事業單位檔案信息資源開發與利用途徑探討

文/延邊朝鮮族自治州紅十字中心血站 崔英姬

當前檔案信息資源在事業單位中的重要性日益凸顯，在促進社會發展方面發揮著重要作用。檔案管理是事業單位管理工作中的重要內容，不僅任務繁重，涉及事項也眾多，這要求檔案部門既要做好檔案收集、整理與存儲等工作，也必須關注對檔案信息資源的開發與利用，這是檔案管理人員要重點解決的問題。這樣才能保證檔案的完整性與安全性，為事業單位決策制定、工作部署提供可靠依據，更好地發揮出檔案在事業單位發展中的作用。

一、事業單位檔案信息資源開發與利用的意義

事業單位作為國家機構中的重要組成部分，發揮著重要的社會職能。檔案管理是事業單位中的一項重要工作內容，有利于事業單位充分發揮職能，更好地服務社會。事業單位檔案能夠將長期發展中形成的諸多文字資料、聲像、圖片等資源等反映出來，在事業單位發展過程中，不僅要求提升檔案管理的質量與效率，也對檔案信息資源的開發和利用提出了更高的要求。在互聯網時代，人們生產、生活變得更加便利，辦公效率實現了大幅度提升。互聯網檔案工作也有了新的變化，檔案信息資源大多以電子檔案的形式存儲，通過很小的空間能夠存儲大量的檔案信息，保證了檔案資源存儲量的提升，與紙質檔案相比，在存儲密度上也實現了較大提升，節省了大量檔案管理成本。在事業單位檔案信息資源開發和利用過程中，網絡技術的應用為檔案信息資源開發與利用創造了便利，互聯網時代讓檔案信息開發獲得更多技術支持。對事業單位檔案信息資源開發與利用來說，需要管理部門借助多種檔案管理方式，充分挖掘檔案資料中有價值的信息，讓社會與信息使用者的需求得到滿足。此外，檔案部門也要把海量的、有價值的檔案信息在網絡中發布，用戶只需要利用計算機網絡就能夠查詢與瀏覽檔案信息，這樣檔案信息資源開發和利用效率就實現了提升，確保與信息使用者實際需求相符。

二、事業單位檔案信息資源開發與利用的策略

（一）提高檔案信息資源開發與利用重視程度。檔案工作主要為廣大用戶提供服務，也是事業單位發展中不可或缺的內容。當前國家對檔案管理工作非常關注，事業單位也要盡快轉變思想觀念，充分認識到檔案信息資源開發與利用的重要性。從實際情況來看，事業單位在一定程度上忽視了檔案信息資源開發與利用工作，也未在內部引起更多人的關注，分析其原因可知，既受到自身的局限，也未做好宣傳工作。這要求事業單位逐步拓寬宣傳范圍，利用廣播、電視、報刊、雜志等媒介進行宣傳，或者是利用公益性免費廣告，自辦各類宣傳欄，舉辦圖片展等，對館藏情況進行宣傳，讓更多人了解檔案信息數量、發揮的作用、開發與利用方法和相關管理制度等。事業單位要在檔案信息資源開發與利用中增加資金與人力投入，保證檔案資源在單位發展中發揮出重要價值。

（二）進一步拓寬檔案信息資源服務領域。事業單位檔案部門要走出“高門深院”，通過開發形式與社會相接近，深入公眾群體，了解他們對檔案信息資源的實際需求。檔案部門要注重對檔案的深加工，主要目的是將更優質的服務提供給社會，這就凸顯了對服務領域不斷拓寬的重要性。對此檔案部門要加大檔案信息資源開發力度，實行有效的激勵機制，出臺相應的措施，促使檔案管理人員積極參與到編研工作中。檔案管理人員應該充分考慮到事業發展需求，在編研工作中將具體的開發方向確定下來，在檔案服務中提供技術、知識以及信息含量高的智力型服務，將資源的優勢最大限度體現出來，為各環節工作提供完整的檔案信息。此外，檔案部門也要解決以往自我封閉、不求合作的問題，盡快樹立起共建共享的“大檔案”意識，在技術上與其他部門加強合作，真正邁入高效低耗的發展道路。事業單位檔案服務工作中，必須對檔案服務內涵進行深化，做到熱情待人，加強服務手段與內容創新，注重對服務領域的拓寬，保證更多人提高對檔案信息資源利用的認知度。

（三）借助信息技術處理檔案信息。在辦公現代化發展中，計算機在各行業得到了普及，也為各類信息的交流與利用創造了有利條件，如金融系統借助互聯網與計算機，能夠為公眾提供異地存取款服務。但是對事業單位檔案部門來說，還未真正發揮出互聯網與計算機的作用，為了提升檔案信息處理的現代化水平，還需要采取以下措施：第一，關注檔案業務工作流程的數字設計，打造先進的檔案管理系統，讓各項檔案業務實現計算機處理。第二，注重檔案鑒定前處理工作。第三，抓推廣應用，事業單位要定期開展計算機管理培訓工作，舉辦檔案管理現代化講座、技術演示與學術研討會等。第四，要重視檔案信息上網工作，逐步實現檔案信息資源與社會共享的目的。

（四）注重編研，體現檔案資料價值。從當前事業單位檔案部門開展的檔案編研工作來看，大多以編纂本地大事記、組織機構沿革等內容為主，并采取了紙質的載體形式，不僅內容簡單，形式也過于單一，缺乏創新性，難以讓社會與公民的各項需求獲得滿足，不能充分發揮出檔案信息資源在事業單位中的作用。對此事業單位在檔案信息資源開發與利用過程中，要提高對檔案編研的重視程度，充分挖掘館藏檔案信息，從單位、社會及公民等具體需求出發，靈活運用多種形式，注重創建精品，保證檔案服務水平實現提升。要通過與檔案分級管理工作結合起來，對館藏檔案進行定級，確保館藏特色檔案資源得到充分挖掘，在通過梳理、總結和歸納后形成專題。此外，在載體上不僅包括紙質檔案，也要利用光盤、照片和錄像等新載體。事業單位檔案部門應該充分考慮到檔案信息資源的特點，形成一系列光盤專題片，將單位有特色的編研成果展示出來，從而滿足各部門對檔案信息資源的實際需求。事業單位運用這種方法，能夠讓領導制定決策獲得重要參考資料，保證政策制定的科學性與合理性，讓“死”檔案真正成為“活”信息，讓靜態信息逐步實現動態化，逐步實現共享館藏資源的目的。

三、結語

總之，進入信息化時代后，要求事業單位在檔案管理模式上加強創新，最大限度利用檔案信息資源，才能滿足新形勢的要求，將檔案在事業單位發展中的作用體現出來。對此事業單位要提高對檔案信息資源開發與利用的重視程度，既要轉變思想理念，也要建立完善的規章制度，配置專業能力強、綜合素質高的檔案管理人員，從而保證事業單位檔案管理效率的提升，為檔案開發與利用創造有利條件，將檔案信息資源在事業單位中的價值真正發揮出來。