提高國有企業辦公室工作效率探討

文/中國煤炭地質總局第二勘探局 張海濱

國有企業辦公室是中樞機構，對國有企業發展起著重要的紐帶作用。其包含的內容和職能性都比較多，任務量也較繁雜。既要反饋辦公室工作的實際狀況，又要收集精準信息來助力企業管理層的有用決策信息。而國有企業有著規模龐大、結構復雜、流程繁瑣的特點。在國家要求和競爭激烈的環境下，作為國有企業的辦公室，必須做出相應對策，提高辦公室的工作效率，適應瞬息萬變的市場環境，實現國有企業提高辦公室工作效率的目標。

一、國有企業辦公室管理的目標和含義

國有企業管理有特殊的組織特點，計劃縝密、約束性強。在我國市場經濟飛速發展的大環境下，人力資源分配的合理性、成本控制的科學性、企業工作規劃的條理性都是國有企業工作繁瑣復雜的探討方向。完善和提高工作效率是國家對中樞機構創新戰略的重要關注，更是市場經濟的支柱之一。具體表現為：在辦公室實踐工作中，縮短目標的差距性、收集信息的有效性、管理的執行性和監督的阻礙性得以提升，是提高國有企業辦公室工作效率的核心含義和目標所在。

二、國有企業辦公室管理存在的難題

（一）職責劃分不清晰。國有企業的辦公室工作中，雜亂繁瑣的事物往往無層次，邏輯條理無章法，管理比較差。辦公室需要調度企業中的各個部門，調節企業中的各種突發狀況，使得本就繁多的工作陷入雜亂，工作人員的分工和各自的職責劃分也不夠清晰，給實際工作增加了困難，達不到指定的目標。又加上國有企業精簡機構的實施，加大了辦公人員的工作量。除了信息上傳下達、工作督導落實、辦文辦會、材料寫作、國安保密的基本工作外，還要開展制度建設、信息化等工作，可以說工作內容非常復雜。不僅加大了辦公人員的工作壓力，更會增大工作中出錯的概率，不利于提高國有企業辦公人員的素質。

（二）級別不明地位不高。國有企業辦公室人員的工作主要是協助下達指令并監督執行，本應具備一定的公職地位。但在實際工作進行中，辦公室人員的工作有事無巨細的特點，導致更多的時候被認為是企業的后勤機構、輔助部門。不能像企業其他職能部門一樣得到領導和同事們足夠的關照和重視，辦公室工作的重要性沒有得到足夠的理解和認可，為企業作出貢獻和在崗位上兢兢業業的員工，不能從其工作中獲得相應的位置和待遇，導致辦公人員的工作熱情不高，有時甚至會出現畏難和抵觸情緒，從而嚴重影響工作效率，也會給國有企業的正常運轉造成一定的影響。為此，我們應大力提倡業務能力強、專業素養高的工作人員參與管理之中，確保辦公室工作處理及時和有序進行。

（三）實權小效率低。辦公室工作對接的層面比較多，面對的都是一些具體工作，本身的權力較低，除了辦理事務性工作外，幾乎不能在實際工作中對決策有決定性作用，使得辦公室的工作效率大打折扣。制度制定、工資待遇和員工聘辭等方面均不具備權利，流程安排難以得到及時有效的處理，辦公室人員只能起到傳遞信息的作用，沒有決策的權利，在安排和執行各項具體工作時受阻，導致效率得不到提高，并出現不服從辦公室管理和無視辦公室工作的不穩定現象，給國企辦公室的發展造成了不良影響。

（四）服務職能到不了位。服務職能是辦公室的基礎性工作，其作用的發揮得不到最佳的狀態，存在一定的官僚主義現象。國有企業在傳統歷史的影響下，時常出現門難進、事難辦、臉難看的現象，更是有優先處理上級交辦的任務，拖延對待基層和職工需求的消極現象，事務得不到迅速的處理。國有企業辦公室還存在人員配置和職能定位不明確的缺點，一崗多責的常態給本就有著大量工作的辦公室人員增加了負擔，長時間的壓抑情緒使人產生煩躁和逆反心理，失去了工作的熱情和耐性，大大降低了工作的效率，容易產生矛盾。

三、提高國有企業辦公室工作效率的措施

（一）引進自動化管理技術。新時期辦公室的自動化辦公平臺越來越受推崇，應使國有企業的辦公室工作人員廣泛得到應用，實現辦公室工作的高效便捷。引進自動化管理技術不僅是標準化的提升，更對促進辦公室工作效率起到決定性作用。工作人員通過學習管理平臺的專業技能，在自身業務能力獲得提高的同時，對工作實效性的增強更為有利。盡早實現自動化的辦公環境，讓信息化網絡計算機技術在國有企業的辦公室普及和發展，使辦公室的各項工作發生根本的改變，提高整體服務能力。國有企業必須按照黨和國家及企業制度的要求規范化管理和運作，決不能疏忽工作的細節，避免造成損失和不利的影響。在自動化管理中強化執行管控，加強自我管理，定期審核工作成果，嚴肅評定服務能力，及時修正工作細節減少執行偏差。硬件設施與高素質辦公人才的完美組合才是國有企業提高辦公室工作效率的有效措施。

（二）提升管理質量。提高管理工作人員的自身素質是更為重要的，對于辦公室工作而言，人才的因素往往起著決定性的作用，提高工作效率實際上是對人才的更好利用和發展。國有企業辦公室工作有著內容多、事務瑣碎的特點，且工作環境單一，對工作敷衍應付的情況時有發生，因此，為人才提供更有效的激勵政策和完善考核制度是推進辦公室工作效率的有效措施。人才素質的優劣直接影響工作的成效，強化人才隊伍的素質教育和壯大隊伍的發展迫在眉睫。國有企業一定要引進更多的管理人才，用更好的環境去吸引優秀的人才，對已有的人員進行培訓提高，并量身定制適合自身特點的培訓學習課程，提升管理質量，提高管理和工作能力。

（三）重視職業能力。國有企業辦公室人員職業能力的高低，對企業發展走向帶來深遠的影響，職業能力是形成企業聲譽的關鍵，其作用不容忽視。那么，國有企業辦公室的管理人員在工作中的能力表現便成了重要的因素，應該更加嚴格規范執行流程，把工作做得更加細致，避免出現工作嚴重滯后的現象。國有企業應該依據自身情況，建立更加完善和健全的辦公規范機制，使辦公室的工作人員素質得到較大的提升，重視考核的相關工作，加強評定制度和監督到位，采取更加有效的應對措施來提高國有企業辦公室的工作效率。

（四）采納新型觀念。幫助辦公室工作人員樹立新型辦公觀念是提高工作效率的又一舉措，促進國有企業更好地發展。按照領導的指示開展工作的陳舊觀念使得自身工作的創造性比較差，沒有主動意識，害怕承擔責任，更是影響工作效率。所以，必須讓辦公室管理人員形成主動服務的意識，應該走進基層了解工作中的實際需要和心聲，這樣才能保障工作人員的利益，根據實際需要安排工作和調節工作，精準性得到提升，工作效率的成果才能突顯。

（五）明確職責嚴肅紀律。先進企業的共性都有著完善的辦公室管理體系，各個層次都有著明確的職責分工和獎懲機制，在激烈的市場環境中站穩腳跟。加強改革的力度，定位辦公室各項規章制度的責任劃分，使辦公室工作走向正規化軌道，確定工作人員的崗位內容和工作職能，采取責任制管理。明確管理流程，杜絕公物私用、以權謀私等現象，成就一批經驗豐富、嚴肅認真的高素質人才團隊，整體提高辦公室的工作效率。

四、總結

國有企業辦公室的工作有重要的管理主體，認識到國有企業辦公機制的結構完善和人員管理的重要性是做好辦公室工作的核心，提高工作人員的責任意識和辦事效率是幫助提高辦公室監督管理和實現提高工作效率的重要因素，幫助企業有效應對市場競爭和政府要求，分析國有企業辦公室工作中的常態現象，及時研究成因，解決問題。