯誤的描述進行推理，分析出與相關需求最為接近的含義，進而在數據庫之中進行搜索，這樣一來，能夠有效防止檔案管理與服務工作受到不同程度的阻礙。

（二）分析與預測人民群眾需求的變化趨勢。通過大數據信息技術中對于數據信息進行挖掘這一功能的使用，能夠全方位地對人們現有的需求進行統計，構建較為專業的模型，分析其發展趨勢，并對未來的走向進行較為精準的預測。通過分析與預測，能夠讓檔案管理部門的檔案服務內容得到大幅度的擴展，既充分迎合了人民群眾日益變化的檔案服務需求，同時也推動了檔案管理工作的良好發展。一般來說，應用較為廣泛的分析與預測方式主要是德爾菲法以及Boos-ting貝葉斯網絡法。

三、擴展檔案管理服務能力

當前我國部分檔案管理部門檔案管理和服務模式缺乏創新，依舊沿用傳統模式，不能充分滿足不斷變化的時代需求。究其原因，主要是因為部分檔案管理人員并未充分認識到自身的職能與責任。大數據信息技術在日常生活中有了較為廣泛的推廣與普及，將有效改變檔案管理人員的服務方式，拓展其服務能力。

相關檔案管理人員應當充分利用大數據信息技術的優勢，以數據挖掘技術、網絡技術以及智能技術為基礎，構建一條龍式的服務模式，讓各地的檔案管理部門能夠在大數據時代完成有效的聯動，相關上級部門也能夠實現一體化管理。一般來說，傳統的檔案管理工作相對較為繁瑣，對于人力、物力以及財力有著較高的要求，通過大數據信息技術的應用，能夠有效簡化檔案管理工作的流程，讓利用者能夠享受更為簡捷、更為優質的檔案服務。在利用大數據技術所構建的檔案資源信息數據庫中，存在著一個檔案在線聯合目錄，當利用者想要進行咨詢與檢索時，只需要通過一臺聯網的手機或電腦就能充分實現自身的相關需求，有效節省時間。大數據在傳統檔案管理流程之上，把檔案信息服務的整理、收集、挖掘、檢索以及提供利用等不同環節進行了有效整合，讓其能夠形成一個相對完整的服務鏈，這樣一來只要檔案利用者能夠將自身的需求提供于檔案管理部門，那么相關人員就能夠充分利用大數據信息技術來對人民群眾的需求進行分析與查找，通過數據挖掘技術獲取具備一定價值的信息，提供給利用者。在利用者向檔案管理人員進行咨詢時，存在著一種潛在的約束力，人們必須考慮如何準確且清晰地將自身需求表達出來，與面對面的咨詢相比，在線咨詢更能準確地表達需求，檔案管理人員也能根據用戶的需求提供正確的信息，既保證了檔案信息服務的效率，又能提升檔案信息服務的效果。

四、結語

綜上所述，當前大數據信息技術應用于檔案管理，不但有效提升了檔案管理的工作效率，保障了工作質量，還能夠有效促進檔案管理工作的良好發展，值得當前檔案管理部門借鑒與采納。