基于PDCA循環(huán)的高職院校內部控制體系的研究與實踐

文/計妍 尹蘭梅 李慧媛 王曙光

在社會需求以及國家的大力支持下，我國的高等職業(yè)教育獲得了快速發(fā)展，已經成為我國培養(yǎng)應用型、技能型人才的主陣地。隨著國家對于高職教育重視程度的不斷提高，我國一些高職院校的辦學模式開始有了更多的創(chuàng)新，不再是單純的復制本科院校的辦學模式，而是更加注重辦學的綜合性、專業(yè)性及實用性[1]。在經濟活動更加復雜和頻繁的背景下，加強高職院校內部控制體系的構建，提高內部管控的質量，對于院校本身的發(fā)展具有重要意義。作為事業(yè)單位，高職院校的內部控制是保證單位能夠完成管理目標的制度、政策以及程序，因為事業(yè)單位的特殊屬性，為了降低發(fā)展的風險性，更好地保護單位的財產安全，往往會制定一系列的管理辦法，以便能夠及時發(fā)現(xiàn)發(fā)展中存在的不合理之處，做出及時的應對，還需要保證會計信息的真實性、合法性以及完整性。只有實施科學有效的內部控制措施，才能為教育經費的管理水平和使用效益提供保障，才能更好地保證財務數(shù)據(jù)以及管理信息等的可靠性，從而保護好院校財產的安全和完整。

一、基于PDCA循環(huán)的高職院校內部控制體系的相關研究概述

（一）理論概述

1.PDCA循環(huán)的內涵。PDCA循環(huán)是一種管理理念及模式，多應用于質量管理活動中，最早是由休哈特博士提出的，但是，卻是由另一位全球著名的質量管理專家——愛德華茲·戴明完成的后續(xù)傳播活動，也正是因為戴明的宣傳推廣，PDCA循環(huán)逐漸在世界范圍內普及、應用，所以，PDCA循環(huán)也被稱為戴明環(huán)[2]。

PDCA循環(huán)這一模式主張在開展質量管理活動時將其分為四個階段進行，分別是計劃階段（Plan）、執(zhí)行階段（Do）、檢查階段（Check）以及處理階段（Action）。在具體的質量管理活動中，PDCA循環(huán)的工作模式就是把各項管控工作按照作出計劃、計劃實施、檢查實施效果、將不符合標準的留待下一輪循環(huán)的順序來進行，如此周而復始，既能保證質量管控工作的長期性、延續(xù)性，也能及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并加以解決。

2.內部控制的含義。內部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理中較常應用的一種理念與措施，指的是一個單位或者企業(yè)為了更好地達成其經營目標，保護自身已經擁有的和所能創(chuàng)造的資產的安全完整，而在其內部采取的用以自我調整、約束、評價、管理控制等的一系列手段的統(tǒng)稱[3]。良好的內部控制可以保證單位決策的正確性以及各項決策的貫徹執(zhí)行，可以保證會計信息資料的正確可靠，可以提高經營活動的經濟性、效率性，提高管理水平等，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。

（二）事業(yè)單位的內部控制及引入PDCA循環(huán)的必要性

隨著現(xiàn)代企業(yè)管理理念的興起以及普及，內部控制已經受到越來越多企業(yè)的重視，而企業(yè)內部控制相關制度以及政策的頒布出臺，也為企業(yè)開展更加科學高效的內部控制提供了依據(jù)和保障。但因種種原因，我國數(shù)量龐大的事業(yè)單位的內部控制卻沒有獲得相應的發(fā)展。事業(yè)單位作為公益性質的社會服務組織，都是由政府出資設立的，其日常運營發(fā)展所需的經費一般由公共財政撥款。其主要的收入來源是財政資金，經濟業(yè)務較為簡單，與一般企業(yè)的經營管理存在較為明顯的差異，因此其內部控制不能照搬企業(yè)，也就缺少了相應的制度依據(jù)及保障，導致事業(yè)單位的內部控制中存在較大問題，甚至已經影響到了事業(yè)單位的工作效率及服務質量。

在現(xiàn)代管理理念不斷成熟發(fā)展的背景下，引入科學先進的質量管理模式成為了有效解決事業(yè)單位發(fā)展受困現(xiàn)狀，強化內控意識，提高內部管控水平的當務之急。PDCA循環(huán)作為一種經過了實踐驗證的科學的質量管控辦法，將其引入到高職院校等事業(yè)單位的內部管控體系中，可以從計劃開始加強內控力度，通過其循環(huán)往復的工作模式，改變當前事業(yè)單位內部控制乏力的局面。

二、現(xiàn)階段我國高職院校內部控制中存在的問題

（一）高職院校的內部控制意識較為薄弱

因為高職院校是國家的事業(yè)單位，它是提供社會服務的機構，院校所需的財務開支等均是由公共財政撥款。在較長的發(fā)展中，高職院校的管理層們已經形成了慣性思維，依然沿用傳統(tǒng)的管理模式，內部控制意識幾近于無。有的管理者片面認為既然是事業(yè)單位，只要能做到收支平衡，就沒有必要去計較內部控制的問題。而一些院校雖然采取了內部控制，但對內部控制的認識也較為片面，并沒有深刻了解內部管控的重要性。在開展內控工作時常常流于形式，設置相關崗位，也制定了相應的制度，卻缺乏與之相應的內部建設，內部控制的體系不夠完整，很難發(fā)揮出應有的作用。

（二）缺乏實施內部控制的環(huán)境及氛圍

現(xiàn)階段，在我國的高職院校中開展內部控制的數(shù)量較少，即便開展了內部控制也未達到應有的效果，導致內部控制的展開在高職院校中缺乏相應的環(huán)境和氛圍。因為缺乏成功的例子，高職院校開展內部控制的積極性不足。部分高職院校為了應付，選擇了事后審計的辦法，因為沒有設置相應的審計崗位，在審計時還需要臨時從其他部門抽調，并沒有全程跟蹤監(jiān)督審計院校的各項經濟活動按照事前、事中和事后的順序。僅僅開展事后審計并不能達到應有的審計效果，達不到對相關經濟活動進行監(jiān)督甚至糾錯的目的。

（三）對各項經濟活動的監(jiān)管不完善，監(jiān)控力度較小

高職院校支持各項活動的經費主要來自財政撥款及學費收入，有一些院校較為重視貨幣資金，開展了針對性的內部控制，以此來加強對貨幣資金的監(jiān)督管理。但是對于院校的實物資產等的關注度卻不高，沒有開展相應的內控管理，對于物資采購以及工程項目等活動更是缺少相應的控管措施[4]。雖然有些院校制定了相應的管控辦法，但執(zhí)行力度不足，缺少必要的監(jiān)督。有些院校雖然在采購時也采用了招投標的管理辦法，卻忽視了設備的使用狀況，導致一些教學儀器設備閑置現(xiàn)象嚴重，使用率較低，造成了資金的浪費。而且，因為忽視了對于固定資產的定期盤點、會計記錄的作用等，導致很多院校都存在資產不清、賬賬不符、賬物不符等現(xiàn)象。

三、利用PDCA循環(huán)建立高職院校內部控制體系的措施

（一）加強宣傳，強化內部控制意識

內部控制并不只是財務部門的工作，它需要全員的參與，既需要院校領導層的支持，也需要各職能部門積極配合、通力協(xié)作。所以，必須在院校內加大宣傳力度，向內部人員普及內部控制的必要性和重要性，提高全員的內控意識。各職能部門需要安排專人負責協(xié)調、處理內部控制事宜，建立清晰的責任制和工作流程，保證內部控制能夠長期執(zhí)行。高職院校應該嚴格按照《會計法》的相關規(guī)定，加強會計控制的制度、組織建設，制定嚴格的規(guī)章制度，按章辦事，認真核實會計資料，保證內控的有效開展。

（二）加強制度建設，為內部控制開展創(chuàng)建良好的環(huán)境

若想推動內部控制的開展，就要為其營造良好的環(huán)境氛圍。影響內部控制開展的環(huán)境主要包括院校本身的組織結構、內部通行的規(guī)章制度、管理層的思想意識及管理水平等方面。要明確各領導層及各部門崗位的職責權限，要做到職務相互分離；堅持嚴格的授權審批制度；加強各組織機構之間的相互監(jiān)督和控制；加強對管理層權力的制約和監(jiān)督；對于從事后勤服務工作的關鍵人員要盡可能使用學院正式職工，以加強其對相關領導的制衡作用。此外，院校還應經常組織相關培訓活動，加強對各級管理人員及職工的教育和培訓，幫助其正確認識內部控制，提高執(zhí)行內控制度的自覺性，為內控的開展創(chuàng)設良好的環(huán)境。

（三）強化監(jiān)控力度，提高內部審計的效果

高職院校要重視并加強內部審計機構的建設，加強內部審計力度，重點加強基建項目招投標、學校后勤、辦公物資采購等環(huán)節(jié)的監(jiān)控力度。改變傳統(tǒng)的審計方式，將審計工作貫穿于整個會計活動中，進行事前、事中、事后全過程的審計監(jiān)督，完善制度建設，及時發(fā)現(xiàn)并解決財務問題。除此之外，還應該加強各級行政主管部門對院校內控的檢查，保證院校能夠堅持規(guī)范的內部控制制度，督促其進行整改和完善，不斷提高其內部管控水平。

（四）完善內控體系建設，開展全過程的質量管控

PDCA循環(huán)是一個能夠不斷循環(huán)的管理模式，從計劃的制定、執(zhí)行，到執(zhí)行結果的檢查以及處理，是全面質量管控辦法。高職院校的內部控制往往只關注了計劃執(zhí)行環(huán)節(jié)，卻忽視了其他環(huán)節(jié)。所以，高職院校應加強完整的內部控制體系的建設，建立完備的內控流程。首先，加強對于計劃環(huán)節(jié)的管控，進行科學的可行性研究，保證各項規(guī)劃、決定的正確性；其次，嚴格監(jiān)督執(zhí)行過程進行，通過建立獨立的內部審計機構來對各項活動進行有效監(jiān)督；再次，建立完善的內部控制評價體系，充分發(fā)揮國家及社會審計機關的監(jiān)督作用，對學校的內控過程及效果進行評價，保證其控制制度的完整性、合法性及有效性等；最后，要加強對內部審核中發(fā)現(xiàn)的問題的處理力度，對于存在的問題必須進行嚴肅處理。

四、結語

在現(xiàn)代化的發(fā)展中，高職院校的職能逐漸多樣化，其籌資渠道也愈加廣泛，其經濟活動變得頻繁和復雜，開展科學的內部控制也就成為了必要。利用PDCA循環(huán)的理念來指導高職院校的內部控制建設，可以更好地保護學校資金及財產的安全完整，也可以提高管理水平，促進學校發(fā)展。