新政府會計制度下強化高校經濟合同管理研究

傅中琰（高級會計師）

（福建林業職業技術學院 福建南平 353000）

2019年起開始實施的政府會計制度，采用“雙功能”“雙基礎”“雙報告”等新模式，財務會計要求采用權責發生制進行核算。對于高校來說，采用權責發生制對經濟合同業務進行核算，可以真實完整地反映高校的資產負債情況，揭示高校真實的財務風險。高校經濟合同管理具有多業務、多環節、多部門、多崗位等特征，管理不善會導致嚴重的財務風險與法律風險。因此，本文針對高校經濟合同管理存在的問題，研究新政府會計制度下加強高校經濟合同管理的對策，對于確保高校經濟合同行為合法合規意義重大。

一、高校經濟合同管理存在的主要問題

（一）經濟合同管理意識不強

隨著政府加大對高校的投入和高校人才培養、科學研究、社會服務等各項職能的有效發揮，高校財政資金規模逐年增長，參與市場經濟活動日趨頻繁，簽訂各類經濟合同的數量與種類逐年增多，經濟合同管理工作已成為高校財務管理的一項重要內容。但由于公辦高校資金大部分屬于財政撥款，與經營性的市場主體對比存在一些不足，比如高校領導缺乏經濟合同管理意識，對經濟合同的風險認識不足，不重視經濟合同管理專業人員的配備和培養，導致合同管理人員不具備應有的法律知識和勝任能力，從而出現經濟合同條款不夠嚴密、對經濟合同實質性審核把關控制能力不足等現象。

（二）經濟合同管理組織機構與制度不健全

高校在與其他經營性主體發生經濟關系時，一般都以合同的形式規范雙方行為，明確各自的權利與義務。然而許多高校沒有建立起經濟合同歸口管理模式，沒有設置合同管理牽頭責任部門歸口管理經濟合同業務，而是分由不同業務部門來多頭管理，例如：建設工程合同由基本建設部門管理、資產采購合同及租賃合同由資產管理部門管理、科研合同由科研部門管理、其他相關經濟合同由各合同主辦部門管理，沒有明確各自職責分工，不相容崗位沒有分離，未對高校經濟合同分業務性質和收付款類別進行分級分類管理并根據分類進行連續編號，各職能部門之間缺乏有效的溝通，導致合同管理混亂。與此同時，雖然近年來各高校都在進行內部控制建設，出臺了相關合同管理制度，但高校經濟合同管理制度尚不健全，普遍存在著缺少資信調查和信用管理方面的規定、缺少合同糾紛管理方面的規定、缺少對合同歸檔評估方面的規定、缺少合同管理考核評價方面的規定等問題。此外，沒有對合同管理過程實施全流程控制并制定各業務環節相關流程圖，不利于合同業務的執行和控制，從而影響了合同內部控制的風險防控。

（三）合同履行與合同結算脫節

高校存在著合同主辦部門在合同簽訂之后，未能與合同歸口部門及財務部門進行有效的溝通，導致合同歸口部門和財務部門不了解合同執行的具體情況，往往是合同貨物（勞務）已驗收或實際收款后，待辦理收付款結算時才了解有關合同執行細節，合同履行與合同結算嚴重脫節，未能實現合同管理與預算業務及收支管理有效融合，增加了合同結算資金按約定及時收付的風險，容易造成資產保全及違約風險。

（四）合同收入沒有按權責發生制進行確認核算

新政府會計制度執行后，財務會計采用權責發生制核算，應對符合確認條件的合同收入在合同履行日確認相關收入和應收債權。然而，一方面，由于合同管理沒有建立溝通協調機制，合同主辦部門在合同簽訂之后，未將各類收款合同及時傳遞給財務部門，導致財務部門無法按權責發生制確認應收款項；另一方面，部分高校雖已收到相關收款類合同，但沒有采用權責發生制確認相關收入和應收債權，造成高校會計信息失真，也不利于合同收入的催收工作。

（五）沒有對合同已履行形成支出進行確認

按照新政府會計制度要求，對于符合政府會計基本準則負債定義的義務，應確認為負債。但在實際工作中，往往沒有對合同已履行形成的支出進行確認，容易造成財務風險。例如，采購合同中貨物已驗收并辦理入庫手續，但由于經辦人的原因沒有及時辦理付款審批手續，導致沒有及時確認應付債務，容易產生違約責任，也無法真正揭示財務風險。

（六）合同信息化管理程度不高

根據財政部內部控制建設要求，高校應建設內部控制信息化系統。目前，高校一般都建有資產管理系統、采購系統、預算管理系統、財務收支系統，而建有合同管理系統的高校較少，或者即使建設了合同管理系統，其功能往往僅包括了合同審批方面的流程，而對于合同的履行、變更、結算、歸檔及分析評估等流程沒有實行信息化管理，導致無法實現全程管控與信息共享共用。與此同時，合同信息化管理系統沒有與資產管理系統、預算管理系統、財務收支系統、采購及建設項目等系統進行互聯互通，無法實現以預算為來源、項目建設有效推進、資產及時入賬、資金依據合同及時支付的高效合同管理模式，阻礙了合同內控風險的防范。此外，由于大多數高校沒有制訂各類合同標準示范文本及建立客戶信用評價庫等原因，制約了合同管理精細化、科學化水平的提高。

二、新政府會計制度下加強高校經濟合同管理的對策

（一）增強風險防范意識，重視經濟合同管理

高校作為人才培養陣地，應站在全面提升高校治理能力現代化的高度，增強風險防范意識，重視并加強經濟合同管理。一是高校領導層要認識到經濟合同管理是高校內部控制建設的重要內容。高校經濟合同管理是順利完成經濟活動、推進事業健康發展的重要保障，要從完善頂層設計、建立考核機制、優化業務流程等層面進一步強化經濟合同管理，實現經濟合同管理與預算管理、財務收支管理、資產管理、采購與建設項目相對接，避免財務風險或資金沉淀。二是要加大經濟合同管理重要性的宣傳。要以高校內部控制建設為契機，加大宣傳教育力度，實現上至校領導，下至業務經辦人員，人人重視與加強經濟合同管理；要探索建立重大合同專項審核人才庫，對于專業性強、金額大、目前合同管理隊伍無法完全勝任的重大經濟合同，從人才庫中挑選相關的專業人才，對經濟合同進行共同審核把關。三是要重視經濟合同管理人員的能力提升。要配備適當的經濟合同管理專業人員，加大對合同管理人員的法律法規知識、檔案管理、數字化管理應用水平等方面的專業培訓，以及廉政意識、風險防范意識等素質提升，提高合同審核把控能力，確保經濟合同合法、規范執行。

（二）建立健全合同管理組織體系和合同管理制度

1.建立統一管理、權責明晰的合同管理組織體系。高校應根據內控要求，結合部門職責分工具體實際，建立由校領導任組長的合同管理領導小組，成員由財務、審計、技術、招投標、紀檢監察等部門負責人及法律顧問組成。下設辦公室，由設立法律事務辦的日常辦事部門或行政辦公部門歸口負責經濟合同的日常管理工作，明確經濟合同歸口管理部門與經濟合同分類主辦部門、經濟合同業務審核部門的職責權限，確保不相容崗位相互分離，保障經濟合同管理的集中性、有效性和科學性。

2.實施分級分類管理，明確授權審批權限。高校應結合自身經濟合同業務內容及業務性質的實際，對經濟合同進行分級分類管理。區分收款合同與付款合同進行分類。對于收款合同，應明確落實合同的具體催收部門，合同收款時間和收款金額，可以考慮按各催收部門進行分類并連續編號，方便合同的催收，做到應收盡收。對于付款合同，結合學校原有已簽訂的合同進行疏理，按照業務的實質內容，分為基本建設合同、采購合同、科研合同、租賃合同等進行合理分類并連續編號。與此同時，要結合學校集體議事規則等決策依據，明確合同的授權審批和簽署權限，按合同的重要程度及合同約定的金額大小等因素，實行分級管理，由不同管理權限的管理人員分級審批，嚴禁未經授權審批或越權審批，給學校帶來經濟和法律風險。

3.建立健全經濟合同管理制度體系。為推進經濟合同管理的精細化、規范化和科學化，高校應進一步建立健全合同管理制度體系。一是要建立資信調查和信用管理制度。對學校影響較大的重大經濟合同，在簽訂合同前，應對簽約方的資質、信用情況及履約水平進行全面的調查。對已與學校發生合作關系的合同簽約方形成履約情況及信用情況登記表，制訂信用評價指標，建立不良記錄單位名冊，限制或禁止不良記錄單位參與學校的經濟活動，管好簽約對象的入口關，提早防范風險。二是要建立合同糾紛管理制度。制度應明確當履行合同過程中發生糾紛時相關責任部門和人員應及時報告，明確參與糾紛協商小組成員組成人員，需經過授權審批并按規定權限和程序辦理。三是建立合同歸檔評估方面制度。對已履行完畢經濟合同及時辦理歸檔，建立合同履行情況定期評估分析機制，定期對合同管理全過程進行分析，歸納整理已發生的合同風險，針對存在的風險提出防范措施，并對制度加以改進。四是建立合同管理考核機制。通過建立經濟合同管理考核評價體系，定期對合同管理履職情況進行分析評價，將評價結果與職稱評聘、崗位競聘與績效工資分配相掛鉤，以提高合同管理工作的效率和效果。此外，還要建立合同授權審批制度、合同專用章管理制度、合同審核檢查制度和合同訂立審簽制度等。

4.實行經濟合同全流程控制。高校應實行經濟合同業務全流程控制，包括合同策劃、調查、談判等的前期準備控制，合同文本擬訂、審核、簽署等的訂立控制，合同履行、結算、糾紛處理、變更等的合同執行控制，合同登記、保管、歸檔、評估等的合同后續管理控制。同時要制作辦理合同各業務環節的流程圖，設計辦理業務各業務環節所需的表證，并做出詳細說明，以確保合同管理全過程的正常運行和有效控制。

（三）建立溝通協調機制，確保合同履行與結算有機銜接

高校應建立合同主辦部門、財務部門與歸口管理部門之間的溝通協調機制，實現合同管理與建設及采購項目、預算和收支管理相結合，確保有預算項目資金的合同履行后及時收付款，合同履行與結算有機銜接。對于有關收入類經濟合同，主辦部門主動催收，財務部門及時提醒并協助主辦部門做好各類應收款項的收繳工作，歸口管理部門定期關注收款情況，相互溝通及時反饋，確保及時全額收款。對于支出類經濟合同的應付合同款，主辦部門辦理相關驗收及付款手續，財務部門在履行必要的財務審批手續后，按約定付款，并從立項預算經費予以列支。歸口管理部門及時收集付款合同履約情況，及時反饋溝通，避免違約造成的財務風險。

（四）按權責發生制及時全面確認合同收入與合同應付款

高校應嚴格按照新政府會計制度的規定，采用權責發生制核算，對符合確認條件的合同收入在收款日期確認為應收債權，以簽訂已生效的合同及發票作為原始憑證確認債權及合同收入，不用考慮是否已收到款項，做到應收盡收；待實際收到款項時，再沖減應收債權。對于符合負債條件的各類合同應付款，按照權責發生制及時確認為合同應付款，特別是對于采購合同中貨物已驗收并辦理入庫手續等業務，應及時確認相關資產及相應應付債務，以便反映真實的資產負債情況，合理安排資金，避免財務風險。為了確保及時全面的確認合同收入與合同應付款，高校可通過以下途徑來落實。

1.經濟合同簽訂時相關部門履行會簽程序。高校經濟合同簽訂時，合同主辦部門、合同歸口管理部門、財務部門等合同管理相關部門應實行會簽程序，以落實合同管理相關部門及具體人員應履行的合同職責，包括合同歸口管理部門對經濟合同的統一編號，統籌經濟合同的履行、變更及歸檔等工作；合同主辦部門的催收和辦理付款審批責任，并與合同歸口管理部門及財務部門及時溝通反饋責任；財務部門及時全面確認合同收入和合同應付款核算責任。通過制訂合同履行情況明細表來落實，明細表應包括合同編號、合同履行主辦部門和責任人、應履行時間節點及具體金額、實際履行時間節點及具體金額、合同是否變更及終止、合同履行情況等內容，實行一合同一記錄，由合同歸口管理部門負責歸集，合同主辦部門及財務部門等相關部門共享信息的管理模式。

2.合同履行時溝通反饋機制。合同主辦部門對于收款合同應在合同履行日之前對合同履行人發出催款通知書，并將催款通知書等相關材料送達財務部門，財務部門按合同約定收款日期開具收款發票，以合同、催款通知書及收款發票作為原始憑證，按權責發生制核算規定及時確認合同收入及相關債權，具體收到合同款時及時反饋到合同主辦部門及合同歸口管理部門。合同主辦部門對于付款合同應在合同履行完成后及時辦理付款審批相關手續，并將經審批后付款申請等相關材料送達財務部門，財務部門對符合負債條件的及時確認合同應付款及相關債務，及時安排資金支付，并將支付合同款的情況及時反饋到合同主辦部門及合同歸口管理部門。

（五）建立合同管理信息系統

為提高合同管理的質量與效率，高校應根據教育部提出的建設數字化校園的總體要求，以內部控制信息化互聯互通一體化平臺建設為最終目標，建立和完善經濟合同管理信息系統，實現合同管理系統與預算業務、收支業務、資產管理、采購及建設項目對接，以滿足合同履行管理、全程監控、動態管理、合同電子化歸檔、信息共享等日常信息化管理需要，以利于財務部門做到按權責發生制進行賬務處理，確保新政府會計制度的順利實施。與此同時，在合同精細化管理方面，要結合高校的實際情況，對已簽訂并履行完畢且沒有糾紛的合同進行整理和疏理，在法律顧問或法律工作者的審核把關下，制訂各類合同標準示范文本，并提示簽訂各類合同應注意事項及風險，將各類合同標準示范文本上傳至合同管理信息系統，形成各類合同標準示范文本庫，提前防范合同風險；在合同數據分析利用方面，要根據現有已簽訂并履行完畢的各類合同，設置包含客戶名稱、履行合同內容、合同金額、合同期限、履約情況、合同是否變更等內容的客戶評價相關表格，及時評價與記錄已簽客戶的信用情況，以便于在簽訂新合同時，利用已建立的客戶評價庫，提早了解客戶的信用情況，采取必要的防范措施，避免合同違約風險。