高校財務全程線上報銷實施方略

嚴曉利（河海大學財務處 江蘇南京 210098）

一、引言

2015年,李克強總理在政府工作報告中首次提出了“互聯(lián)網+”行動計劃。互聯(lián)網和人工智能技術正改變著人們的生活和工作方式，也給高校財務管理帶來了新的契機，高校應該抓住機遇，積極借助先進的互聯(lián)網信息技術解決財務管理過程中存在的問題。

《國務院關于優(yōu)化科研管理提升科研績效若干措施的通知》（國發(fā)[2018]25號）指出“加快建立健全學術助理和財務助理制度，允許通過購買財會等專業(yè)服務，把科研人員從報表、報銷等具體事務中解脫出來”。該通知為我國高校在轉變傳統(tǒng)財務報銷模式，優(yōu)化財務網報系統(tǒng)，為高校科研及教學人員提供更便捷的服務、節(jié)省其花在財務報銷上的時間和精力等方面的問題提供了解決思路。

2018年11月，財政部頒布《關于全面推開財政電子票據(jù)管理改革的通知》（財綜[2018]62號），標志著我國全面開展財政電子票據(jù)改革工作。同年12月，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室、財政部聯(lián)合印發(fā)《關于擴大預算單位差旅電子憑證網上報銷改革試點工作范圍的通知》。與此同時，財政部在部門范圍內全面開展預算單位差旅電子憑證網上報銷改革試點工作，此項改革是“依托財政國庫集中支付電子化管理系統(tǒng)和互聯(lián)網資源，通過構建網上報銷平臺，可實現(xiàn)公務人員從差旅申請到交通工具、住宿預訂、財務報銷、會計記賬、會計檔案電子存儲的全流程信息化管理改革”。預算單位差旅電子憑證網上報銷改革試點工作為高校如何優(yōu)化財務網報系統(tǒng)，實現(xiàn)電子發(fā)票、電子收據(jù)及電子合同等電子憑證的全流程信息化核算指明了方向，同時也給高校帶來了啟示。

二、高校財務網上報銷工作發(fā)展現(xiàn)狀

在信息化程度日益提升的大背景下，高校財務管理工作正在向信息化、智能化方向發(fā)展。伴隨著高等教育改革，高校資金來源日益趨于多元化和復雜化，高校財務管理需要創(chuàng)新思路提升效率。財務報銷作為高校財務管理與服務中最基礎、最重要的工作，報銷手續(xù)繁瑣、報銷效率不高、信息傳遞不暢等問題日益突出。為解決日益突出的財務報銷問題，一些高校不斷創(chuàng)新財務管理理念，緊抓信息技術提升的契機，積極與財務軟件開發(fā)商溝通，結合高校的財務數(shù)據(jù)基礎和財務環(huán)境，開展財務網上報銷改革試點工作，推出了財務網上報銷系統(tǒng)和網上綜合服務平臺，在試運行期間保留部分傳統(tǒng)報銷窗口，待網報系統(tǒng)穩(wěn)定運行一段時間后全面推行網上報銷。

從目前實踐情況來看，高校的財務網上報銷還處于發(fā)展的初級階段，在許多環(huán)節(jié)仍然要靠人工進行線下操作，尚未能實現(xiàn)全程線上報銷。為此，高校要積極響應國家“放管服”號召，在遵守國家相關財會法律法規(guī)的前提下，以各種信息化手段來不斷完善網上報銷的相關環(huán)節(jié)，既要從人性化的角度出發(fā)，又要從精簡高效、提升服務的角度創(chuàng)新思維，進一步優(yōu)化高校財務網報系統(tǒng)，以實現(xiàn)全程線上報銷的目標。

三、H高校財務網上報賬的發(fā)展及具體流程

為順應國家推動高校信息化和數(shù)字化建設工作發(fā)展的大趨勢，進一步提升高校財務管理信息化水平，有效解決報銷難問題，為廣大師生提供更加優(yōu)質、高效、安全的財務報銷服務，2018年11月，H高校財務部門啟動了網上報賬系統(tǒng)試點運行工作，在很大程度上節(jié)約了科研教學人員等待報銷的時間，緩解了高校業(yè)務忙與報銷難的矛盾，師生反映良好。在網上報賬試運行期間，H高校財務主動對接校內各單位，采取上門培訓的方式，在全校范圍內分期分批開展網上報賬系統(tǒng)操作培訓、財務政策宣講等工作，以便師生盡快掌握財務政策及網上報銷的方法技能。2019年6月，H高校正式全面實施網上報賬，標志著H高校財務工作正式進入信息化發(fā)展的快車道。

H高校現(xiàn)階段的網上報賬流程如下：報銷經辦人員登錄高校財務網報系統(tǒng)，選擇相應的業(yè)務類型，逐條錄入報銷信息，內容包括發(fā)票金額、發(fā)票張數(shù)、公務卡刷卡信息等，確認成功后打印系統(tǒng)生成的網報預約單，經項目負責人或單位負責人在紙質網報預約單上簽字審批（大額還需財務處長或分管校領導簽字審批），再帶上紙質發(fā)票（電子發(fā)票需事先打印）、刷卡單（電子支付憑證需事先打印）和已經簽字審批的網報預約單至財務處接單室交給初審人員，初審人員當場初審無誤后收下此套報銷材料，后通過分單系統(tǒng)將此報銷單號推送給二審人員，二審人員收到人工流轉過來的此套報銷材料后進行全面審核、提取網報信息記賬、打印記賬憑證，復核人員對該記賬憑證復核無誤后，在財務系統(tǒng)里點“復核確認”并在紙質記賬憑證上蓋章確認，資金中心出納人員在銀校互聯(lián)系統(tǒng)中能實時收到已復核的記賬憑證中需要支付的信息，同時紙質記賬憑證經人工流轉至資金中心，出納在網銀系統(tǒng)發(fā)出付款請求并提請資金中心復核人員進行付款復核，復核員確認同意支付后，出納通過網銀向銀行發(fā)出支付指令，并打印出支付指令成功的單據(jù)附在紙質記賬憑證后，銀行收到付款指令后按要求付款，銀行付款成功的紙質業(yè)務回單一般在次日由銀行集中打印出來交給財務資金中心附在憑證之后。

四、尚未實現(xiàn)線上操作的網報環(huán)節(jié)剖析

從以上對H高校現(xiàn)階段網報流程的詳細描述中不難看出，H高校網報尚處在“預約投遞式+人工紙上審簽+電子發(fā)票紙質化”的半自動化水平，它初步實現(xiàn)了報銷人員可隨時登陸網上填錄報銷信息、會計人員可取用報銷人已填錄信息來簡化記賬、出納通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)實現(xiàn)網上支付、項目經費的預算控制數(shù)提前錄入財務系統(tǒng)來進行支出預算控制。相比實行網報之前的傳統(tǒng)柜臺排隊報銷方式，現(xiàn)階段的半自動化網報方式節(jié)省了師生報銷等候時間、提升了財務報銷效率、實現(xiàn)了財務支付瞬間到賬、突破了手動查看預算控制支出的局限。但是，現(xiàn)階段高校財務網報在如下幾個重要環(huán)節(jié)尚未實現(xiàn)線上操作功能：

1.辦理網報之前，經辦人要事先取得所辦業(yè)務相關的原始紙質票據(jù)。由于現(xiàn)在購買商品或服務不再是單一的柜面現(xiàn)場辦理方式，對應的紙質票據(jù)常常不能一手交錢一手交“貨”，只能滯后通過郵寄方式或人工取得，這就導致相關報銷、付款等財務流程因紙質票據(jù)還未到手而不能及時辦理，從而制約了網上報賬所應發(fā)揮的不受時間限制的實時功能。

2.隨著電子商務的發(fā)展以及國家政策的支持，電子票據(jù)因具有實時性、交互性、低成本、易存儲等優(yōu)點而越發(fā)普及。但現(xiàn)階段，經辦人在對電子票據(jù)進行網報時，要事先逐張將其打印出來，并在電子票據(jù)紙質件上手簽“本人承諾只報銷一次”并簽名。目前的這種報銷方式既與電子票據(jù)的無紙化初衷相悖，還給個別人提供了重復報銷的可乘之機，增大了財務風險。

3.報銷經辦人打印好預約報銷單后需經單位或項目負責人簽字審批。能否及時完成簽字審批，受負責人是否出差、是否正在開會不便接待等各種因素的制約，對于涉及多環(huán)節(jié)審批簽字的情況更是如此。這種簽字審批方式不僅可能會讓經辦人來回奔波耗時耗力，還可能導致相應的正常報銷流程停滯，影響后續(xù)工作的正常開展。負責人紙質審簽的滯后現(xiàn)狀嚴重制約了網上報賬所應發(fā)揮的跨時空的優(yōu)越性。

4.在報銷經辦人準備好報銷材料并成功取得簽字審批后，成套紙質報銷材料仍需人工投遞至財務接單處。經辦人已完成一系列前期工作，僅需投遞資料該項業(yè)務就可進入財務處理程序，但這容易受經辦人所在時間、空間的影響而無法做到實時化和高效化。

高校財務網報流程中上述環(huán)節(jié)尚未能實現(xiàn)線上操作，使現(xiàn)階段網上報賬不能充分發(fā)揮其高效、便捷的作用，也制約著高校財務工作效率和財務服務品質的提升。如果能夠克服障礙，在這幾個環(huán)節(jié)分別找到易于線上辦理的解決方案，就能實現(xiàn)高校財務網報的全程線上操作，大大提高工作效率和服務品質。

五、高校財務全程線上報銷實施方案及可行性分析

針對現(xiàn)階段高校財務網報在上述環(huán)節(jié)尚未能實現(xiàn)線上操作的問題，可以通過開通高校財務APP、增加相應的功能模塊來完善現(xiàn)有高校財務平臺應用、引入最新的電子票據(jù)認證識別系統(tǒng)和電子簽名技術等方案來解決，這些解決方案無論從政策導向還是技術成熟度上來說均具有很高的可行性。

（一）開發(fā)高校財務APP，為廣大師生提供更便捷的服務。部分高校已動手開發(fā)自己的財務APP，有的已經完成并投入使用。高校財務需將財務平臺從電腦端擴大到個人移動終端（如手機）上，只有這樣，師生才能真正實現(xiàn)隨時隨地登陸高校網報系統(tǒng)進行操作。開發(fā)高校財務APP，一般需要開發(fā)蘋果系統(tǒng)和安卓系統(tǒng)兩個版本，供使用者選擇下載。報銷人通過電腦端或個人移動終端隨時隨地登陸高校網上財務平臺，進入網上報銷模塊，分紙質票據(jù)、電子票據(jù)和紙質票據(jù)圖片預先報銷三個報銷端口。根據(jù)需要選擇端口進入，填錄報銷信息。紙質票據(jù)和紙質票據(jù)圖片預先報銷都需要上傳紙質票據(jù)的圖片作為電子附件，填錄好的預約報銷單和上傳的電子附件按單號打包好，在線推送給審簽人，線上審簽通過后該套報銷的電子材料直接進入財務在線接單初審，電子票據(jù)在初審無誤后可直接進入二審、復核及付款程序；紙質票據(jù)報銷則需相應的實體紙質票據(jù)完整送達財務后才能進入二審、復核及付款。以后在相當長的一段時間內，紙質票據(jù)和電子票據(jù)會共同存在，且電子票據(jù)會愈發(fā)普及，采取增加電子票據(jù)直報端的解決方案能大大提升電子票據(jù)的審核效率。

（二）為了順應電子票據(jù)日益普遍的趨勢，可開發(fā)高校財務電子票據(jù)無紙化報銷端口。2019年5月22日天津大學的財務核算系統(tǒng)經過升級改造，既能夠對本校開具的財政電子票據(jù)入賬，又能夠對從外單位獲取的電子票據(jù)入賬，實現(xiàn)了高校財政電子票據(jù)入賬試點工作的落地，這對高校成功引入電子票據(jù)認證識別系統(tǒng)、實現(xiàn)電子票據(jù)無紙化線上直報具有很強的借鑒作用。另外，鑒于紙質票據(jù)不會在短時間內消失，高校財務網報系統(tǒng)在以后很長的時間內必須要同時具備紙質報銷端口和電子票據(jù)直報端口。在高校財務網報系統(tǒng)開放電子票據(jù)無紙化直報端口，需要引入電子票據(jù)認證識別系統(tǒng)，直接與國稅系統(tǒng)對接，在接收電子票據(jù)的同時對其真?zhèn)魏托畔⑦M行查驗，對于虛假的電子發(fā)票和已經報銷過的電子發(fā)票，認證識別系統(tǒng)不予通過并提示原因。電子票據(jù)認證識別系統(tǒng)能自動核對發(fā)票抬頭、納稅人識別號、發(fā)票金額、日期及摘要等，可減少財務人員逐一核對的工作量。

（三）為解決報銷中“簽字難”的問題，可將電子簽名系統(tǒng)的功能引入高校財務網報系統(tǒng)，實現(xiàn)網絡在線實時簽批。項目或單位負責人通過手機APP或電腦登錄“在線審簽”模塊，對報銷人提交的業(yè)務進行在線審簽，無需面對面審簽，可以不受開會、外出等因素的限制，節(jié)省了報銷人所消耗的時間，并能及時改正報銷過程中發(fā)現(xiàn)的問題，避免找錯人、簽錯字、材料不齊等情況的出現(xiàn)。目前，一些行業(yè)如銀行等金融業(yè)已經成功借助電子簽名的便利，實現(xiàn)了無紙化辦公。因此，在高校財務平臺引入電子簽名系統(tǒng)功能、增加在線審簽模塊從而實現(xiàn)線上無紙化審簽具有高度的可行性。

（四）在高校推廣財務助理制度并在院、系及科研等部門配備相應的財務助理，在財務平臺中增加財務助理模塊。這既是貫徹國發(fā)[2018]25號文件精神，也是高校落實“放管服”的重要舉措。配備財務助理并增加財務助理模塊的必要性和可行性都毋庸置疑。財務助理可為教學科研人員提供財務咨詢、正確指引、協(xié)助填報網報單和及時傳遞報銷材料等，在高校財務和教學科研人員之間搭建起了一座溝通的橋梁。對于紙質票據(jù)的報銷，報銷人完成了填錄、上傳圖片并經負責人審簽后，可以在線直接推送網報預約單及電子附件至在線財務初審，同時在線向已配備的財務助理發(fā)出傳送紙質票據(jù)至財務的即時請求或預約請求，待財務助理將紙質材料送達后，報銷即可進入后續(xù)的二審、復核、付款流程。

六、高校全程線上報銷實現(xiàn)前后財務平臺對比

（一）現(xiàn)階段高校網上報賬財務平臺。現(xiàn)階段高校網上報賬財務平臺主要由財務查詢、網上報賬和個人收入申報三個一級模塊構成，網上報賬只能接受紙質票據(jù)（含電子票據(jù)紙質打印件），即網上報賬模塊下面只有紙質票據(jù)報銷這一個二級模塊（見圖1）。

圖1 現(xiàn)階段高校網上報賬財務平臺

（二）高校實現(xiàn)全程線上報銷財務平臺（見圖2）。高校財務實現(xiàn)全程線上報銷財務平臺在原有財務平臺中增加在線審簽和財務助理兩個一級模塊。在線審簽模塊是通過引入電子簽名技術來解決在線審批問題；財務助理模塊是事先在全校范圍內推行財務助理制度并在各院系、部門及科研團隊配備專門的財務助理人員，以及時解決財務咨詢問題、協(xié)助辦理網報事宜和投遞網報資料等。高校財務實現(xiàn)全程線上報銷財務平臺將原網上報賬模塊功能擴充、升級成網上報銷模塊，并下設三個二級模塊：紙質票據(jù)圖片文件上傳預先報銷、紙質票據(jù)報銷和電子票據(jù)直報模塊。上傳紙質票據(jù)圖片文件預先報銷模塊是針對特殊緊急業(yè)務的，如報銷事項已經發(fā)生、急于報銷但又尚未取得紙質票據(jù)，需要提前上傳票據(jù)圖片文件、填報預約報銷單并通過在線審簽后才能進入財務網上初審，等實體紙質票據(jù)到達再二審、復核、付款。通過引入電子票據(jù)認證識別功能增加電子票據(jù)直報模塊，解決電子票據(jù)紙質化報銷方式影響電子票據(jù)普及和降低報銷效率的問題。

圖2 高校實現(xiàn)全程線上報銷財務平臺

七、結語

隨著專業(yè)技術的發(fā)展與法律建設的不斷完善,電子簽名和電子票據(jù)認證識別會日益普及。高校通過引入電子簽名技術和電子票據(jù)認證識別系統(tǒng)，在現(xiàn)階段高校網上報賬財務平臺中增加在線審簽模塊和財務助理模塊，將原有的網上報賬模塊擴充上傳紙質票據(jù)圖片文件預先報銷端和電子票據(jù)直報端，可以實現(xiàn)高校財務全程線上報銷，進一步提升高校財務工作效率和服務水平，為高校的發(fā)展提供保障。