基層公益服務事業單位檔案管理的體會和思考

文/深圳市鐵崗·石巖水庫管理處 劉鳳娟

有些基層事業單位既承擔公益服務，又進行生產經營；而且使用事業編制，自收自支。比如，深圳市鐵崗·石巖水庫管理處是深圳市水務局直屬的經費自給事業單位，主要負責鐵崗水庫、石巖水庫、塘頭抽水泵站及輸水管線、茅洲河提水工程及石松支線供水網絡工程、石巖水庫截污工程等水源工程及其配套工程設施的建設、運行、維護和管理工作，承擔寶安區所轄新安、西鄉、福永、石巖、沙井、松崗6個街道和光明區、蛇口工業區、南山區大沖片區約700萬人口的原水供應，還兼有城市防洪、庫區水資源保護、水生態建設、供水管線及引水渠道維護、水行政執法、森林防火等職責。按事業單位分類改革中規定的分類，是典型的生產經營類事業單位，也是公益類事業單位，實行管養分離，承擔公益服務職能。

這類事業單位的檔案有其自身的特點和功能，大致包括行政管理檔案、人事管理檔案、工程管理檔案、物業管理檔案、會計管理檔案等；服務于本單位的中心工作，滿足本單位的檔案利用需求，充分利用檔案資源為本系統事業發展作出應有貢獻。為此，應著力加強檔案管理標準化、精細化、制度化建設，有效提升檔案管理的質量，較好地提高檔案利用的能力。下面，結合深圳市鐵崗·石巖水庫管理處檔案管理實際談幾點體會與思考。

一、完善檔案管理職能，提升上崗人員素質

檔案管理是指在課題研究過程中，對課題的設計、課題的實施、課題的成果等形成的材料進行整理、歸類、提煉，從而記錄、規范、指導課題研究，調控研究過程的管理行為。其流程（方法和步驟）如下：當檔案產生時就進行點收，接下來進行檔案分類（立案）、檔案編目（編目）、檔案整理（立卷）、微縮儲存、電子儲存、檔案保管（入庫、保存與修護）、庫房管理、檔案清理（清查、鑒定、銷毀、移轉）和檔案利用（目錄匯送、檢調、利用）。

按照“國家級水管單位”有關檔案管理標準，根據有關檔案管理制度，該管理處認真做好工作人員的業務培訓，加強檔案管理方面的法律法規學習。一是學習和落實深圳市水務局有關學習執行檔案法規、有關文件精神，組織培訓學習《中華人民共和國保守國家秘密法》和《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》等法規，并做到保密制度上墻，保密法規在手。二是將檔案管理工作納入管理處重要工作議程，明確1名班子成員分管檔案工作，管理處綜合行政部專設了檔案室并配備了2名專職檔案員，主要負責管理處檔案的收集、整理、裝訂、立卷、歸檔工作，以及檔案調閱、機要文件的保密工作。另外，各所都配有專（兼）職檔案人員，形成了以管理處綜合部及檔案室為核心的檔案管理網絡；全處所有檔案管理人員都具有檔案上崗資格證，是在編職工，均持證上崗，履職盡責，使得檔案管理職能得到增強。

二、健全檔案管理制度，向執行制度要效率

根據相關法規，按照“國家級水管單位”有關檔案管理標準，該管理處修訂了《檔案管理制度》《檔案管理員崗位責任制與考核制度》《檔案保密制度》《檔案保管制度》《檔案借閱利用制度》《檔案的立卷歸檔制度》《工程檔案管理規定》等，并將檔案管理納入管理處有效的制度體系，保證檔案工作的順利開展。例如，管理處嚴格按照《中華人民共和國檔案法》及深圳市事業單位檔案管理相關規定，建立責任制，加強安全、保密管理，并將“檔案的保密制度”“檔案的鑒定、銷毀制度”“檔案員崗位責任制及考核制度”“檔案的立卷歸檔制度”“檔案的借閱利用制度”等上墻明示。

該處不僅加強了對檔案工作的領導，落實了責任制，而且在相關制度執行方面注重細節、注意實效。比如，根據文件的保密級別作相應的檔案保存和借閱，借閱做好記錄，并及時收回存檔。另外，還要求檔案管理人員加快知識更新，將檔案管理和水務信息化建設相融合，探索檔案平臺數據庫應用，跟蹤檔案安全管理。

三、推進檔案規范化管理，保障檔案完整準確系統

為推進檔案規范化管理，該管理處對檔案資料進行全面梳理，按專業標準規范建檔，進一步完善庫房設施，利用信息系統和紙質文件做好管理系統升級。管理處適時請相關檔案管理機構指導檔案的收集整理工作，主要對往年管理處各類檔案進行了分類整理，并將歷史性檔案按標準化要求入庫，有效有序地加強了各類檔案的收集整理工作。在平時，嚴格按照歸檔范圍進行收集，按時做好檔案整理工作，做到檔案收集齊全、分類準確、整理規范、圖樣清晰、存放有序，檢索方便。在基礎業務方面，管理處安排檔案管理人員學習《水務工程文件歸檔要求》和《深圳市城市建設檔案館城建檔案整理質量標準》，嚴格按照工程檔案歸檔要求建立水務工程文件檔案。各類工程建檔立卡，圖表資料等規范齊全，分類清楚，存放有序，按時歸檔。他們對每年新產生的綜合檔案室檔案、文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案和榮譽實物檔案進行收集并分類，并且做到檔案資料的收入和移出均有登記。

四、科學管理檔案設施，保障了檔案安全

為確保所存放檔案資料的安全，管理處檔案庫房目前配備有手提式干粉滅火器2個（4KG裝）、抽濕機1臺、溫濕度計1個，以及空調、防磁柜、消防滅火噴淋裝置等。制作有“檔案庫房溫濕度記錄本”，每天上午9時左右由專職檔案管理人員入庫登記記錄，如溫度、濕度超標，及時啟動抽濕機并加強巡查，確保庫房溫濕度符合相關標準。同時堅持對庫房定期噴撒、投放藥物，殺蟲；經常檢查庫房消防設備、照明燈具、線路、空調管道等的安全情況，發現問題及時處理。目前庫房所存檔案資料面貌完好，無蟲蛀、勾畫、涂改等現象。

五、整合檔案資源，有效利用檔案信息

為有效利用檔案資源，該管理處定期宣傳《中華人民共和國檔案法》《深圳經濟特區檔案與文件收集利用條例》等檔案法規、制度，檔案室設有“利用檔案登記簿”，嚴格履行相關程序，目前檔案安全利用情況良好。比如，管理處有關水庫建設方面的水務工程在建設過程中需要有關圖紙、設計方案、合同等進行比對，作為檢查驗收依據等，有關工作人員到檔案室查找相關資料并復印；管理處水工建筑和機電設備的維護較多，不論是日常維護還是應急搶修，有關工作人員都能及時有效地利用檔案資料。再如調閱檔案原件，經管理處分管領導審批，使用一周后歸還；需要對檔案資料復制，比如復制事業單位法人證書、供用電合同、招投標資料、工程項目驗收資料、物業登記資料等，由借閱人詳細登記，檔案管理人員監督復制，保證了檔案原件安全，有效地提高了檔案利用率，為水庫建設與管理上新臺階作出了應有貢獻。

六、不斷提升檔案管理檔次，實現檔案管理現代化

如何適應檔案事業發展的新形勢，適應經濟社會的發展和科技的進步，緊跟檔案管理現代化步伐？檔案管理者必須強化信息意識和信息觀念，變靜態檔案信息為動態檔案信息，搞好檔案信息資源的開發和利用，將信息工作納入檔案管理中去，充分利用高新科技手段，進行檔案的電子化管理，把大量有價值的檔案信息開發出來，實現檔案全方位、多層次、多功能的現代化管理。

按照庫房“八防”要求，深圳市鐵崗·石巖水庫管理處在將庫房、辦公室、借閱室“三室”分開的基礎上，給檔案庫房配備專用檔案箱柜、抽濕機、煙感器、消磁柜、滅火器等檔案專用設備，并做好專用設備的維護或更新。另外，從提高檔案現代化管理水平出發，還配有打印機、計算機、掃描儀、刻錄機等現代化的管理設施，為檔案的安全保管和有效利用提供了可靠的保障；在完善檔案管理系統方面，管理處采用“世紀科怡檔案管理系統”，并配備專用計算機，設定密碼，專人操作，利用好深圳水務系統和本單位的內網等信息化資源，而且嚴禁連接外網；管理處檔案管理人員還定期對檔案系統數據庫進行備份，確保檔案數據的安全；同時對管理系統軟件進行升級，保障了運行穩定，保證了檔案檢索快速、準確，方便了檔案查閱。

我們要圍繞檔案管理現代化，努力做好檔案資源的開發和利用——運用信息技術建立現代化的檔案管理體系，增強檔案管理網絡化的功能，加強檔案管理信息高速公路建設，更好地為經濟社會的發展服務。