民辦高校招生管理信息系統(tǒng)的分析與設計

裴可（遼寧對外經貿學院信息管理學院）

前言

隨著我國教育事業(yè)的廣泛普及及發(fā)展，民辦高校正逐漸成為我國高等教育體系中的中的重要力量。尤其是近年來，隨著高考考生數(shù)量的逐年增加，民辦高校招生數(shù)量顯著增加，進一步推進了民辦高校數(shù)量增加與規(guī)模擴大。對于民辦高校來說，其不同于公辦高校有國家財政撥款，辦學資金主要來自出資方和學生學費，其中學生學費收入占據(jù)主要部分。所以，招生工作成為了直接影響民辦高校運營與發(fā)展的重要基礎以及基本保障，招生管理工作的重視度在各個民辦高校中也逐步提升，那么如何提高招生管理工作水平，管理好招生隊伍，也就成為了民辦高校面臨的急待解決的重要問題。鑒于此，依托先進計算機技術，分析設計出一套完善的民辦高校招生管理信息系統(tǒng)，對于提升招生管理工作的全面性及有序性，為民辦高校招生管理提供重要決策依據(jù)，進而提高招生質量，擴大招生規(guī)模，維護民辦高校穩(wěn)定運營，健康發(fā)展起到積極作用。現(xiàn)階段，民辦高校在招生管理工作中，雖然已經實現(xiàn)了網(wǎng)上錄取，但是其招生管理信息系統(tǒng)存在不能有效維護網(wǎng)絡安全，系統(tǒng)功能不健全等問題。因此，民辦高校提高自身招生管理水平，就需要設計符合自身發(fā)展要求，功能全面的信息管理系統(tǒng)。該文依據(jù)民辦高校招生特性，展開了招生管理信息系統(tǒng)設計，為提升民辦高校招生管理效率，提升招生服務管理水平，實現(xiàn)學校可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮重要促進作用。

系統(tǒng)設計目標

（一）實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

民辦高校通過本招生管理信息系統(tǒng)，可以對從網(wǎng)上錄取的考生的各項數(shù)據(jù)信息進行收集并進行集中管理，與此同時可實現(xiàn)考生信息內容數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與高校財務處的收費數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等等系統(tǒng)展開底層銜接的構建，實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換，為高校各個職能部門的招生管理工作及招生相關工作提供便捷，促使高校網(wǎng)絡管理形式愈加人性化，及提升高校招生管理工作的規(guī)范化水平，進而有效提高招生管理的工作效率。

（二）科學統(tǒng)計分析

該系統(tǒng)中增加了招生計劃、錄取名單確定等相關功能，在有效提升系統(tǒng)實用性的同時，為了使學校能夠準確掌握考生錄取信息與招生計劃信息等關鍵性信息，提高學校在招生管理中的錄取工作效率，主要使用系統(tǒng)的統(tǒng)計分析功能，對采集獲取到的相關數(shù)據(jù)信息內容進行分析，為學校實施招生管理決策提供重要信息支持來源。

系統(tǒng)功能分析

（一）系統(tǒng)功能需求

1.數(shù)據(jù)傳輸

系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸要求能夠支持同省各民辦高校招生辦的數(shù)據(jù)進行傳輸，具體功能包括：系統(tǒng)用戶登錄與注銷功能；系統(tǒng)對民辦高校年度招生及錄取計劃反應功能；根據(jù)考生的生源所在地，進行生源信息統(tǒng)計與分析功能；獲取對民辦高校進行投檔的學生信息功能，并且能夠對學校已錄取學生信息的查詢與下載的功能；系統(tǒng)收發(fā)省民辦高校下屬招生辦發(fā)布的各類信息的功能；向省民辦高校招生辦發(fā)送學校預錄取考生相關信息的功能；向省民辦高校招生辦提出當前批次錄取學生的審核意見的功能；在系統(tǒng)里反應最終考生錄取信息功能。

2.院校招生

系統(tǒng)在院校招生中具備功能包括：系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫保存招生及錄取計劃、考生檔案等信息；系統(tǒng)篩選數(shù)據(jù)信息內容，同時反應至學校錄取錄入信息管理系統(tǒng)中，為考生錄入錄取信息內容、學校專業(yè)信息內容等等提供便捷；系統(tǒng)用戶能夠審查閱覽考生信息檔案內容；系統(tǒng)可根據(jù)專業(yè)進行自動分檔，同時用戶可以根據(jù)工作需求進行各類模板設置；系統(tǒng)允許用戶結合實際需求，進行考生合理調劑；系統(tǒng)支持打印顯示統(tǒng)計數(shù)據(jù)信息內容，例如新生錄取通知書的打印；用戶可以通過自定義的方式，將考生信息導出。

3.用戶網(wǎng)絡數(shù)據(jù)

用戶網(wǎng)絡數(shù)據(jù)包括：用戶可以設置并對本人賬號密碼進行管理的操作，以及支持用戶對招生地點、批次的修改等；工作人員的登錄選擇、權限驗證操作由系統(tǒng)統(tǒng)一自動實施處理；關于對招生計劃信息與考生信息進行下載的操作，需要根據(jù)使用時工作人員的權限來進行確定；通過省高校招生辦，能夠對制定考生信息、圖片等內容進行下載；工作人員可對已投檔考生提出錄取意見；系統(tǒng)自動整理相關工作人員擬錄取信心與退檔信息，并將其發(fā)送至招生負責人，同時允許招生負責人與相關人員進行信息傳遞。

4.考生管理

考生管理基本功能包含：記錄考生的個人基本信息內容、在校學習信息內容；以新生檔案與學生資料為基礎建立系統(tǒng)；系統(tǒng)時間把握節(jié)點主要包括錄取與補錄時間、學生轉系及轉專業(yè)時間、學生在校期間事件發(fā)生具體時間；對已錄取并安排好專業(yè)的考生所在院系專業(yè)、專業(yè)編號進行記錄存檔；記錄學生在校期間全部獎懲信息。

5.其他

其他功能包括：用戶可以對進行預錄取以及預退檔的考生等相關信息進行日志記錄操作；記錄招生管理相關工作人員各項操作等。

（二）系統(tǒng)功能設計

該民辦高校招生管理信息系統(tǒng)設計的功能主要分為六大模塊，其中包括錄取模塊、錄取通知書管理模塊、招生人員管理模塊、已錄取考生管理模塊、收費管理模塊、信息發(fā)布管理模塊。具體總功能模塊圖如圖1。

1.錄取模塊

招生錄取管理模塊是該類民辦高校招生管理信息系統(tǒng)核心內容功能模塊，負責具體考生錄取及相關的管理事項，其中包含了高等院校招生時間表及招生計劃表的管理、考生個人信息的導入、考生錄取相關、錄取計劃時間調整以及原始數(shù)據(jù)推送等等，根據(jù)上述功能設計為學校按照規(guī)定按時完成調檔、閱檔、審核、預錄、退檔等各環(huán)節(jié)工作的順利進行奠定了基礎，保證了考生信息檔案的正常流轉和錄取工作的正常進行。同時，在系統(tǒng)的已錄取考生模塊與該模塊之間有著密切聯(lián)系。在整體招生工作的過程中，錄取模塊占據(jù)大部分工作內容，從該模塊的功能來看，該模塊可以基本完成高校的整個錄取工作。

2.錄取通知書管理

招生錄取管理功能模塊應是該類招生管理信息系統(tǒng)重要的內容功能模塊，應是高校的招生管理后續(xù)工作以及招生管理相關工作開展的重要依據(jù)。考生錄取通知書管理的子功能模塊，負責展開錄取通知書的模板管理、通知書的生成以及打印、發(fā)放等等工作，即可以將錄取信息內容發(fā)送至對應考生的智能手機上，并且依據(jù)考生信息內容來對于錄取通知書展開郵寄等等相關妥善處理。

3.招生人員管理

招生人員管理這一功能模塊同樣占據(jù)著重要位置，也是本系統(tǒng)中核心管理功能模塊之一，該功能模塊中的子模塊包括業(yè)務信息檔案、高校招生計劃信息、答疑三個管理模塊。其中，業(yè)務信息檔案管理子模塊主要是負責對包括招生人員信息、各高校專業(yè)歷史招生成績信息、負責招生地區(qū)信息、高校招生記錄、招生地區(qū)變動數(shù)據(jù)信息、地區(qū)考生信息數(shù)據(jù)及學校信息管理、地區(qū)所屬招生人員管理等方面的檔案信息管理；高校招生計劃信息管理子模塊主要負責高校招生計劃投放、地區(qū)生源信息、地區(qū)高中學校信息相關情況等信息的管理；答疑管理子模塊主要處理考生與招生人員的網(wǎng)上留言互動、實施線上交流模式、用戶管理及各類數(shù)據(jù)信息的管理與維護。

4.已錄取考生管理

已錄取考生管理模塊中主要包括考生（電子）檔案管理、考生學業(yè)管理與答疑三個子模塊。其中，考生（電子）檔案功能模塊重點涵蓋對于考生個體信息管理、考生批次信息管理、注冊管理、考生招收信息管理、客戶權限調配、學員異動管理等等；考生學業(yè)管理功能模塊主要包括考生學習成績妥善處理、省份學習成績數(shù)據(jù)分析；答疑系統(tǒng)模塊主要處理網(wǎng)上留言互動、線上交流、數(shù)據(jù)庫信息維護與管理。

該類功能模塊的另一個基本功能是對于考生的錄取編班，先預編教學班，由于各類現(xiàn)實因素，到校報到的實際人數(shù)與線上錄取人數(shù)存在一定出入。所以在已經錄取考生到學校報到之后，依據(jù)實到人數(shù)，并且依照所在高校的規(guī)定完成新生的實際分班，主要是對已報到學生班級分配進行一定程度的微調，并自動根據(jù)錄取考生號生成學生學號，考生可以查看分班；錄取報道查詢模塊，根據(jù)錄取考生到校報道情況，生成并打印錄取和報道信息，考生能夠查看報道信息。

5.收費管理

收費管理功能模塊地位與計劃管理模塊同等重要，從實際情況分析看來，收費管理可以說是民辦高校招生管理的重點。在此功能模塊中，主要包含了對基本網(wǎng)絡、入賬操作、出賬操作、領取操作、征稅操作進行管理的六大子功能模塊。其中，征收管理子模塊下又包括預收與補收管理。

6.信息發(fā)布管理

在網(wǎng)絡系統(tǒng)信息內容公布管理功能模塊中，用戶可以發(fā)布公共信息，同樣亦可以公布內部信息內容。信息的流通在實際招生管理的工作中占據(jù)大部分作用效果，參與招生的單位相關工作人員都具有信息發(fā)布與維護權利，可以根據(jù)實際情況對發(fā)布信息進行增改刪的操作。對于發(fā)布的內部信息，信息發(fā)布者可以通過狀態(tài)顯示查閱堆放是否收到并閱讀。為整個民辦高校的招生管理工作過程的信息流通給予了便利性。

數(shù)據(jù)庫設計

由于數(shù)據(jù)庫設計為管理信息系統(tǒng)設計的根底與根本，數(shù)據(jù)庫設計在整個民辦高校招生管理信息系統(tǒng)的設計中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。數(shù)據(jù)庫及相關設計對于該系統(tǒng)的整體構成來說起著決策性的作用。當前，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫應用最多的為關系數(shù)據(jù)庫，本招生管理系統(tǒng)中依據(jù)民辦高校招生管理工作的實際需求，展開了本招生管理信息系統(tǒng)實體E-R圖與數(shù)據(jù)表設計。

（一）E-R圖設計

（二）數(shù)據(jù)表設計

本系統(tǒng)主要涉及到的數(shù)據(jù)表包括了考生投檔信息表、錄取考生信息表、招生人員信息表、民辦高校信息表、專業(yè)信息表五部分。

考生投檔信息表數(shù)據(jù)項包括：考生準考證號、考生姓名、考生性別、身份證、考生籍貫、考生民族、現(xiàn)住址（具體）、郵政編碼、手機號碼、家長聯(lián)系電話、報考專業(yè)、錄取專業(yè)、科類、推薦表、備注。

錄取考生信息表數(shù)據(jù)項：序號、考生密碼、考生姓名、曾用名、性別、民族、聯(lián)系方式、家庭住址、籍貫、聯(lián)系人、本人政治面貌、高考總分、考生照片、備注。

招生人員信息表數(shù)據(jù)項包括：工作證號、招錄工作人員姓名、招錄工作人員婚姻狀況、招生地點、職能部門、招錄工作人員權限、招生具體任務數(shù)、備注。

民辦高校信息表數(shù)據(jù)項包括：高校名稱、招生代碼、辦學層次、錄取分數(shù)、國際碼、備注。

專業(yè)信息表數(shù)據(jù)項包括：專業(yè)全稱、專業(yè)代碼、往年錄取分、專業(yè)設置課程、計劃錄取人數(shù)、就業(yè)方向。

結語

此次民辦高校招生管理信息系統(tǒng)設計，主要依據(jù)民辦高校招生的特性，明確系統(tǒng)的設計必要性及系統(tǒng)的設計目的。在系統(tǒng)設計中，完善系統(tǒng)在數(shù)據(jù)傳輸、院校招生、用戶網(wǎng)絡數(shù)據(jù)、考生管理以及其他方面的各項功能需求，設計了錄取模塊、錄取通知書管理模塊、招生人員管理模塊、已錄取考生管理模塊、收費管理模塊、信息發(fā)布管理模塊六大模塊，從而有效的提升民辦高校的招生管理水準，優(yōu)化學校的招生錄取工作流程，同時滿足該類高校的招生管理工作的現(xiàn)實需求，幫助民辦高校更好的完成其招生任務。

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新，民辦教育進入了快速發(fā)展時期，該類學校在招生規(guī)模不斷擴大的同時，辦學規(guī)模同樣隨之上升。現(xiàn)階段，民辦高校在招生管理工作中，已經實現(xiàn)網(wǎng)上招生錄取工作模式，但現(xiàn)有招生管理信息系統(tǒng)主要是使用現(xiàn)有教育部招生管理系統(tǒng)，其主要是面向全國統(tǒng)一招生計劃。然而，民辦高校與公辦高校不同，民辦高校中既包括全國統(tǒng)一招生計劃、也有自主招生、成人高考、現(xiàn)代遠程教育等各類生源。當前的普通高校招生使用的網(wǎng)上錄取系統(tǒng)難以滿足民辦高校招生管理工作的實際需求。再加上民辦高校辦學流動資金主要源于學生的學雜費收入，提高民辦高校的招生服務水平，對民辦高校今后的穩(wěn)定發(fā)展來說帶有更重要的實際意義。基于此，在未來民辦高校招生管理中，應當重視依靠先進科學技術，與時俱進，不斷發(fā)展完善符合民辦高校招生特點和招生需求的信息化管理系統(tǒng)，更加深入推動民辦高校的發(fā)展進程，提高我國的民辦教育水平。