高職院校農村學生檔案管理工作中的數字化應用

【摘?? 要】 農村學生檔案管理工作是高職院校檔案管理數字化當中的重點和難點。本文主要從高職院校農村學生檔案管理工作存在的問題入手進行分析，找出解決高職院校農村學生檔案管理工作數字化的方法，對建檔立卡學生的心理檔檔案做好整理，希望能夠對高職院校的檔案管理工作起到一定的促進作用。

【關鍵詞】 高職院校;農村學生;檔案管理;數字化

中圖分類號：G47?????????????? 文獻識別碼：A?????????????? 文章編號：2096-1073（2020）11-0071-72

[Abstract] the management of rural students' archives is the key and difficult point in the digitalization of archives management in higher vocational colleges. This paper analyzes the problems existing in the file management of rural students in higher vocational colleges， finds out the methods to solve the digital management of rural students' archives in higher vocational colleges， and arranges the psychological archives of students who have established archives， hoping to play a certain role in promoting the file management of higher vocational colleges.

[Key words]? higher vocational colleges; rural students; file management; digitization

1? 引言

推動教育現代化和信息化離不開對檔案的妥善管理與數字化應用。紙質版的檔案轉換為數字資源進行存儲，便于管理人員檢索、查閱和利用，是當前檔案管理工作信息化進程的重要手段。數字化的檔案資源較紙質版具有安全性高、查閱方便、存儲空間小等優點。目前高職院校的檔案管理工作逐漸向著數字化和信息化發展，這是大數據時代來臨對高職院校檔案管理工作的要求。目前，我國高職院校的農村學生檔案管理當中存在著一定的問題，檔案分類不科學、管理不規范，嚴重影響的著檔案數字化和管理信息化的發展。因此，高職院校及其檔案管理人員要加強對農村學生檔案的數字化管理。

2? 高職院校農村學生檔案數字化管理存在的問題

2.1? 農村學生檔案完整度低

許多高職院校的檔案管理人員都面臨著這樣的問題，農村學生檔案信息不完整，一些必要性信息缺少，為檔案整理和分類帶來了很大的困難。檔案信息的真實性和完整性是檔案管理工作的基本要求，然而，農村學生的檔案由于受到農村地區學校檔案管理辦公條件、人員素質等因素的影響，未能按照檔案管理的規范進行，很多檔案缺少信息，完整度不足，一些元氏的紙質檔案無法錄入到數字化檔案管理的系統當中，這也使得學校缺少參考資料，對學生的基本情況不了解，無法真正做到有針對性的培養，導致教學工作受到一定的阻礙。

2.2? 學生檔案分類管理不科學

檔案分類管理是檔案保存、后期利用的有效保障。檔案作為信息記錄和保存的重要媒介，只有通過真實錄入及科學分類才能夠進行保存。高職院校的農村學生檔案管理受到許多客觀因素的影響，分類科學性低，保存形式單一，容易受到外界因素而損壞，進而使得檔案完整性、真實性降低，在錄入檔案信息管理系統時無法保證其真實性，為高職院校的檔案管理工作帶來了一定的困難。

2.3? 檔案管理理念缺乏

在信息化時代里，社會發展速度飛快，各行各業都需要大量的復合型人才。目前，許多高職院校農村學生檔案管理工作的工作人員在檔案管理理念上還秉持著傳統的管理理念，對新技術、新制度、新方法在檔案管理當中的應用重視程度不足，一些工作人員的能力與水平不發滿足當前檔案管理信息化、數字化的要求，不會錄入檔案信息、不會使用檔案管理文件進行檔案的整理、分類，創新思維不足，導致當前高職院校農村學生檔案管理數字化存在著一定困難。

3? 高職院校農村學生檔案數字化管理

3.1? 轉變思想觀念

高職院校農村學生檔案數字化管理需要提高檔案管理人員的管理水平，轉變其思想觀念。數字化、信息化的檔案管理工作不僅需要檔案管理工作人員能夠熟練操作管理軟件，還需要其能夠對檔案管理整體系統有一定的了解，同時還需要掌握扎實的檔案管理知識。因此，高校需要加強對農村學生檔案管理人員的培訓，幫助其樹立起大數據時代檔案管理的思想觀念和服務意識，改變傳統的檔案管理模式，不斷學習、掌握新的檔案管理知識，做好檔案管理工作由紙質版向數字化的轉型準備，牢記保密制度，熟練掌握業務知識和計算機操作技巧，從而實現高職院校農村學生檔案管理工作水平的提高，推動數字化、信息化在檔案管理當中的應用，為高職院校的教學和人才培養提供精準的信息支持。

3.2? 加強數字化基礎設施建設

高職院校農村學生檔案管理工作的數字化應用離不開基礎設施的支持。檔案管理數字化不僅僅是人們所認為的對檔案信息收集和整理的軟件，而是包含了數字化數據庫處理系統、檔案信息管理系統、存儲系統、互聯網接入設備等。高職院校要提高對檔案數字化管理的認識，對檔案管理數字化的基礎設施加大投入，重視數字化、信息化檔案管理軟件的開發，實現管理軟件的統一管理和操作，規范數據格式，確保檔案信息的真實性和完整性，優先保存重要的檔案，如教學資源、學生檔案信息等，實現高職院校檔案管理工作的進步。

3.3? 完善數字化檔案管理制度

高職院校農村學生檔案數字化管理需要學校對檔案管理制度進行完善。數字化背景下對檔案管理制度的完善需要學校關注以下幾點：首先，高職院校要從檔案管理工作的實際情況出發，對傳統的檔案管理模式進行改進，修改其中不合理的地方。其次，建立起科學、合理的考核機制、監督機制與執行機制。最后，建立起檔案管理紙質版與數字版雙套制度，實現調動檔案管理人員積極性、提高其工作水平、加強檔案信息安全性的目的，推動高職院校農村學生檔案管理工作的進步，提高高職院校的管理水平。

3.4? 做好建檔立卡學生心理檔案資料的數字化

建檔立卡是在2014年由國務院扶貧辦印發的《扶貧開發建檔立卡工作方案》正式提出，建檔立卡家庭經濟困難學生是符合相關規定，并在全國扶貧開發信息系統中建立電子信息檔案。根據對近三年建檔立卡學生的信息統計及跟蹤調查，可發現相關學生普遍存在著一些心理問題，集中體現在消極情感在生活和學習中的狀態差異，比如部分建檔立卡的同學有著人際關系方面的壓力、學習壓力和抑郁焦慮壓力，人際關系和抑郁影響負面效果顯著。在檔案 工作中，可以為學生建立專門的心理健康檔案，關注他們心理變化中的穩定性和動態性的。

4? 結語

我國高職院校的農村學生檔案管理當中存在著檔案分類不科學、管理不規范等問題，嚴重影響的著檔案數字化和管理信息化的發展。高職院校及其檔案管理人員要加強對農村學生檔案的數字化管理，完善檔案管理制度，對學生檔案當中缺失、不標準的信息進行整理與完善、加強檔案信息錄入與系統管理工作，提高檔案管理工作的規范性，加強制度建設，做好建檔立卡學生的心理健康檔案整理，進而實現高職院校農村學生檔案管理工作數字化的目標，為高職院校的發展提供信息支持，推動高職院校向著信息化和數字化的方向進步。

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（編輯：李曉琳）