基于大數據背景下文書檔案管理及信息化應用

文/肇慶市疾病預防控制中心 黎彩芬

隨著社會的不斷發展，傳染病、地方病、寄生蟲病與非傳染性疾病預防與控制以及突發公共衛生事件應急處置等與人民健康息息相關的任務越來越重要，這其中產生的數據信息必然是巨大的。檔案的數量只會越來越多，主要作用是管理、保存和利用信息。在現如今的信息時代背景下，各行各業必定需要信息技術的支持才能走得更遠，并且都要將管理平臺信息化，推動文書檔案信息化管理。有了信息技術，文書檔案的存儲量將會大大提高，檔案信息的查詢與閱讀也將變得更加快捷方便，檔案信息的儲存時間也更長，但是還是需要將信息技術的限制考慮在內，這樣才能更好地推動文書檔案管理更好地發展。

一、大數據

現如今互聯網技術不斷發展，大數據應運而生。隨著人類對互聯網的依賴程度越來越高，數據量越來越大，在此期間慢慢形成了難以被實時加工處理的數據，即大數據。隨著時間的推移，關于社會衛生與人民健康的信息不斷積累。如今，信息時代已經到來，維護數據信息已經成為人們的共識。一般來說，掌握大數據就是對大量數據資源的把握，對大量數據來源的掌握。對于儲存價值大且有特殊意義的信息，經過加工處理，就可以提高信息的附加值。現階段大數據已經是人們日常中的重要技術。社會在發展，技術在成熟，文書檔案管理在日益進步，文檔數據也慢慢成了大數據環境中的一部分。

二、文書檔案信息化管理的優點

（一）電子文件能長期穩定地保存。電子文檔的使用壽命比較長。在傳統檔案保存的時候，一些人為或者非人為的因素會使紙質檔案的纖維素受到一定程度的傷害，而纖維素決定著紙質檔案的耐久度，而電子檔案的出現很好地解決了這個問題。現如今，在科技飛速發展的時代，我們已經可以隨時隨地利用電子設備來獲取和存儲電子文件，比如U盤、光盤等媒介。這些媒介在讀取與存儲信息的時候更加快捷，并且容易攜帶，不容易被破壞，受外部因素干擾較小，這些好處都讓電子文件的存儲更長久有效。

（二）文檔信息得到充分共享。在傳統的文書檔案管理過程中，文件查閱比較困難，并且文件的傳遞不太方便，這些原因都使得文件的共享比較困難，并且就算能共享范圍也比較小。因此許多信息被閑置，導致了資金資源的浪費損失。而信息化管理的出現讓所有檔案信息不再是一個個“個體”，管理人員可以結合檔案的特征對檔案綜合管理。如今，計算機技術正在飛速發展，在此背景下，信息化檔案管理可以讓檔案和其存在的介質分開，并且還能與其他信息平臺建立聯系。信息化管理不受時間空間的限制，能夠全方面掌握信息狀況，讓文檔信息得到高效率的共享。

（三）提高文件傳遞的安全性。由于傳統的文件信息大多是紙質的，因此就會經常出現文件丟失或損壞等問題。而且在過去，傳遞文件的方式通常都是郵遞的方式，但是這種方式受到的空間制約非常大，而且文件在郵遞過程中很容易出現問題，嚴重影響到文檔的安全。然而信息技術的出現有效地解決了這些問題，利用文件的信息化控制的話，就能依靠互聯網來傳遞相關文件，大大提高了文件的安全水平。

三、文書檔案管理信息化的相關建議

（一）轉變管理理念，樹立管理意識。時代在進步，各種科技不斷出現，新的理念也日益增多，文書檔案管理必須順應時代的發展潮流，突破傳統管理理念的桎梏，為文書檔案管理信息化打下堅實的基礎，疾控中心相關工作人員的思想理念革新了，檔案信息化管理的進程才會更加順利。進行文書檔案管理需要改變傳統的管理理念，了解信息化給文書檔案管理帶來的好處，加快文書檔案信息化管理進程。另外，工作安排要統籌協調，加大資金投入檔案管理信息化建設，為文書檔案管理信息化奠定物質基礎。

（二）重視文書檔案挖掘，強化文書檔案服務。從功能角度來看，大數據具有支持數據分析的重要作用，若忽視分析，只進行前期的檢索統計，那么數據的價值就沒辦法真正體現出來，文書檔案就無法在疾控中心中體現出其數字化成果。因此，文書檔案管理要把數據挖掘作為核心，通過對原始資料的整理，深度挖掘數據的價值，將數據進行整合分析，發現數據中隱藏的真正知識，要明確數據與信息之間的內在聯系，防止出現信息孤島現象，提高信息傳遞的效率和文書檔案的利用率。信息挖掘能夠準確獲取用戶所需的信息，正確判斷用戶的真正需求，從而制定具有針對性的服務方案，將服務的個性化與針對性體現出來。

（三）提高管理人員素質。在信息技術飛速發展的背景下，文書檔案的信息化管理得到了越來越高的關注度，而文檔工作人員是文書檔案管理的關鍵因素之一。檔案管理員必須要提高自身的專業素養和信息技術能力。因此，疾控中心可以組織檔案管理人員進行培訓，促進管理人員全面發展。另外，管理層可以制定一些獎勵制度，若工作人員在工作中有杰出表現或者提出創新有效的改革措施，就可以給予精神獎勵，比如獎狀等等。

四、文書檔案的管理要求和發展趨勢

（一）管理要求。在大數據的背景下，醫療衛生為了滿足各方面的需求，在進行文書檔案管理的時候努力向多元化方向發展，主要是采用現代化的信息管理模式，提高管理的便捷度和現代化水平。疾控中心在進行文書檔案信息化管理時，要求信息操作方式和系統管理滿足信息在信息平臺實時傳輸和信息模塊集成。另外，還要規劃總結以往的信息，將信息管理中的共通點找出來，并對需求信息進行判斷，在信息足夠可靠的基礎上，滿足疾控中心對信息的多元化需求。

（二）發展趨勢。隨著信息量的不斷增大，對數據的需求逐漸多元化，傳統的文書檔案管理模式已經不能滿足現在醫療衛生的發展要求了，文書檔案的作用也無法充分發揮出來。因此，必須開始轉變文書檔案管理方式，在大數據時代，將大數據應用到管理中是很有必要的，大數據具有數據容量大，安全性高和傳輸類型多的優勢，將文書檔案管理信息化。同時，為了滿足自身發展，緊跟時代的步伐，應用先進的技術手段進行文書檔案管理，使得文書檔案管理更快捷有效。

五、文書檔案管理的主要內容

（一）網絡化管理。如今，文書檔案在數字化處理后，應該及時借助先進的計算機技術進行處理，實現統一化管理。經過聯網處理后的數據信息可以有不同的類型、層次、范圍等等，這樣經過精細處理后的信息可以幫助人們更快查詢到所需信息。因此，在精細處理之后進行的文書檔案管理工作，充分體現了網絡查詢的快捷化、資源的共享化。

（二）數字化管理。傳統的文書檔案基本上都是紙質的，有著電子檔案沒有的功能，但是完全的紙質檔案在管理方面會存在一定的問題，比如難以查詢等等。而在紙質文檔中結合數字化的管理，就能解決信息量大、查詢、利用信息不方便等問題，大數據技術逐漸應用于文書檔案管理中。該技術主要借助計算機進行數據存儲，節省了大量的時間、空間以及人力物力資源。在大數據技術的支持下，文書檔案將紙質化的信息向數字化轉變，將信息存入電子檔案中。檔案管理是大數據環境下疾控檔案信息化建設的重要內容。最好的文書檔案就是紙質檔案中適當添加數字化管理，能夠大大提高文書檔案的管理水平。

六、結語

綜上所述，文書檔案已經是醫療衛生發展過程中必不可少的一部分，具有指導各項計劃的制定，引導該領域未來發展方向等良好的作用。在大數據的背景下，要做好文書檔案管理工作，就必須將傳統的管理方式進行轉變，充分利用大數據技術，將文書檔案管理信息化，實現文書檔案的有效利用。