事業單位檔案管理信息化建設問題研討

文/鄭偉

檔案管理在很多部門和崗位中都發揮著重要作用，事業單位人員復雜、事情更多，更需要檔案管理工作的默默支撐。在社會中無論是企業還是事業單位都得需要“數據”作為引領，檔案管理能夠為企業的發展提供準確的數據。但是，在現在事業單位的檔案管理工作中，還有很多問題需要注意，如對檔案管理信息化建設缺乏重視、檔案管理安全性方面不足、信息資源開發受到阻礙，人員專業素養無法提升等，以上問題如果得不到解決，會拖慢事業單位檔案管理的節奏，不能為事業單位的日常工作提供保障。因此必須要分析事業單位檔案管理信息化的意義，找出檔案管理中出現的問題并給出具體的解決措施以提高檔案管理的效率，實現對事業單位檔案管理的發展和創新。

一、事業單位檔案管理信息化的意義

（一）提高事業單位檔案管理信息化水平

隨著我國科技水平不斷提高，大量現代技術與設備在各行各業中得到應用，極大地提高了相關行業日常運轉的水平與質量，促進了行業信息化水平的提高。21世紀是信息化時代，智能手機、移動互聯網等，生活中的方方面面都被信息所籠罩，它能夠提高事業單位中辦事人員的效率，能夠提高事業檔案管理人員的專業水平，例如，在現代事業單位的運轉過程中，通過計算機等現代技術與設備，能夠將日常工作中所產生的數據信息進行網絡儲存，利用網上平臺實現數據信息的交流共享；利用計算機等設備提高檔案資料利用效率，同時提高檔案資料調閱的便利性，促進事業單位檔案管理工作的進步與發展[1]。

（二）加強檔案管理效率與質量的提高

信息技術的出現是近幾年的事情，過去在進行檔案管理中，管理人員的工作對象大多以紙質為主，由于檔案資料保存的時間較為久遠，再加之檔案資料的數量較多，如果單憑人工進行整理的話，將會在很大程度上出現工作失誤等現象，而紙質材料極易受到外界不良因素影響導致損壞，這些都增加了檔案管理工作的難度。而在現代事業單位檔案管理中，通過加強信息化的建設，能夠借助計算機、多媒體等設備與技術的應用，極大地降低管理工作的難度，同時避免了外界不良因素對檔案資料的影響與破壞，提高了檔案資料保存的安全性。

二、現代事業單位檔案信息化建設的常見問題

（一）對檔案管理信息化建設缺乏重視

當前時期，由于傳統觀念等因素的影響，部分事業單位管理人員過于注重經濟等方面的發展，而對檔案管理等工作缺乏關注與了解，由此導致事業單位內部雖然具備一定的現代技術與設備，卻無法充分地應用于檔案管理工作中，極大地影響了檔案管理的水平與質量。同時，部分事業單位由于自身的經濟實力較弱，無法引進現代信息化先進技術與設備，且單位檔案管理人員缺乏相應的創新意識與能力，進一步影響了事業單位自身檔案管理的信息化建設水平。除此之外，很多事業單位人員都是40、50歲的中年人，這些人對于計算機掌握的非常不熟練，他們的思想還停留在20世紀，檔案管理在他們心中的固有概念就是紙質化物品，沒有對檔案管理樹立一個電子化的意識，在隨著城市化的建設事業單位的擴招，檔案管理在調用的過程中丟檔的情況時有發生，如果及時的將檔案管理變成數字化，就可以提高檔案管理的效率、

（二）檔案管理信息安全性方面的問題

通常情況下，事業單位內部檔案資料大多會涉及一定的隱私性，甚至還存在一定的機密性，很多檔案都包含著人們的私密信息，如在房地產管理局中，后臺的檔案都是紙質檔案，這些紙質檔案中，包含著抵押證書、產權證明、身份證號碼、住址信息等，因此需要保障檔案資料的安全性。一方面，部分事業單位由于自身原因，無法借助計算機及網絡信息等技術來保障檔案信息的安全性；另一方面，再加之計算機病毒、黑客攻擊等問題，也極大地威脅著檔案信息的安全性。這些都對檔案信息化建設及事業單位自身的健康發展造成影響[2]。

（三）信息資源開發方面的問題

在現代事業單位檔案資料信息管理的過程中，部分事業單位管理人員對該工作缺乏足夠的重視，由此導致單位自身檔案信息資源的開發受到極大地影響。部分檔案信息存在一定的重復性，并且部分單位內部缺乏足夠的信息化技術與設備，因此極大地影響了檔案信息資源的利用效率和單位自身的健康發展。

（四）相關人員自身專業素質不足

眾所周知，任何一項工作都需要大量高素質專業人才的參與，才能保障相關工作的順利開展。不過，在部分現代事業單位的運轉過程中，由于單位領導對檔案管理工作缺少足夠的重視，導致單位內部缺乏檔案管理專業人才，并且單位內部現有的檔案管理人員也缺乏足夠的專業素質，因此極大地影響檔案管理工作的有效進行，甚至造成某些檔案資料出現破損或丟失等現象，從而影響事業單位自身的正常運轉與發展。人才是發展的第一要義，雖然事業單位年年擴招，但是相關的技術崗位擴展比例不是很多，所以在以后的事業單位招聘中，應該多招一些技術類人員崗位，融入到事業單位的隊伍中，幫助事業單位加快信息化建設。

三、事業單位檔案管理信息化建設的具體措施

（一）加強對檔案管理信息化建設的重視

當前時期，要加強事業單位檔案管理的信息化建設，首先需要加強事業單位管理人員對該方面的重視。為了實現這一目標，單位管理人員需要在日常工作中加強現代先進技術與設備的應用，并引進外界優質理念與工作模式，促進自身思想觀念的轉變，同時借助計算機與網絡信息等技術對現代檔案管理信息化軟件進行研發，并建立相應的檔案管理部門，確保在最大程度上提高檔案管理信息化建設的水平，推動我國事業單位整體的進步與發展[3]。

（二）加強安全管理制度的創建

由于傳統檔案管理工作極易受到外界不良因素的影響，進而影響檔案信息的安全性。為了解決這些問題，同時加強現代檔案管理工作的信息化建設，相關單位及人員需要加強對檔案管理工作的了解，結合現代先進技術與設備創建出完善的安全管理制度，避免其受外界不良因素的影響；同時對單位內部檔案管理人員的日常工作進行規范，避免人工操作失誤導致的問題，為事業單位自身的健康發展奠定堅實的基礎。

（三）加強檔案信息化監管機制的完善

在現代事業單位檔案管理信息化建設的過程中，為了有效提高信息化的建設水平，事業單位相關人員需要加強對我國有關法律政策的了解，并借助計算機等現代設備的應用，以此來創建出相應的監管機制，避免相關問題的出現，為我國事業單位自身的正常運轉與發展提供保障。法律法規是事業單位筆試中的基礎部分，事業單位人員在進入事業單位以后，應該要多學習一些檔案管理方面的法規，調取檔案時，要依照相關法律法規或者事業單位規定辦理，電子檔案還要做到保密義務。

（四）加強相關人員專業素質的培養提高

高素質專業人員的應用能夠在很大程度上提高工作的水平與質量，而且會降低工作問題出現的概率。因此，在事業單位檔案管理信息化建設的過程中，為了提高信息化建設的水平，內部現有的事業單位人員需要加強現代先進技術與設備的應用，引進外界優質理念與工作模式，對單位檔案管理人員進行全面、系統、專業化的培訓，提高他們的專業素質與技術能力。事業單位管理人員還可以通過現代先進技術與設備的應用，引進大量檔案管理專業的人才，創建一支優質高效的檔案管理信息化建設團隊，保障信息化建設的水平，進而推動事業單位整體的進步與發展。

四、結語

隨著我國綜合實力的提升，事業單位得到了快速的發展，而在日常運轉與發展過程中產生了大量的檔案信息，這些信息能夠直接地反映出事業單位的運轉特點，并對單位的后期發展造成影響。

因此，事業單位管理人員需要加強自身思想觀念的轉變，并結合有關部門的政策制度，引進外界優質理念與人才，提高檔案管理信息化水平，同時降低信息化建設相關問題的出現，保障檔案管理工作的高效運行，進而推動事業單位自身及社會整體的健康發展。